В левом столбце отчета отображаются названия ресурсов с назначенными задачами проекта. В верхней строке отчета представлены временные периоды выполнения проекта - названия месяцев. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов на работу за указанный период времени. В последней строке отображаются суммарные значения трудозатрат. Ресурсы в отчете разделяются линиями сетки.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с перекрестным отчетом о ресурсах.
Ø В диалоге Настраиваемые отчеты (Custom Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Настраиваемые отчеты (CustomReports) закроется.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог.
Вывод информации о проекте на печать
Для эффективного управления проектом необходимо передавать данные проекта заказчику и участникам. Наиболее простое решение данной проблемы обеспечивает вывод информации о проекте на печать.
Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).
Ø Выберите значок с надписью Настраиваемые (Custom).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Настраиваемые отчеты (Custom Reports).
Ø В списке Отчеты (Reports) выберите отчет Перекрестный отчет о ресурсах.
Ø Нажмите кнопку Печать (Print). На экране появится диалог Печать (Print) для настройки параметров печати.
С помощью открывающегося списка Имя (Name) группы элементов управления Принтер (Printer) можно выбрать принтер, на котором будет производиться печать.
Чтобы определить диапазон печатаемых страниц, в группе элементов управления Диапазон печати (Print range) следует установить переключатель все (All) -будут печататься все страницы или страницы (Page(s)) - отдельные страницы. В последнем случае в полях со счетчиками с (From) и до (То) нужно указать соответственно номер первой и последней печатаемых страниц.
Группа элементов управления Интервал дат (Timescale) позволяет установить, какой диапазон времени будет взят из отчета для печати. Если установлен переключатель все (АН), то будет напечатан весь отчет. Если же установить переключатель даты (Dates), то отчет будет напечатан, начиная с даты, которая должна быть выбрана на календаре в открывающемся списке с (From). При установленном флажке Печатать только левые столбцы страниц (Print left column of pages only) на печать будет выведена только одна левая колонка страничной сетки, даже если этих колонок больше одной.
В поле со счетчиком Число копий (Number of copies) группы элементов управления Копии (Copies) можно установить количество печатных копий документа.
Ø Нажмите кнопку Просмотр (Preview). На экране появится окно с перекрестным отчетом о ресурсах.
Данное окно позволяет увидеть, как будет выглядеть напечатанный документ.
Ø Нажмите кнопку Печать (Print), чтобы вновь открыть диалог Печать (Print).
Ø Нажмите кнопку Отмена. Диалог Печать (Print) закроется.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог.
ЗАДАНИЕ
1. Изучить теоретический материал.
2. На основе файла из предыдущей лабораторной работы создать отчеты и подготовить статистику по проекту в программе MS Project.
3. Знать ответы на контрольные вопросы.
Форма отчета: Сохранить файл и показать преподавателю.
Выводы: В результате выполнения лабораторной работы студенты должны научиться создавать отчеты и готовить статистику по проекту в программе MS Project.
Вопросы к защите лабораторной работы
1. Понятие аутсорсинга.
2. Управление ИТ- аутсорсингом.
3. Для чего создаются отчеты? Какую функцию они выполняют?
4. Какими двумя способами можно отобразить статистику проекта?
5. Для чего создаются отчеты о текущей деятельности в проекте?
6. Что в отчете отображает Флажок «Показывать итоги (Show totals)»?
7. Как отсортированы работы в отчете?
8. Какой отчет называется перекрестным?
Лабораторная работа 9
Тема: Интеграция MS Project с другими программами.
Цель: Рассмотреть возможность интеграции MS Project с другими программами.
Общие сведения:
При работе с планом проекта может оказаться, что средств программы Microsoft Project вам недостаточно. Например, вам потребуется произвести вычисления с данными проекта и построить различные графики. С другой стороны, может возникнуть ситуация, когда у заказчика или участника проекта отсутствует Microsoft Project.
В этой лабораторной работе вы узнаете о связи Microsoft Project с другими программами.
При создании проекта может оказаться, что у некоторых участников проекта установлена только программа Microsoft Excel. В этом случае следует воспользоваться возможностью интеграции программ Microsoft Project и Microsoft Excel. Кроме того, Microsoft Excel полезно использовать для выполнения сложных расчетов с данными проекта, создания разнообразных диаграмм. В этом разделе вы рассмотрите интеграцию с программой Microsoft Office Excel 2003, т.е. узнаете как копировать электронную таблицу в план проекта, перемещать диаграмм Ганта в документ Microsoft Excel, импортировать и экспортировать план проекта.
Сначала скопируем ячейки электронной таблицы в план проекта.
Ø Нажмите кнопку Пуск (Start) на Панели задач (Taskbar) операционной системы Windows. На экране появится основное меню.
