Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


ќрган≥зац≥€ ≥ обробка баз даних в середовищ≥ Excel ’




 

«а допомогою Microsoft Excel можна створювати ≥ обробл€ти бази даних. Ѕаза даних в Microsoft Excel Ц таблиц€, що складаЇтьс€ з однотипних запис≥в (р€дк≥в). —товпц≥ таблиц≥ Ї пол€ми запису в баз≥ даних. ѕ≥д ≥мена пол≥в прид≥л€Їтьс€ перший р€док у баз≥ даних. Ќаприклад, €кщо базою даних вважати телефонний дов≥дник, то пол€ми запису будуть: пр≥звища, номера телефон≥в ≥ адреси абонент≥в.

 

ƒл€ роботи з базою даних необх≥дно спочатку створити в≥дпов≥дну таблицю. якщо вид≥лити в≥чко в таблиц≥ ≥ вибрати одну з команд обробки баз даних у меню ƒанные, Microsoft Excel автоматично визначаЇ й обробл€Ї всю таблицю. ƒан≥, розташован≥ в стовпц€х ≥ р€дках робочого аркушу, обробл€ютьс€ €к наб≥р пол≥в, що утворюють записи (мал.32).

—ортуванн€ даних

 

—ортуванн€ дозвол€Ї переупор€дкувати р€дки в таблиц≥ по будь-€кому пол≥. Ќаприклад, щоб упор€дкувати дан≥ за ц≥ною виробу. ƒл€ сортуванн€ даних сл≥д вид≥лити одне в≥чко таблиц≥ ≥ викликати команду —ортировка ≥з меню ƒанные.

 

” пол≥ прихованого перел≥ку —ортировать по (мал.33) вибираЇтьс€ поле, по €кому будуть в≥дсортован≥ дан≥, ≥ тип сортуванн€:

 

по возростанию Ц цифри сортуютьс€ по зростанню, текст Ц за абеткою, лог≥чн≥ вираженн€ Ц Ћќ∆№ передуЇ »—“»Ќј.

 

по убыванию Ц сортуванн€ в зворотному пор€дку.

 

” пол≥ прихованого перел≥ку «атем по указуЇтьс€ поле, по €кому будуть в≥дсортован≥ дан≥, що мають однаков≥ значенн€ в першому ключовому пол≥. ” другому пол≥ «атем по указуЇтьс€ поле, по €кому будуть в≥дсортован≥ дан≥, що мають однаков≥ значенн€ в перших двох ключових пол€х.

 

ƒл€ сортуванн€ даних також використовуютьс€ кнопки. ѕеред њх використанн€м сл≥д вид≥лити стовпець, по €кому необх≥дно сортувати таблицю.

 

ѕри сортуванн≥ по одн≥м стовпц≥, р€дки з однаковими значенн€ми в цьому стовпц≥ збер≥гають колишнЇ упор€дкуванн€. –€дки з порожн≥ми в≥чками в стовпц≥, по €кому ведетьс€ сортуванн€, розташовуютьс€ наприк≥нц≥ перел≥ку, що сортуЇтьс€. Microsoft Excel дозвол€Ї також сортувати не всю таблицю, а т≥льки вид≥лен≥ р€дки або стовпц≥.

ћал 33

 

 

‘орми даних

 

” Microsoft Excel не сл≥д робити н≥чого особливого дл€ того, щоб використовувати перел≥к в €кост≥ бази даних. ѕри виконанн≥ характерних дл€ баз даних операц≥й, таких €к пошук, сортуванн€, п≥дведенн€ п≥дсумк≥в, Microsoft Excel автоматично розгл€даЇ таблицю €к базу даних.

 

ѕри перегл€д≥, зм≥н≥, додаванн≥ ≥ видаленн≥ запису в баз≥ даних, а також при пошуку конкретних запис≥в за визначеним критер≥Їм зручно використовувати форми даних. ѕри звертанн≥ до команди ‘орма меню ƒанные Microsoft Excel читаЇ дан≥ й створюЇ д≥алогове в≥кно форми даних (мал.34). ” форм≥ даних на екран виводитьс€ один запис. ѕри уведенн≥ або зм≥н≥ даних у пол€х цього в≥кна зм≥нюЇтьс€ ум≥ст в≥дпов≥дних в≥чок у баз≥ даних.

