Импортировав план проекта в программу Microsoft Outlook, можно создать механизм напоминания сотрудникам о необходимости выполнения определенное работы в заданное время. Если вы создали в Microsoft Outlook список людей, его можно включить в проект как дополнительные ресурсы. В этом разделе вы узнаете, как импортировать список задач из программы Microsoft Outlook в Microsoft Project и создавать набор ресурсов с помощью Microsoft Outlook.
Сначала создадим список задач в Microsoft Outlook и импортируем его в Microsof Project.
Ø Нажмите кнопку Пуск (Start) на Панели задач (Taskbar) операционной системы Windows. На экране появится основное меню.
Ø Выберите команду Все программы ♦ Microsoft Office ♦ Microsoft Office
Outlook 2003 (All Programs ♦ Microsoft Office ♦ Microsoft Office Outlook 2003
из основного меню.
Ø Если вы запустили программу Microsoft Outlook в первый раз, то начнет работу мастер настройки программы и на экране появится первый диалог этого мастера.
Ø Если вы хотите использовать Microsoft Outlook в качестве почтовой программы, то надо установить переключатель Обновить (Update), а если вы хотите продолжать пользоваться старой почтовой программой, то надо установить переключатель Пропустить (Skip).
Ø Установите переключатель Нет (No), чтобы не настраивать учетные записи электронной почты, и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения работа мастера настройки. На экране появится рабочее окно программы Microsoft Outlook.
Ø Щелкните мышью на ссылке Задачи (Tasks). В окне программы появится страница для создания списка задач.
Ø В верхнюю ячейку столбца Тема (Subject) введите название задачи Строительство гаража.
Ø Нажмите клавишудля завершения ввода задачи.
Ø Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Project на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.
Ø Нажмите кнопкуна панели инструментов Стандартная (Standard), чтобы открыть новый документ.
Ø Выберите команду меню Сервис ♦ Импорт задач из Outlook (Tools ♦ Import Outlook Tasks). На экране появится диалог, предупреждающий о том, что к данным Outlook пытается получить доступ другая задача.
Ø Нажмите кнопку Да (Yes). На экране появится диалог Импорт задач из Outlook (Import Outlook Tasks).
Ø Установите флажок слева от названия задачи Строительство гаража.
Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Импорт задач из Outlook (Import Outlook Tasks). В окне программы Microsoft Project появится импортированный список задач.
Ø Теперь заполним адресную книгу в программе Microsoft Outlook и создадим на ее базе список ресурсов в Microsoft Project.
Ø Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Outlook на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.
Ø Выберите команду меню Сервис ♦ Адресная книга (Tools ♦ Address Book). На экране появится окно Адресная книга (Address Book).
Ø Выберите команду меню Файл ♦ Создать адрес (File ♦ New Entry). На экране появится диалог Создание адреса (New Entry).
Ø Убедитесь, что в списке Тип адреса (Select the entry type) выбрана строке Контакт (New Contact).
Ø Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалог Создание адреса (New Entry) На экране появится окно Контакт (Contact).
Ø В поле ввода Полное имя (Full Name) введите фамилию Васильев и щелкните мышью на поле Эл. почта (E-mail). На экране появится диалог Проверка полного имени (Check Full Name).
Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Проверка полного имени (Check Full Name).
Ø В поле ввода Эл. адрес (E-mail) введите электронный адрес vas@mail.ru.
Ø Щелкните мышью на кнопке [х] в правом верхнем углу окна Контакт (Contact). На экране появится диалог с предложением сохранить изменения.
Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения в адресной книге. В центральном поле окна Адресная книга (Address Book) появится новая запись.
Ø Щелкните мышью на кнопке [х] в правом верхнем углу окна Адресная книга (Address Book), чтобы закрыть окно.
Ø Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Project на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.
Ø Выберите команду меню Вид ♦ Использование ресурсов (View ♦ Resource Usage). В окне программы Microsoft Project появится таблица для ввода ресурсов.
Ø Выберите команду меню Вставка ♦ Ресурс из следующего источника ♦ Адресная книга (Insert ♦ New Resource Form ♦ Address Book). На экране появится диалог Выбор ресурсов (Select Resources).
Ø Убедитесь, что в списке Имя (Name) выбрана строка Васильев.
Ø Нажмите кнопку Добавить (Add). В списке Ресурсы (Resources) появится ресурс Васильев.
Ø Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалог Выбор ресурсов (Select Resources). В окне программы Microsoft Project появится импортированный список ресурсов.
Ø Выберите команду меню Файл ♦ Закрыть (File ♦ Close). На экране появится диалог с предложением сохранить документ.
Ø Нажмите кнопку Нет (No), чтобы отказаться от сохранения импортированного документа на диске. Диалог закроется, а в окне программы вновь появится план проекта строительства дома.
Ø Щелкните мышью на кнопке с программой Microsoft Outlook на Панели задач (Taskbar) для перехода к данной программе.
Ø Выберите команду меню Файл ♦ Выход (File ♦ Exit), чтобы завершить работу программы Microsoft Outlook.