Ø Выберите команду Все программы ♦ Microsoft Office ♦ Microsoft Office Excel 2003 (All Programs ♦ Microsoft Office ♦ Microsoft OfficeExcel 2003) из основного меню.
Ø Нажмите комбинацию клавишCTRL+F1 чтобы закрыть Область задач (Task Pane) в правой части рабочего окна программы MicrosoftExcel (Рис. 7.2).
Ø В ячейку А1 введите слово Microsoft.
Ø В ячейку А2 введите слово Project.
Ø Установите указатель мыши на ячейку А1.
Ø Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь к ячейке А2.
Ø Нажмите кнопкуна панели инструментов Стандартная (Standard). Выделенный диапазон ячеек будет скопирован в буфер обмена.
Ø Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Project на Панели задач (Taskbar).
Ø Нажмите кнопкуна панели инструментов Стандартная (Standard), чтобы открыть новый документ.
Ø Щелкните мышью на первой ячейке столбца Название задачи (Task Name).
Ø Нажмите кнопкуна панели инструментов Стандартная (Standard). В окне программы Microsoft Project появится список задач, таким образом программа интерпретирует вставленные из электронной таблицы данные как список задач.
Теперь скопируем диаграмму Ганта в программу Microsoft Excel.
Ø Выберите команду меню Вид ♦ Диаграмма Ганта (View ♦ Gantt Chart).
Ø Перетащите мышью полоску, разделяющую список задач и диаграмму Ганта в крайнее левое положение, чтобы весь экран занимала диаграмма.
Ø Выберите команду меню Правка ♦ Копировать рисунок (Edit ♦ Сору Picture). На экране появится диалог Копирование рисунка (Copy Picture).
Ø Если в группе элементов управления Преобразовать изображение (Render image) не установлен переключатель для отображения на экране (For screen), то установите его, чтобы скопировать рисунок в буфер обмена.
Ø Убедитесь, что в группе Копировать (Сору) установлен переключатель отображаемые строки (Rows on screen) для копирования всего содержимого рабочего окна программы.
Ø Если в группе Шкала времени (Timescale) не установлен переключатель как на экране (As shown on screen), то установите его, чтобы при копировании сохранить шкалу времени неизменной.
Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Копирование рисунка (Сору Picture). Диаграмма Ганта будет скопирована в буфер обмена.
Ø С помощью мыши верните полоску, разделяющую список задач и диаграмму Ганта, в прежнее центральное положение.
Ø Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Excel на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.
Ø Щелкните мышью на ячейке A3.
Ø Выберите команду меню Правка ♦ Вставить (Edit ♦ Insert). В электронную таблицу будет вставлена диаграмма Ганта.
Сейчас импортируем план проекта из Microsoft Excel в Microsoft Project.
Ø Нажмите кнопкуна панели инструментов Стандартная (Standard), чтобы открыть новый документ в Microsoft Excel.
Ø Если в рабочем окне программы Microsoft Excel отсутствует, панель Область задач (Task Pane), то выберите команду меню Вид ♦ Панели инструментов ♦ Область задач (View ♦ Toolbars ♦ Task Pane). В правой части рабочего окна программы Microsoft Excelпоявится панель Область задач (Task Рапе).
Ø Из открывающегося списка в верхней части Области задач (Task Pane) выберите Создание книги (New Workbook). Вид панели Область задач (Task Pane) изменится.
Ø В разделе Шаблоны (Templates) на панели Создание книги (New Workbook) щелкните мышью на ссылке На моем компьютере (Onmy computer), чтобы открыть диалог Шаблоны (Templates).
Ø Выберите вкладку Решения (Spreadsheet Solutions).
Ø Щелкните мышью на значке с надписью Шаблон импорта списка задач Microsoft Project (Microsoft Project Task List Import Template).
Ø Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалог Шаблоны (Templates).
Ø В окне программы Microsoft Excel выберите лист Таблица задач (Task_Table).
Обратите внимание, что названия столбцов шаблона практически совпадают с названиями полей списка задач Microsoft Project.
Ø В ячейку А2 введите номер задачи 1.
Ø В ячейку В2 введите название работы Обустройство двора.
Ø В ячейку С2 введите длительность задачи 5 дней (5 days).
Ø Выберите команду меню Файл ♦ Сохранить как (File ♦ Save As). На экране появится диалог Сохранение документа (Save As).
Ø В открывающемся списке Папка (Save in) выберите диск для документа.
Ø В списке файлов и каталогов выберите папку, в которой будет сохранен документ.
Ø Убедитесь, что в открывающемся списке Тип файла (Save as type) выбрана строка Книга Microsoft Office Excel (Microsoft Office Excel Workbook) для сохранения документа в виде электронной таблицы.
Ø В поле ввода Имя файла (File name) введите имя создаваемого файла Импорт-таблица. Расширение .xls будет присвоено имени файла автоматически.
