Определим стоимость назначения. 2 страница

· Выберите команду меню Вид ♦ Таблица ♦ Затраты (View ♦ Table ♦ Cost). В таб­лице ресурсов появятся данные, характеризующие их затраты.

· Убедитесь, что наиболее дорогостоящим специалистом является Маляр-
штукатур, а самым дорогим материалом - Стеновые панели.

Давайте заменим маляров на бригаду специалистов с меньшей зарплатой.

Выберите команду меню Вид ♦ Лист ресурсов (View ♦ Resource Sheet). В окне программы появится список ресурсов.

В ячейке строки Маляр-штукатур и столбца Стандартная ставка (Std Rate) списка ресурсов уменьшите размер тарифной ставки со 110р./час до 100р./час

· Выберите команду меню Проект ♦ Сведения о проекте (Project ♦ Proje. Information). На экране появится диалог Сведения о проекте (Project Info mation).

· Нажмите кнопку Статистика (Statistics). На экране появится диалог Статистика проекта (Project Statistics), в котором можно убедиться, что стоимость проекта уменьшится до

Р.

· Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог Статистика проекта (Project Statistics).

Сейчас заменим в плане проекта дорогие панели на более дешевые.

· В ячейке строки Стеновые панели и столбца Затраты на использование

 (Cost) списка ресурсов уменьшите стоимость ресурса с 300000р. до 290000р.

· Выберите команду меню Проект ♦ Сведения о проекте (Project ♦ Project
Information). На экране появится диалог Сведения о проекте (Project Infor­mation).

·  Нажмите кнопку Статистика (Statistics). На экране появится диалог Стати­стика проекта (Project Statistics) (Рис. 4.37), в котором можно убедиться, что |стоимость проекта уменьшится до 1 089 060,98 р.

· Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог Статистика проекта (Project Statistics).

Чтобы сократить сверхурочные трудозатраты, выполните следующие шаги.

· Выберите команду меню Вид ♦ Использование ресурсов (View ♦ Resource Usage). В окне программы появятся таблица и диаграмма ресурсов.

· Выберите команду меню Вид ♦ Таблица ♦ Трудозатраты (View ♦ Table ♦ Work). В таблице ресурсов появятся данные, характеризующие их трудоза­траты.

Обратите внимание, что у ресурса Землекоп для назначения Рытье котлована есть сверхурочные трудозатраты.

· В ячейке строки Рытье котлована и столбца Сверхурочные (Overtime) таб­лицы ресурсов уменьшите сверхурочные трудозатраты с 40 часов до 0 часов.

· Выберите команду меню Проект ♦ Сведения о проекте (Project ♦ Project In­formation).

· Нажмите кнопку Статистика (Statistics). На экране появится диалог Стати­ стика проекта (Project Statistics), в котором можно убедиться, что стоимость проекта сократится до 1 085 060,98 р.

 

6. Анализ рисков в расписании

При выполнении проекта могут возникнуть разного рода опасности или риски. Например, оборудование может выйти из строя или сорвутся сроки проекта. Различают риски в расписании, в ресурсах и в бюджете. Риски в расписании за­ключаются в возможности срыва сроков работ. Для снижения рисков в расписа­нии достаточно создавать подробный план проекта. Рассмотрим, как анализировать риски в расписании: в случаях задач с предварительны­ми длительностями, слишком коротких и чрезмерно продолжительных работ.

В задачах с предварительными длительностями заранее неизвестна продолжи­тельность, поскольку отсутствует опыт их выполнения. Попробуем определить задачи с предварительными длительностями, которые несут в себе риски в рас­писании.

· Выберите команду меню Вид * Диаграмма Ганта (View ♦ Gantt Chart).

· Выберите команду меню Проект ♦ Фильтр ♦ Задачи с оценкой длитель­ности (Project ♦ Filtered for ♦ Tasks With EstimatedDurations). Окно програм­мы станет пустым. Это означает, что задач с предварительными длительно­стями в плане проекта нет.

