· Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Рытье котлована будет отмечена как выполненная.
В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо задача после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок. Предположим, что в нашем проекте задача Штукатурные работы начата в срок, выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на 1 день.
· В таблице щелкните мышью на задаче Штукатурные работы, чтобы выделить ее.
· Нажмите кнопку 50% на панели инструментов Отслеживание (Tracking). На
диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы.
· Установите указатель мыши на полоске-задаче Штукатурные работы правее полосы выполнения. Указатель примет форму стрелки.
· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно Задача, в котором будут указаны даты начала и окончания оставшейся части работы.
· Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в информационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части работы - Сб 02.04.08 (Sat 02.04.08).
· Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями задач появится разрыв в один рабочий день. Будет также изменен график для остальных видов работ.
Отметьте 100% выполнение оставшейся части задачи Штукатурные работы.
4. Просмотр хода выполнения работ
При управлении проектом необходимо постоянно владеть информацией о том, выполняются ли работы в соответствии с графиком, и если нет, то как велики отклонения. Анализируя такие данные, можно своевременно принимать необходимые меры для окончания проекта в срок. Для визуального анализа удобно использовать диаграмму Ганта с отслеживанием - модификацию традиционной диаграммы Ганта, на которой отображаются плановые и фактические данные
Рассмотрим, как строить диаграмму Ганта с отслеживанием, ото бражать численные отклонения между плановыми и фактическими данными, как по времени, так и по затратам.
Сначала построим диаграмму Ганта с отслеживанием.
Выберите команду меню Вид ♦ Диаграмма Ганта с отслеживанием (View* Tracking Gantt). В правой части окна появится диаграмма Ганта с отслеживанием.
ЗАДАНИЕ
1. Изучить теоретический материал.
2. На основе файла из предыдущей лабораторной работы создать новый план на базе фактического хода работ, настроить параметры отслеживания выполнения проекта, ввести фактические проектные данные, графически отобразить ход работ.
3. Знать ответы на контрольные вопросы.
Форма отчета: Сохраните файл и покажите преподавателю.
Выводы: В результате выполнения лабораторной работы студенты должны научиться создавать новый план на базе фактического хода работ, настраивать параметры отслеживания выполнения проекта, вводить фактические проектные данные, графически отображать ход работ.
Вопросы к защите лабораторной работы
1. Способы оценки эффективности проектов.
2. Совокупная стоимость владения.
3. Экономическая добавленная стоимость.
4. Совокупный экономический эффект.
5. Быстрое экономическое обоснование.
6. Информационная экономика.
7. Система сбалансированных показателей.
Лабораторная работа 8
Тема: Создание отчетов, подготовка статистики проекта.
Цель: Научиться создавать отчеты и готовить статистику по проекту в программе MS Project
Общие сведения:
По мере выполнения проекта может возникать необходимость в получении исчерпывающей информации о ходе проекта. Для подобных целей используются отчеты, которые полезны не только заказчику, но и сотрудникам и руководителю проекта.
Отчеты позволяют получить любую необходимую информацию о работах, их стоимости, выполнении, ресурсах. Например, вы можете напечатать календарь, отображающий только работы, которые должны быть выполнены, диаграмму, демонстрирующую критический путь, или отчет, на котором показаны контрольные точки, отсортированные по стоимости. Может потребоваться готовить отчеты еженедельно, ежемесячно или с другим периодом. Вы можете распечатать отчет или отправить его по электронной почте.
Подготовка статистики проекта
После создания плана проекта и начала его выполнения иногда нужно просмотреть общую информацию обо всем проекте: плановые и фактические даты начала и завершения проекта, отклонения фактических данных от плановых, сводные сведения по длительности, трудозатратам и стоимости.
Ø Выберите команду меню Проект ♦ Сведения о проекте (Project ♦ Project Information). На экране появится диалог Сведения о проекте (Project Information). В открывающихся списках Дата начала (Start date) и Дата окончания (Finish date) отображаются даты начала и даты завершения проекта.
Ø Нажмите кнопку Статистика (Statistics). На экране появится диалог Статистика проекта (Project Statistics). В строках Текущее (Current) и Базовое (Baseline) отображаются данные по текущему и базовому плану. В строке Фактическое (Actual) представлены фактические данные. В строке Отклонение (Variance) находится отклонение фактических данных от плановых. В столбцах Начало (Start) и Окончание (Finish) отображаются даты начала и завершения проекта. В столбцах Длительность (Duration), Трудозатраты (Work) и Затраты (Cost) представлены длительность, трудозатраты и стоимость проекта. В полях Длительность (Duration) и Трудозатраты (Work) группы элементов управления Процент завершения (Percent complete) находятся сведения о проценте завершения проекта по длительности и трудозатратам.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалог Статистика проекта (Project Statistics).