 

ƒл€ використанн€ форм даних таблиц€ повинна мати ≥мена стовпц≥в. ≤мена стовпц≥в стають ≥менами пол≥в у форм≥ даних. ѕоле в≥дпов≥даЇ кожному стовпцю в таблиц≥. ‘орма даних автоматично розгортаЇтьс€ так, щоб вивести на екран в≥дразу ус≥ пол€ в дан≥й таблиц≥, до 32 пол≥в за один раз. «а допомогою смуги прокручуванн€ можна прокручувати записи в баз≥ даних. ѕозиц≥€ виведеного запису вказуЇтьс€ у верхньому правом кут≥. ѕересуватись по пол€х форми можна за допомогою миш≥ та клав≥ш Tab (униз), Shift+Tab (угору). ѕраворуч розташован≥ так≥ кнопки.

 

ƒобавить Ц очищуЇ пол€ дл€ уведенн€ нового запису бази даних. якщо знову натиснути кнопку ƒобавить, то уведен≥ дан≥ будуть додан≥ €к новий запис у к≥нець бази даних.

 

”далить Ц видал€Ї виведений запис, ≥нш≥ записи бази даних зсуваютьс€. ¬идален≥ записи не можуть бути в≥дновлен≥.

 

ћал 34

 

¬ернуть Ц в≥дновлюЇ в≥дредагован≥ пол€ у виведеному запису, видал€ючи зроблен≥ зм≥ни. ўоб в≥дновити запис, необх≥дно зробити це перед натисканн€м клав≥ш≥ Enter або перед переходом до ≥ншого запису.

 

Ќазад Ц виводить попередн≥й запис у перел≥ку. якщо був визначений критер≥й за допомогою кнопки  ритерии, то кнопка Ќазад виведе попередн≥й запис ≥з тих, що задовольн€ють заданому критер≥ю.

 

ƒалее Ц виводить наступний запис у баз≥ даних.

 

 ритерии Ц очищаЇ пол€ дл€ уведенн€ критер≥њв пор≥вн€нн€ з операторами пор≥вн€нн€ дл€ пошуку необх≥дноњ п≥дмножини запис≥в.

 

ѕравка Ц слугуЇ дл€ виходу з режиму уведенн€ критер≥њв. ƒоступна т≥льки тод≥, коли натиснута кнопка  ритерии.

 

ќчистить Ц видал€Ї ≥снуючий критер≥й ≥з в≥кна д≥алогу. ƒоступна т≥льки тод≥, коли натиснута кнопка  ритерии.

 

«акрыть Ц закриваЇ форму даних.

 

ƒл€ додаванн€ запису до бази даних необх≥дно:

 

вид≥лити в≥чко в таблиц≥, до котрого сл≥д додати запис;

 

у меню ƒанные вибрати команду ‘орма;

 

натиснути кнопку ƒобавить;

 

заповнити пол€ нового запису;

 

дл€ перем≥щенн€ до наступного пол€ натиснути клав≥шу “ab;

 

п≥сл€ уведенн€ даних натиснути клав≥шу Enter дл€ додаванн€ запису;

 

п≥сл€ додаванн€ ус≥х необх≥дних запис≥в, натиснути кнопку «акрыть.

 

Ќов≥ записи будуть додан≥ в к≥нець бази даних.

”становленн€ ≥нтервалу критер≥њв

 

 ритер≥њ бувають двох тип≥в.

 

1.  ритер≥њ обчисленн€ Ц це критер≥њ, що Ї результатом обчисленн€ формули. Ќаприклад, ≥нтервал критер≥њв =F7>—–«Ќј„($F$7:$F$21) виводить на екран р€дки, що мають у стовпц≥ F значенн€ б≥льше, н≥ж середнЇ значенн€ розм≥р≥в у в≥чках F7:F21. ‘ормула повинна повертати лог≥чне значенн€ Ћќ∆№ або »—“»Ќј. ѕри ф≥льтрац≥њ будуть доступн≥ т≥льки т≥ р€дки, значенн€ €ких будуть додавати формул≥ значенн€ »—“»Ќј.

 

2.  ритер≥њ пор≥вн€нн€ Ц це наб≥р умов дл€ пошуку, використовуваний дл€ вит€гу даних при запитах за прикладом.  ритер≥й пор≥вн€нн€ може бути посл≥довн≥стю символ≥в (константою) або вираженн€м (наприклад, ÷≥на > 700).

 

ƒл€ пошуку за допомогою форми даних запис≥в, що в≥дпов≥дають критер≥ю, необх≥дно:

 

вид≥лити в≥чко в таблиц≥;

 

у меню ƒанные вибрати команду ‘орма;

 

натиснути кнопку  ритерии;

 

у пол€х редагуванн€ увести критер≥њ дл€ пошуку даних;

 

дл€ виводу на екран першого запису, що в≥дпов≥даЇ критер≥ю, натиснути кнопку ƒалее;

 

дл€ виводу на екран попереднього запису, що в≥дпов≥даЇ критер≥ю, натиснути кнопку Ќазад;

 

дл€ пошуку запис≥в у перел≥ку по ≥ншому критер≥њ натиснути кнопку  ритерии ≥ увести новий критер≥й;

 

по зак≥нченн≥ натиснути кнопку «акрыть.