· Работы со слишком короткими длительностями обладают рисками срыва сро­ков. Давайте определим задачи с продолжительностями, меньшими 3 дней.

· Выберите команду меню Проект ♦ Фильтр ♦ Все задачи (Project ♦ Filtered
for ♦ All Tasks) для отображения всех задач в окне программы.

Нажмите кнопку Фильтр на панели инструментов Форматирование (Formatting). В заголовках столбцов таблицы появятся открывающиеся списки для фильт­рации.

· В открывающемся списке Длительность (Duration) выберите строку Условие (Custom). На экране появится диалог Настраиваемый автофильтр (Custom AutoFilter) для выбора условий фильтрации.

· В левом верхнем открывающемся списке группы Длительность (Duration) выберите строку меньше (Is less than).

· В правом верхнем поле группы Длительность (Duration) введите ограниче­ние на длительность Зд.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Настраиваемый автофильтр (Custom AutoFilter). В окне программы останутся задачи с длительностями меньшими 3 дней: Монтаж крыши, Выполнение цементной стяжки, включающие данные работы, и контрольные точки.

Запланированную длительность работ Монтаж крыши и Выполнение це­ментной стяжки мы оцениваем как реалистичную. При появлении сомнений в реальности коротких сроков выполнения можно обсудить продолжительность задачи с ее исполнителями.

Нажмите кнопку Фильтр на панели инструментов Форматирование (Formatting),
чтобы в заголовках столбцов исчезли открывающиеся списки.

Слишком продолжительные работы также имеют риски срывов сроков, по­скольку трудно заранее предсказать точную длительность. Сейчас определим чрезмерно продолжительные задачи.

· Выберите команду меню Проект ♦ Фильтр ♦ Другие фильтры (Project ♦ Fil­
tered for ♦ More Filters). На экране появится диалог Другие фильтры (More
Filters) для создания нового фильтра.

· Убедитесь, что установлен переключатель задач (Task) для создания фильтра

задач.

Нажмите кнопку Создать (New). На экране появится диалог Определение фильтра (Filter Definition).

· В поле ввода Имя (Name) введите название создаваемого фильтра Продол­жительные задачи.

· Щелкните мышью на первой ячейке столбца Имя поля (Field Name). В столбце Имя поля (Field Name) появится открывающийся список.

· В открывающемся списке выберите название поля Длительность (Duration).

· Щелкните мышью на первой ячейке столбца Проверка (Test). В столбце Про­верка (Test) появится открывающийся список

· В открывающемся списке выберите логическое условие больше (is greater than).

· Щелкните мышью на первой ячейке столбца Значения (Value(s)). В столбце Значения (Value(s)) появится открывающийся список.

· В открывающийся список введите число 20, чтобы фильтровать задачи с длительностями, большими 20 дней.

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение фильтра (Filter
Definition). В списке диалога Другие фильтры (More Filters) появится назва­ние фильтра Продолжительные задачи.

· Убедитесь, что в списке диалога Другие фильтры (More Filters) выбран фильтр Продолжительные задачи.

· Нажмите кнопку Применить (Apply). Диалог Другие фильтры (More Filters)
закроется, а в окне программы останутся только задачи с длительностями,
большими 20 дней.

Обратите внимание, что из трех оставшихся работ две являются суммарными. А
задачу Разработка чертежей дома необходимо разбить на меньшие работы,
чтобы избежать рисков, что мы и сделаем.

· Выберите команду меню Проект ♦ Фильтр ♦ Все задачи (Project ♦ Filtered - for ♦ All Tasks) для отображения всех задач в окне программы

· Щелкните мышью на заголовке строки с работой Разработка чертежей дома, чтобы выделить ее

· Нажмите клавишу Delete. Задача Разработка чертежей дома будет удалена из плана проекта.

· Вставьте новую работу Разработка чертежей первого этажа с длительностью 8 дней, ресурсами Иванов и Петров, а также между данной работой \ задачей Начало работ установите связь Начало-начало (Start-to-Start) (см главу, посвященную созданию задач в плане проекте).