Теперь отобразите статистику проекта другим способом.
Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).
Ø Выберите значок с надписью Обзорные (Overview)
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Обзорные отчеты (Overview Reports).
Ø Выберите значок с надписью Сводка по проекту (Project Summary).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно со сводными данными о проекте.
Ø Щелкните мышью примерно в середине верхней части листа, чтобы увеличить его изображение.
В верхней части сводного отчета отображаются название проекта и текущая дата. Основные сводные показатели сгруппированы. В группе Даты (Dates) выводятся данные о датах начала и завершения проекта. В строках Начало (Start), Баз. начало (Baseline Start), Факт, начало (Actual Start) расположены даты начала проекта по текущему плану, базовому плану и по факту. В строках Окончание (Finish), Баз. окончание (Baseline Finish), Факт, окончание (Actual Finish) представлены даты завершения проекта по текущему плану, базовому плану и по факту. В строках Отклон. начала (Start Variance) и Отклон. окончания (Finish Variance) отображаются расхождения плановых и фактических дат применительно к началу и завершению проекта.
В группе Длительность (Duration) выводятся данные по длительности проекта. В группе Трудозатраты (Work) можно увидеть данные о трудозатратах, а в группе Затраты (Costs) - данные о стоимости проекта. В строках Текущий план (Scheduled) этих групп представлены данные текущего плана, в строках (Baseline) - данные базового плана. В строках Фактические (Actual) отображаются фактические данные проекта, а в строках Отклонение (Variance) -расхождения между текущим и базовым планами. В строках Оставшиеся (Remaining) расположены данные об оставшейся длительности, трудозатратах или стоимости, а в строках Процент завершения (Percent Complete) - процент завершения.
В группе Состояние задачи (Task Status) представлены количественные данные о состоянии выполнения работ. В строке Еще не начатые задачи (Tasks not yet started) отображается число работ, которые не начали выполняться, в строке Выполняющиеся задачи (Tasks in progress) - количество задач в стадии выполнения. В строке Завершенные задачи (Tasks completed) выводится число завершившихся работ, а в строке Итого задач (Total Tasks) - общее количество задач в проекте.
В группе Состояние ресурса (Resource Status) представлены количественные данные о ресурсах проекта. В строке Трудовые ресурсы (Work Resources) отображается число сотрудников в проекте, в строке Трудовые ресурсы с прев, дост. (Overallocated WorkResources) - количество перегруженных специалистов. В строке Материальные ресурсы (Material Resources) выводится число материальных ресурсов, а в строке Итого ресурсов (Total Resources) - общее количество ресурсов в проекте. Обратите внимание, что в проекте задействовано 6 сотрудников и 5 материальных ресурсов.
Для вывода отчета на печать следует воспользоваться кнопкой Печать (Print).
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно со сводными данными о проекте.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Отчеты (Reports) закроется.
Подготовка отчетов о задачах.
При создании отчетов особую роль играет подробная информация об отдельных задачах проекта: например, даты, длительности, затраты работ.
Создайте отчеты о задачах верхнего уровня.
Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).
Ø Выберите значок с надписью Обзорные (Overview).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Обзорные отчеты (Overview Reports).
Ø Выберите значок с надписью Задачи верхнего уровня (Top-Level Tasks).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с таблицей задач верхнего уровня.
В столбце Название задачи (Task Name) таблицы отображаются названия работ верхнего уровня, в колонке Длительность (Duration) - длительности задачи. В столбце Начало (Start) выводятся даты начала работ, а в колонке Окончание (Finish) - даты завершения задач. В столбце % завершения (Percent Complete) представлены проценты завершения задач, а в колонке Затраты (Costs) - данные о стоимости работ. Для вывода отчета на печать следует воспользоваться кнопкой Печать (Print).
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Qose), чтобы закрыть окно с таблицей задач верхнего уровня.
Теперь создайте отчет о вехах.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) убедитесь, что выбран значок с надписью Обзорные (Overview).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Обзорные отчеты (Overview Reports).
Ø Выберите значок с надписью Вехи (Milestones).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с таблицей вех.
В столбце Название задачи (Task Name) таблицы отображаются названия вех, в колонке Длительность (Duration) - длительности задач, которые равны 0. В столбце Начало (Start) выводятся даты начала вех, а в колонке Окончание (Finish) - даты завершения работ.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с таблицей вех. Давайте отобразим данные базовых календарей проекта.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) убедитесь, что нажата кнопка с надписью Обзорные (Overview).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Обзорные отчеты (Overview Reports).
