Вибір постачальника може здійснюватися шляхом конкурсних торгів чи письмових переговорів між постачальниками та споживачами. Досить поширеною формою пошуку потенційних постачальників є конкурсні торги (тендери). Вони проводяться в тому випадку, коли передбачається налагоджування довгострокових зв’язків між постачальником і споживачем і вигідні для обох сторін угоди. Постачальник одержує чітку уяву про умови роботи зі споживачем, споживач, у свою чергу, не тільки вирішує проблему одержання пропозиції, що відповідає його вимогам, а й обирає найкращого постачальника.
Інший варіант процедури одержання пропозиції від потенційних постачальників – письмові подання. Ініціативу може також взяти на себе споживач. Якщо ініціатором є постачальник, він розсилає потенційним покупцям своєї продукції пропозиції на постачання товару. На відміну від конкурсних торгів, де тендерні форми суворо визначені, письмові пропозиції постачальника можуть мати різні форму і зміст, тобто містити найменування товару, відомості про його кількість та якість, умови ціни та термін постачання, вид товару та вид пакування, порядок приймання і передачі. Пропозиції, або оферти, можуть бути твердими і вільними.
Тверді оферти відсилаються тільки одному покупцеві із зазначенням терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Неодержання відповіді вродовж цього терміну рівноцінне відмові покупця від постачання і звільняє продавця від зробленої пропозиції. Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцеві в межах терміну дії оферти підтвердження про прийняття пропозиції. Продавець може одержати і контрумови покупця. Якщо контрагенти не досягають згоди протягом терміну дії пропозиції, переговори продовжуються без урахування зобов’язань продавця, що були ним узяті за умов твердої оферти.
Вільна оферта не передбачає жодних зобов’язань продавця стосовно покупця. Вона може відсилатися необмеженій кількості потенційних споживачів. За умов вільної оферти ініціатором переговорів є покупець. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист чи запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). Запит містить всі необхідні реквізити (найменування товару, якість, яка вимагається, умови та терміни поставки, платежу тощо), крім ціни, яка обумовлюється у відповіді-пропозиції.
Основним критерієм для відбору пропозицій мають бути вища якість та мінімальна ціна. Іншими критеріями, що впливають на вибір постачальника, є його перебування на тій чи іншій відстані від споживача, час виконання замовлень, наявність у постачальника резервних потужностей, його кредитоспроможність, фінансовий стан тощо.
Для планування потреби в матеріальних ресурсах у заготівельній логістиці використовують системи MRP.
Система MRP– це комп’ютеризований метод виявлення потреб у матеріалах на різних стадіях виробничого процесу. Рух матеріальних ресурсів розраховується у просторі та часі відповідно до потреб наступної стадії. Тому матеріал фактично постачається у той момент, коли згідно із розрахунками у ньому є потреба. Недоліком системи є те, що необхідні матеріали «виштовхуються» працівниками, які перебувають на попередніх етапах виробничого процесу і надходять до наступних стадій у необхідній кількості у потрібний час у необхідне місце незалежно від того, чи необхідні вони там фактично у такій кількості в цей конкретний момент. Проте, як свідчить досвід, незважаючи на цей недолік, використання системи MRP дає можливість знизити рівень запасів, прискорити їх оборотність, скоротити кількість порушень строків поставок.