· Вставьте новую работу Разработка чертежей второго этажа с крышей с длительностью 8,61 дней, ресурсами Иванов и Петров, а также между данной работой и задачей Разработка чертежей первого этажа установите. связь Окончание-начало (Finish-to-Start).

· Между работой Создание подземной части дома и задачей Разработка чертежей второго этажа с крышей установите связь Окончание-начало

(Finish-to-Start).

Задачи с большим количеством зависимостей также обладают повы­шенными рисками в расписании, поскольку одна из зависимых работмо­жет не уложиться в срок. Для определения таких задач следует соз­дать новый фильтр.

7. Определение рисков ресурсов

При выполнении проекта ресурс может заболеть, не справиться с задачей или не выдержать нагрузки. Ресурсными называются риски, которые могут привести к невыполнению ресурсом своей задачи. Рассмотрим, как опре­делять ресурсные риски: выделять неопытных и наиболее загруженных спе­циалистов.

Неопытные сотрудники несут очевидные риски. Сначала определим неопытные ресурсы.

· Выберите команду меню Вид ♦ Использование ресурсов (View ♦ Resource Usage). В окне программы появятся таблица и диаграмма ресурсов.

· Выберите команду меню Вид ♦ Таблица ♦ Трудозатраты (View ♦ Table < Work). В таблице ресурсов появятся данные, характеризующие их трудоза­траты.

· Щелкните мышью на заголовке столбца Трудозатраты (Work), чтобы выде­лить его.

· Выберите команду меню Вставка ♦ Столбец (Insert ♦ Column). На экране появится диалог Определение столбца (Column Definition) для вставки специального столбца, который будет характеризовать опыт специалистов.

· В открывающемся списке Имя поля (Field name) выберите текстовое поле Текст1 (Textl) для его отображения в создаваемом столбце.

· В поле ввода Текст заголовка (Title) введите название колонки Наличие опыта.

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение столбца (Column Definition). В таблице ресурсов появится новый столбец Наличие опыта для ввода характеристик опытности специалистов.

· В ячейке столбца Наличие опыта и строки с ресурсом Петров введите строку Нет, чтобы указать на отсутствие опыта у ресурса.

· В столбце Наличие опыта для остальных специалистов Иванов, Сидоров,
Землекоп, Монтажник и Маляр-штукатур введите строку Есть.

· Нажмите кнопку Фильтр на панели инструментов Форматирование (Formatting). В заголовках столбцов таблицы появятся открывающиеся списки для фильт­рации.

· В открывающемся списке Наличие опыта выберите строку Нет. В таблице ресурсов останется только один ресурс Петров, у которого нет опыта работы.

· В открывающемся списке Наличие опыта выберите строку Все (All) для отображения всех ресурсов/

Нажмите кнопку Фильтр на панели инструментов Форматирование (Formatting),

чтобы открывающиеся списки исчезли из заголовков столбцов.

По таблице ресурсов видно, что неопытный ресурс Петров участвует в двух за­дачах: Разработка чертежей первого этажа и Разработка чертежей второго этажа с крышей. В этих работах наряду с Петровым задействован также опыт­ный специалист Иванов, который при необходимости может помочь менее ква­лифицированному коллеге. Поэтому ресурсные риски в данных работах можно оценить как невысокие.

Теперь определим наиболее загруженные работой ресурсы, неспособность ко­торых выполнить свою задачу, например, из-за болезни, является высоким рис­ком проекта.

· Выберите команду меню Проект ♦ Сортировка ♦ Сортировать по (Project ♦ Sort ♦ Sort by). На экране появится диалог Сортировка (Sort) для сортировки ресурсов.

· В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по (Sort by) выберите строку Трудозатраты (Work), чтобы сортировать ресурсы по трудозатратам.

· В группе элементов управления Сортировать по (Sort by) установите
переключатель По убыванию (Descending) для сортировки задач по
убыванию трудозатрат.

· Нажмите кнопку Сортировать (Sort), чтобы закрыть диалог Сортировка
(Sort). Ресурсы проекта будут отсортированы по убыванию трудозатрат.