Ø Выберите значок с надписью Рабочие дни (Working Days).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с данными базовых календарей проекта.
Данные календарей объединены в таблицы. В верхней части таблицы отображается название календаря, в нашем случае - Стандартный (Standard). В нижних строках представлены рабочие часы по дням недели.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов в верхней части окна. В окне появится таблица с новым базовым календарем.
Для перехода к предыдущему календарю следует воспользоваться кнопкой на панели инструментов.
Отчеты с базовыми календарями полезно использовать для проверки правильности ввода данных, например, для выходных и праздничных дней.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с базовыми календарями.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Отчеты (Reports) закроется.
Подготовка отчетов о текущей деятельности.
При создании отчетов иногда нужно получить список задач, которые имеют раз
личный статус исполнения: например, завершенные, неначатые или выполняющиеся работы.
Сначала подготовьте отчет, содержащий завершенные задачи.
Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).
Ø Выберите значок с надписью Текущая деятельность (Current Activities).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты с текущей деятельности (Current Activity Reports).
Ø Выберите значок с надписью Завершенные задачи (Completed Tasks).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о завершенных задачах.
В колонке Ид. (Ш) отчета отображаются номера завершенных задач, в столбце Название задачи (Task Name) - названия работ, в колонке Длительность (Duration) - длительности задач. В столбце Начало (Start) выводятся даты начала работ, а в колонке Окончание (Finish) - даты завершения задач. В столбце % завершения (Percent Сотр.) представлены проценты завершения задач, а в колонке Затраты (Cost) - данные о стоимости работ.
Обратите внимание, что все задачи проекта являются завершенными.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов окна. В окне появится вторая часть отчета о завершенных задачах.
Ø Во второй части отчета отображается не поместившийся в первой части столбец Трудозатраты (Work) с трудозатратами для каждой из задач.
Ø Заметим, что с помощью кнопки на панели инструментов можно вернуться к первой части отчета.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о завершенных задачах.
Теперь создайте отчет о задачах, которые должны начаться в указанном диапазоне дат.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Текущая деятельность (Current Activities).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о текущей деятельности (Current Activity Reports).
Ø Выберите значок с надписью Задачи, которые скоро начнутся (Tasks Starting Soon).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится первый диалог Диапазон дат (Date Range).
Ø В поле ввода Показать задачи, которые начинаются или заканчиваются после (Show tasks that start or finish after) введите дату 01.02.05, после которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи.
Ø Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть первый диалог Диапазон дат (Date Range). На экране появится второй диалог Диапазон дат (Date Range).
В колонке Ид. (ГО) списка отображаются номера задач, которые начинаются или заканчиваются в указанном диапазоне дат. В столбце Название задачи (Task Name) представлены названия работ с используемыми ресурсами. В колонке Длительность (Duration) выводятся длительности задач, в столбце Начало (Start) - даты начала работ, в колонке Окончание (Finish) - даты завершения задач.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно со списком задач в указанном диапазоне дат.
Попробуйте создать отчет о выполняющихся задачах.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Текущая деятельность (Current Activities).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о текущей деятельности (Current Activity Reports).
Ø Выберите значок с надписью Выполняющиеся задачи (Tasks In Progress).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог с сообщением о том, что в отчете не отображаются задачи. Это означает, что выполняющихся работ в проекте нет.
Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог с сообщением.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Отчеты (Reports) закроется.
Подготовка отчетов о затратах.
В этом пункте вы создадите отчеты о затратах: движении денежных средств, бюджете, задачах и ресурсах с превышением бюджета.
Сначала создайте отчет о движении денежных средств.
Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).
Ø Выберите значок с надписью Затраты (Costs).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о затратах (Cost Reports).
Ø Выберите значок с надписью Движение денежных средств (Cash Flow).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о движении денежных средств.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о движении денежных средств.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится третья часть отчета о движении денежных средств.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится заключительная часть отчета о движении денежных средств.
В столбце Итого (Total) заключительной части отчета отображаются суммарные затраты по каждой задаче проекта.
Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о движении денежных средств.
Теперь создадим отчет о бюджете.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Затраты (Costs).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о затратах (Cost Reports).
Ø Выберите значок с надписью Бюджет (Budget).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о бюджете.