Ø Нажмите кнопку Сохранить (Save), чтобы закрыть диалог Сохранение документа (Save As). Документ будет сохранен на диске.
Ø Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Project на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.
Ø Нажмите кнопкуна панели инструментов Стандартная (Standard). На экране появится диалог Открытие документа (Open).
Ø В открывающемся списке Папка (Look in) выберите диск, на котором хранится документ Импорт-таблица.
Ø В списке файлов и каталогов выберите папку с документом.
Ø В открывающемся списке Тип файла (File of type) выберите строку Книги Microsoft Excel (Microsoft Excel Workbooks) для загрузки электронной таблицы.
Ø Щелкните мышью на имени файла Импорт-таблица в списке каталогов.
Ø Нажмите кнопку Открыть (Open). Диалог Открытие документа (Open) будет закрыт, а на экране появится первый диалог мастера импорта.
Ø Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится второй диалог мастера импорта.
Ø Установите переключатель Создать новую схему (New map) для создания новой схемы импорта.
Ø Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится третий диалог мастера импорта.
Ø Если не установлен переключатель Создать новый проект (As a new project), то установите его, чтобы при импорте документа был создан новый проект.
Ø Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится четвертый диалог мастера импорта.
Ø В группе элементов управления Выберите тип данных для импорта (Select the types of data you want to import) установите флажок Задачи (Tasks) для импорта задач.
Ø Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится пятый диалог мастера импорта.
В столбцах Из: поле Excel (From: Excel Fields) и В: поле Microsoft Project (То: Microsoft Office Project Field) центральной таблицы диалога отображаются названия полей программ Microsoft Excel и Microsoft Project, которые будут соответствовать друг другу при импорте. Эти поля можно изменить, но предлагаемый по умолчанию вариант является приемлемым.
Ø Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится последний диалог мастера импорта.
Ø Нажмите кнопку Готово (Finish), чтобы завершить работу мастера импорта. В окне программы Microsoft Project появится импортированный план проекта.
Ø Выберите команду меню Файл ♦ Закрыть (File ♦ Close). На экране появится диалог с предложением сохранить документ.
Ø Нажмите кнопку Нет (No), чтобы отказаться от сохранения импортированного документа на диске. Диалог закроется, а в окне программы снова появится план проекта строительства дома.
Давайте экспортируем план проекта из программы Microsoft Project в Microsoft Excel.
Ø В Microsoft Project выберите команду меню Файл ♦ Сохранить как (File ♦ Save As). На экране появится диалог Сохранение документа (Save As).
Ø В открывающемся списке Папка (Save in) выберите диск для документа.
Ø В списке файлов и каталогов выберите папку, в которой будет сохранен документ.
Ø В открывающемся списке Тип файла (Save as type) выберите строку Книга Microsoft Excel (Microsoft Excel Workbook) для экспорта документа в электронную таблицу.
Ø В поле ввода Имя файла (File name) введите имя создаваемого файла Экспорт-таблица. Расширение .xls будет присвоено имени файла автоматически.
Ø Нажмите кнопку Далее (Next). На экране появится второй диалог мастера экспорта.
Ø Установите переключатель Шаблон проекта (Excel) (Project Excel Template), чтобы использовать шаблон проекта программы Microsoft Excel при экспорте.
Ø Нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения работы мастера экспорта.
Ø Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Excel на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.
Ø Нажмите кнопкуна панели инструментов Стандартная (Standard). На экране появится диалог Открытие документа (Open).
Ø В открывающемся списке Папка (Look in) выберите диск, на котором хранится документ Экпорт-таблица.
Ø В списке файлов и каталогов выберите папку с документом.
Ø Щелкните мышью на имени файла Экпорт-таблица в списке файлов и каталогов.
Ø Нажмите кнопку Открыть (Open). Диалог Открытие документа (Open) будет закрыт, а в окне программы Microsoft Excel на листе Таблица_задач (Task_Table) появится экспортированный из Microsoft Project список задач плана проекта.
Ø Обратите внимание, что формат представления экспортированного плана проекта похож на исходный вариант плана в Microsoft Project.
Ø Щелкните мышью на ярлыке листа Таблица_ресурсов (Resource_Table). В окне программы появится экспортированный из Microsoft Project список ресурсов плана проекта.
Ø В Microsoft Excel выберите команду меню Файл ♦ Выход (File ♦ Exit).
Ø Нажмите кнопку Нет (No), чтобы отказаться от сохранения экспортированного документа на диске. Диалог закроется, и работа программы Microsoft Excel будет завершена.
Следует отметить, что вы можете экспортировать в Microsoft Excel часть созданного плана, а также использовать импортированные из Excel данные для добавления в существующий план.
Созданные нами файлы с таблицами Microsoft Excel находятся на прилагаемом к книге компакт-диске в папке \Chap07\Step01.