По отсортированному списку ресурсов легко заметить, что наиболее загруженным специалистом является Маляр-штукатур. При подготовке к выполнению проекта следует особое внимание уделить выбору бригады маляров для снижения ресурсных рисков.

Дополнительные ресурсные риски несут специалисты, занятые сверхурочной работой. Таких специалистов можно найти, просмотревстоп бец Сверхурочные (Overtime) в таблице ресурсов.

8. Анализ бюджетных рисков

При ограниченной сумме денег на реализацию проекта особенно важным явля­ется соблюдение бюджета проекта. Бюджетными называются риски, которые могут привести к срыву бюджета проекта. Наибольшие бюджетные риски несут задачи с высокими затратами. Рассмотрим как анализировать бюджетные риски, определяя наиболее затратные работы.

· Выберите команду меню Вид ♦ Использование задач (View ♦ Task Usage). В окне программы появится таблица использования задач

· Выберите команду меню Вид ♦ Таблица ♦ Затраты (View ♦ Table ♦ Cost). В таблице задач появятся данные, характеризующие их затраты.

· Выберите команду меню Проект ♦ Сортировка ♦ по затратам (Project ♦ Sort ♦ by Cost). Задачи в таблице будут отсортированы по затратам

Обратите внимание, что среди несуммарных задач наибольшими затратами обладает работа Установка стеновых панелей. В этой задаче львиная доля стоимости приходится на ресурс Стеновые панели. Поэтому, если существующих финансовые средства не превышают запланированный бюджет проекта, лучше заменить стеновые панели более дешевыми.

ЗАДАНИЕ

1. Изучить теоретический материал.

2. В файле из предыдущей лабораторной работы провести PERT анализ и оптимизировать план проекта в программе MS Project.

3. Знать ответы на контрольные вопросы.

Форма отчета: Сохранить файл и показать преподавателю.

Выводы: В результате выполнения лабораторной работы студенты должны научиться делать PERT анализ и оптимизировать план проекта в программе MS Project.

Вопросы к защите лабораторной работы

1. Основные сведения о рисках.

2. Процесс управления рисками.

3. Планирование управления рисками.

4. Выявление рисков.

5. Анализ и приоритезация рисков.

6. Мониторинг рисков.

7. Корректирование ситуации.

8. Извлечение уроков из рисков.

 

 

Лабораторная работа 7

Тема: Отслеживание проекта и анализ хода работ.

Цель: Научиться соз­давать новый план на базе фактического хода работ, настраивать параметры от­слеживания выполнения проекта, вводить фактические проектные данные, гра­фически отображать ход работ.

Общие сведения:

После создания плана проекта можно начинать его выполнение. При этом по­лезно следить за ходом работ, чтобы отмечать несоответствия между планом и фактической реализацией работ.

Как только будет начато выполнение проекта, вы можете целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных за­дач, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты, и сравнивать их с плановыми показателями. Это подскажет вам, как фактические изменения плана повлияют на другие задачи и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета. Полученная информация поможет также более эффективно планировать будущие проекты.

Программа Microsoft Project позволяет вводить различную информацию о вы­полнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и другие параметры.

1. Базовые и промежуточные планы

Перед началом выполнения работ нужно зафиксировать некоторый базовый план, который представляет собой исходный план для отслеживания хода реали­зации проекта. Создав базовый план, вы сможете сравнить текущую информа­цию с плановой и оценить изменения. Базовый план следует сохранять, когда создание проекта закончено, и вы переходите к этапу его выполнения. Вы мо­жете создать несколько базовых планов, когда достижение целей проекта невоз­можно, используя прежний базовый план. В базовом плане сохраняются различ­ные типы данных, включая информацию о задачах, ресурсах, назначениях. Промежуточным называется план, который сохраняется на определенном этапе проекта. Промежуточный план можно сравнивать как с базовым, так и с другим промежуточным планами для контроля за ходом выполнения проекта. В проме­жуточном плане сохраняются только даты начала и окончания работ.

Сохраним базовый план.

· Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Сохранить базовый план (Tools ♦ Tracking ♦ Save Baseline).

· Если не установлен переключатель Сохранить базовый план (Save baseline), то установите его для сохранения базового плана.

· Если в открывающемся списке ниже переключателя Сохранить базовый план (Save baseline) не выбрано название плана Базовый план (Baseline), то выберите его.

· Убедитесь, что в группе элементов управления Для (For) установлен пере­ключатель всего проекта (Entire project), чтобы сохранить базовый план для всех задач проекта.

· Нажмите кнопку ОК. Диалог Сохранение базового плана (Save Baseline) закроется, а базовый план будет сохранен.

Сохраним промежуточный план.

· Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Сохранить базовый план (Tools ♦ Tracking ♦ Save Baseline). На экране появится диалог Сохране­ние базового плана (Save Baseline).

· Установите переключатель Сохранить промежуточный план (Save interim plan) для сохранения промежуточного плана.

Открывающийся список Скопировать (Сору) позволяет выбрать источник дан­ных, сохраняемых в промежуточном плане. С помощью открывающегося списка В (Into) можно выбрать, куда будут помещены данные из источника.

Убедитесь, что в группе элементов управления Для (For) установлен пере­ключатель всего проекта (Entire project), чтобы сохранить промежуточный план для всех задач проекта.

· Нажмите кнопку ОК. Диалог Сохранение базового плана (Save Baseline)
закроется, а промежуточный план будет сохранен.

Удалим промежуточный план. Очистка плана может быть удобна, если
при совместной работе необходимо, чтобы другие сотрудники не могли про­сматривать данные плана.

· Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Очистить базовый

план (Tools ♦ Tracking ♦ Clear Baseline).

· Установите переключатель Очистить промежуточный план (Clear interim plan) для удаления промежуточного файла.

В открывающемся списке справа от переключателя Очистить промежуточный план (Clear interim plan) можно выбрать название промежуточного плана для очистки.

· Убедитесь, что в группе элементов управления Для (For) установлен пере­ключатель всего проекта (Entire project), чтобы удалить данные всего про­межуточного плана.

· Нажмите кнопку ОК. Диалог Очистка базового плана (Clear Baseline) закроется, а промежуточный план будет удален.

 

2.Настройка параметров отслеживания

Перед тем как начать контроль за ходом выполнения проекта, следует настроить параметры отслеживания.

· Выберите команду меню Сервис ♦ Параметры (Tools ♦ Options), чтобы от­крыть диалог Параметры (Options).

· Выберите вкладку Расчет (Calculation).

· Убедитесь, что в группе элементов управления Параметры расчета для Mi­ crosoft Office Project (Calculation options for Microsoft OfficeProject) уста­новлен переключатель автоматический (Automatic), чтобы календарный план автоматически пересчитывался после ввода фактических данных.

При установке переключателя ручной (Manual) в группе Параметры расчета для Microsoft Office Project (Calculation options for Microsoft Office Project) для пере­счета календарного плана следует нажать кнопку Рассчитать (Calculate Now).

Переключатель во всех открытых проектах (All open projects) группы элемен­тов управления Параметры расчета для Microsoft OfficeProject (Calculation options for Microsoft Office Project) определяет пересчет во всех открытых проек­тах, а переключатель в активном проекте (Active project) - только в активном проекте.

· Если сброшен флажок Обновлять состояние ресурса при обновлении со­стояния задачи (Updating task status updates resource status), то установите его, чтобы программа обновляла фактические данные о ресурсах, когда вво­дится процент завершения работы.

· Убедитесь, что установлен флажок Фактические затраты всегда вычисля­
ются Microsoft Office Project (Actual costs are always calculated by Microsoft
Office Project), чтобы программа Microsoft Project автоматически рассчиты­вала фактические затраты на работы.

Флажок Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии (Edits to total tasks % complete will bespread to the status date) позволяет равномерно распределить изменения общего процента вы­полнения в календарном плане до даты отчета о состоянии проекта.

 

3. Ввод фактических проектных данных

Фактические данные вводятся по ходу выполнения работ проекта.

