Основна мета заготівельної логістики полягає в задоволенні потреб виробництва у сировині, матеріалах, напівфабрикатах із максимально можливою ефективністю. Базовими завданнями заготівельної логістики є:
1) установлення оптимальних термінів заготівлі сировини і комплектуючих виробів;
2) забезпечення точного співвідношення між кількістю поставок та потребами в них;
3) дотримання вимог виробництва за якістю сировини та комплектуючих.
Реалізація поставленої мети та завдань заготівельної логістики досягається шляхом виконання низки функцій:
1. Організація пошуку та закупівля необхідних матеріалів відповідної якості та за мінімальними цінами.
Організація процесу закупівель передбачає планування придбання сировини та матеріалів, а також послуг для задоволення потреб фірми. З цією метою розробляють план чи стратегію закупівель, для чого аналізують важливість передбачуваної закупівлі (з точки зору її потенційного впливу на характеристики продукції, що виробляється, скорочення виробничих витрат, прибутку) та особливості ринку поставок, на підставі чого розробляються варіанти поведінки фірми щодо постачальників у конкретних ринкових зонах.
2. Аналіз ціни товарів, що купуються.
Для цього використовують різні види розрахунків, а саме: простий метод калькуляції (де показник загальних витрат ділиться на показник обсягу виробленої продукції); калькуляція за еквівалентними показниками (де витрати поділяються на окремі статті та враховуються усереднено); постійна калькуляція (де здійснюється точний облік витрат за кожною операцією на базі АСУ). Аналіз цін ураховує також і додаткові роботи та послуги (проведення консультацій, підготовку документації, пакування, мито, транспортування тощо).
3. Дослідження транспортних витрат.
При цьому до уваги береться не тільки відстань перевезень, але й вид транспорту, швидкість доставки, партійність вантажів, спосіб їх пакування.
4. Здійснення руху сировини, матеріалів, комплектуючих і запасних частин з ринку закупівель до складів підприємства.
Для ефективного функціонування заготівельної логістики необхідно скласти план закупівель, який забезпечував би узгодженість дій усіх відділів і відповідальних осіб підприємства щодо вирішення таких завдань:
· визначення потреби, розрахунок кількості матеріалів, що замовляються;
· узгодження ціни і підписання договору;
· визначення методу закупівель;
· установлення нагляду за кількістю, якістю та термінами поставок;
· організація розміщення товарів на складі.
У процесі планування закупівель необхідно визначити:
1) матеріали, що потрібні;
2) матеріали, що будуть потрібні для виробництва продукту;
3) час, коли виникне потреба в продукті;
4) можливості постачальників, що пропонують продукцію до продажу;
5) площі складських приміщень;
6) витрати із закупівлі;
7) можливості організації виробництва на своєму підприємстві.
Існує багато методик визначення кількості матеріалів, що необхідна для виробництва продукції, та періодичності її одержання від постачальників. Усі методики вимагають інформації про те, як використовувалися аналогічні матеріали в минулому.
Потребу в матеріалах можна розрахувати, розглядаючи певну програму виробництва кінцевого продукту, тобто виходячи із залежного попиту. Вихідною точкою при цьому є передбачуваний чи очікуваний попит на кінцеву продукцію. Потрібно також знати час поставок матеріалів та час виробництва їх на власному підприємстві. Виходячи з терміну поставок кінцевого продукту споживачеві, визначають потребу у складових та самостійно вироблюваних матеріалах. На підставі даних розрахунку визначають час виконання замовлення – час із моменту подачі замовлення до моменту поставок продукту.
Перевага вищеописаного методуплануванняпотреби в матеріалах, виходячи із залежного попиту, полягає в тому, що закупівлі і виробництво плануються з огляду на потреби в кінцевому продукті. При цьому якщо попит споживача коливається, слід користуватися методом згладжування таких коливань. Застосування подібного методу доцільне у випадках регулярно повторюваних (наприклад, сезонних) коливань попиту на кінцевий продукт. Згладжування досягається порівнянням фактичного споживання в попередньому періоді та прогнозними значеннями, розрахованими для цього самого періоду.
У логістиці застосовуються й інші методи визначення потреби в матеріалах (детермінований, схоластичний, евристичний).
Детермінований спосіб використовується тоді, коли відомі певний період виконання замовлення та потреба в матеріалах за кількістю й строками. Схоластичний спосіб передбачає використання як основи розрахунку математично-статистичних методів, що визначають очікувану потребу. За допомогою евристичного способу потреба встановлюється на основі досвіду робітників.
За умов регулярних закупівель дрібними партіями покупці замовляють необхідну кількість товарів, що постачаються окремими партіями протягом певного періоду. Такі види закупівель прискорюють оборотність капіталу, забезпечують економію складських приміщень, скорочують витрати на документування поставки. Недоліком є ймовірність появи надлишкової кількості, а також необхідність сплати всієї кількості, визначеної в замовленні.
Закупівлі дешевих та швидкозношуваних товарів можуть здійснюватись щодобово чи щомісячно, що прискорює оборотність капіталу, зниження витрат на складування та зберігання, своєчасність поставок.
Одержання товару в міру необхідності, коли кількість товару, який поставляється, визначається приблизно, що зумовлює необхідність постійних контактів з покупцями. У цьому випадку сплачується тільки фактично поставлена кількість товару. За таким методом закупівель тверді зобов’язання щодо купівлі певної кількості товару відсутні, до того ж мінімізується робота з оформлення документів.