В колонке Ид. (Ш) отчета отображаются номера задач проекта, в столбце Название задачи (Task Name) - названия работ. В колонке Фиксированные затраты (Fixed Cost) выводятся фиксированные затраты на задачи, а в столбце Начисление фикс, затрат (Fixed Cost Accrual) - способы начисления фиксированных затрат.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о бюджете.
В столбце Общие затраты (Total Cost)-отображаются затраты на каждую работу, в столбце Базовые (Baseline) - запланированные затраты на задачу, в колонке Фактические (Actual) - фактические стоимости работ, а в столбце Отклонение (Variance) - разности между плановыми и фактическими расходами на задачу.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о бюджете. Сейчас создадим отчет о задачах с превышением бюджета.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Затраты (Costs).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о затратах (Cost Reports).
Ø Выберите значок с надписью Задачи с превышением бюджета (Over-budget Tasks).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о задачах с превышением бюджета.
В отчете отображается список задач, затраты на которые превышают запланированный на них бюджет. Структура данного отчета совпадает с отчетом о бюджете. Обратите внимание, что в проекте две задачи превышают свой бюджет.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о задачах с превышением бюджета.
Как можно заметить, превышение бюджета задачи составляет 10,44р.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о задачах с превышением бюджета.
Теперь создайте отчет о ресурсах с превышением бюджета.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Затраты (Costs).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о затратах (Cost Reports). '
Ø Выберите значок с надписью Ресурсы с превышением бюджета (Over-budget Resources).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета.
Структура данного отчета совпадает с отчетом о бюджете. Обратите внимание, что в проекте три ресурса превышают свой бюджет.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) нажмите кнопку Закрыть (Close). Диалог Отчеты (Reports) закроется.
Подготовка отчетов о назначениях и загрузке.
Создайте отчет о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам.
Ø Выберите команду меню Вид ♦ Отчеты (View ♦ Reports). На экране появится диалог Отчеты (Reports).
Ø Выберите значок с надписью Назначения (Assignments).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о назначениях (Assignment Reports).
Ø Выберите значок с надписью Дела по исполнителям (Who Does What).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам.
В колонке Ид. (Ш) списка отображаются номера ресурсов. В столбце Название ресурса (Resource Name) представлены ресурсы и сгруппированные по ним задачи. В колонке Сверхурочные трудозатраты (Overtime Work) выводятся сверхурочные трудозатраты ресурсов, а в столбце Трудозатраты (Work) - трудозатраты ресурсов.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам.
Теперь создадим отчет о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам с отображением повременных данных.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Назначения (Assignments).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о назначениях (Assignment Reports).
Ø Выберите значок с надписью Дела по исполнителям и времени (Who Does What When).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам с отображением времени.
В верхней строке таблицы отчета отображаются даты выполнения проекта. В левом столбце таблицы представлены ресурсы и сгруппированные по ним задачи. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов по работам и датам. Отметим, что с помощью кнопки на панели инструментов окна можно перейти к новой странице отчета с другими датами проекта.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о задачах, сгруппированных по ресурсам с отображением времени.
Сейчас создайте отчет о задачах, назначенных указанному ресурсу.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Назначения (Assignments).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты о назначениях (Assignment Reports).
Ø Выберите значок с надписью Список дел (То Do List).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Использование ресурса (Using Resource).
Ø В открывающемся списке Показать задачи, использующие (Show tasks using) выберите ресурс Монтажник.
Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Использование ресурса (Using Resource). На экране появится окно с отчетом о задачах, назначенных указанному ресурсу
В колонке Ид. (Ш) отчета отображаются номера задач, назначенных ресурсу Монтажник. В столбце Название задачи (TaskName) представлены названия работ, назначенных указанному ресурсу. В колонке Длительность (Duration) выводятся длительности задач, в столбце Начало (Start) - даты начала работ, в колонке Окончание (Finish) - даты завершения задач.
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом о задачах, назначенных указанному ресурсу.
Создайте отчет об использовании задач, который позволяет определить, какие работы выполняет ресурс в определенный день и сколько часов отводится
на задачу.
Ø В диалоге Отчеты (Reports) выберите значок с надписью Загрузка (Workload).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты по загрузке (Workload Reports).
Ø Выберите значок с надписью Использование задач (Task Usage).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится окно с отчетом об использовании задач
Ø Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно с отчетом об использовании задач.
Для создания отчета об использовании ресурсов, выполните следующие шаги.
Ø В диалоге Отчеты (Reports ) выберите значок с надписью Загрузка (Workload).
Ø Нажмите кнопку Выбрать (Select). На экране появится диалог Отчеты по загрузке (Workload Reports).