Сначала сделаем отметку о прохождении контрольной точки Начало работ с помощью диалога.

· Выберите команду меню Вид ♦ Диаграмма Ганта (View ♦ Gantt Chart), чтобы
отобразить диаграмму Ганта.

· Щелкните мышью на задаче Начало работ в таблице работ. Задача будет вы­делена.

· Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Обновить задачи (Tools ♦ Tracking ♦ Update Tasks).

В поле Название (Name) этого диалога указано название выделенной контроль­ной точки - Начало работ, а в поле Длительность (Duration) - ее плановая про­должительность. В полях со счетчиками % завершения (% Complete), Факт.длительность (Actual dur) и Ост. длительность (Remaining dur) отмечаются процент выполнения, фактическая длительность и оставшаяся длительность. В группах элементов управления Фактические даты (Actual) и Текущие даты (Current) отображаются фактические и плановые сроки начала и окончания работы.

· В поле ввода со счетчиком % завершения (% Complete) введите процент вы­полнения работы 100%.

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Обновление задач (Update

lasks). Слева от названия контрольной точки Начало работ появится отметка о ее прохождении. Теперь установим отметку о прохождении задачи Разработка чертежей первого этажа с помощью другого диалога.

· Щелкните мышью на задаче Разработка чертежей первого этажа в таблице, чтобы выделить работу.

· Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Обновить проект (Tools ♦ Tracking ♦ Update Project).

Данный диалог позволяет отследить как проект в целом, так и выделенные задачи.

· Убедитесь, что установлен переключатель Обновить трудозатраты как завер­ шенные по: (Update work as complete through) для обновления хода выполне­ния проекта в соответствии с календарным планом.

· В открывающемся списке Обновить трудозатраты как завершенные по: (Update work as complete through) установите дату завершения для выделен­ной задачи 13.01.05.

Если дата планового окончания работы находится до введенной даты, то про­грамма будет считать работу выполненной.

· Убедитесь, что установлен переключатель устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100 (Set 0-100% complete), чтобы процент завершения задачи рассчитывался для задач, находящихся в процессе выполнения.

· Установите переключатель выбранных задач (Selected tasks), чтобы обнов­лялись только выделенные задачи.

· Нажмите кнопку ОК. Диалог Обновление проекта (Update Project) будет за­
крыт, слева от названия задачи Разработка чертежей первого этажа поя­вится отметка о ее прохождении, а на диаграмме Ганта внутри горизон­тальной полоски данной работы - черная полоса, отображающая процент вы­полнения - 100%.

 Введем выполнение работы в процентах с помощью еще одного диалога.

· Дважды щелкните мышью на задаче Разработка чертежей второго этажа с крышей в таблице, чтобы открыть диалог Сведения о задаче (Task Information).

· Выберите вкладку Общие (General).

· В поле ввода Процент завершения (Percent complete) введите процент за­вершения для выбранной задачи 100%.

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о задаче (Task Infor­mation). Черная полоса на прямоугольнике-работе Разработка чертежей второго этажа с крышей отобразит процент выполнения этой задачи.Сейчас будем вводить фактические данные о ходе выполнения проекта с помощью панели инструментов.Выберите команду меню Вид ♦ Панели инструментов ♦ Отслеживание

(View ♦ Toolbars ♦ Tracking).

· В таблице щелкните мышью на задаче Рытье котлована, чтобы выделить ее.

· Нажмите кнопку [100%] на панели инструментов Отслеживание (Tracking). Ра­
бота будет отмечена как выполненная.

Чтобы ввести отметку о выполнении непосредственно на диаграмме с помощью мыши, выполните следующие шаги.

· Установите указатель мыши примерно в середине полоски-задачи Рытье
котлована. Указатель примет форму %.

· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информа­ционное окно о ходе выполнения работы, в котором будет указана дата ее начала.

· Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь по полоске-задаче. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы Завершено по (Complete Through). Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой - Вт 08.02.08 (Tue 08.02.08). При этом ука­затель мыши достигнет правого края полоски-задачи.