 

ўоб знову одержати доступ до ус≥х запис≥в перел≥ку необх≥дно натиснути кнопку  ритерии, а пот≥м натиснути кнопку ѕравка.

 

 оманда ‘ильтр меню ƒанные дозвол€Ї в≥дшукувати ≥ використовувати потр≥бну п≥дмножину даних у перел≥ку. ” в≥дф≥льтрованому перел≥ку вивод€тьс€ на екран т≥льки т≥ р€дки, що м≥ст€ть визначене значенн€ або в≥дпов≥дають визначеним критер≥€м, при цьому ≥нш≥ р€дки ви€вл€ютьс€ прихован≥. ƒл€ ф≥льтрац≥њ даних використовуютьс€ команди јвтофильтр ≥ –асширенный фильтр з пункту ‘ильтр меню ƒанные.

јвтофильтр

 

 оманда јвтофильтр установлюЇ кнопки прихованих перел≥к≥в (кнопки з≥ стр≥лкою) безпосередньо в р€док ≥з ≥менами стовпц≥в (мал.35). « њхньою допомогою можна вибрати записи бази даних, що сл≥д вивести на екран. ѕ≥сл€ вид≥ленн€ елементу в перел≥ку, що розкриваЇтьс€, р€дки, що не м≥ст€ть даний елемент, будуть прихован≥. Ќаприклад, €кщо у прихованому перел≥ку пол€ ÷ена вибрати 99грн., то будуть виведен≥ т≥льки записи, в €ких у пол≥ ÷ена м≥ститьс€ значенн€ 99грн.

 

якщо у прихованому перел≥ку вибрати пункт ”словие Е, то зТ€витьс€ в≥кно ѕользовательский автофильтр (мал.36). ” верхньому правому перел≥ку сл≥д вибрати один з оператор≥в (равно, больше, меньше та ≥н.), а у пол≥ праворуч вибрати одне з≥ значень. ” нижньому правому перел≥ку можна вибрати ≥нш≥й оператор, ≥ у пол≥ л≥воруч Ц значенн€.  оли ув≥мкнений перемикач », то будуть виводитис€ т≥льки записи, €к≥ задовольн€ють обидв≥ умови. ѕри ув≥мкненому перемикачу »Ћ» будуть виводитис€ записи, €к≥ задовольн€ють одну з умов. Ќаприклад, у в≥кн≥ на мал.36 введен≥ умови дл€ виведенн€ запис≥в по виробам з ц≥ною б≥льше 99грн ≥ менше 187грн.

 

ƒл€ виведенн€ дек≥лькох запис≥в з найб≥льшими або найменшими значенн€м по будь-€кому полю сл≥д у прихованому перел≥ку пол€ вибрати пункт ѕервые 10. ” д≥алоговому в≥кн≥ Ќаложение услови€ по списку у першому пол≥ з л≥чильником необх≥дно вибрати к≥льк≥сть запис≥в, а у пол≥ праворуч вибрати наибольших або наименьших.

 

ўоб вивести ус≥ дан≥ перел≥ку, необх≥дно викликати команду ќтобразить все або скасувати команду јвтофильтр меню ƒанные, п≥дм≥ню ‘ильтр.

–асширенный фильтр

 

 оманда –асширенный фильтр дозвол€Ї ф≥льтрувати дан≥ з використанн€м ≥нтервалу критер≥њв дл€ виводу т≥льки тих запис≥в, що задовольн€ють визначеним критер≥€м (мал.37). ѕри повторн≥й ф≥льтрац≥њ будуть прогл€датис€ ус≥ р€дки, ≥ прихован≥ ≥ в≥дкрит≥. «наченн€ перемикач≥в ≥ пол≥в в≥кна –асширенный фильтр наступне:

фильтровать список на месте Ц перемикач, що приховуЇ р€дки, €к≥ не задовольн€ють зазначеному критер≥ю;

 

скопировать результат в другое место Ц коп≥юЇ в≥дф≥льтрован≥ дан≥ на ≥нший робочий аркуш, або на ≥нше м≥сце на тому ж робочому аркуш≥;

 

»сходный диапазон Ц поле, що визначаЇ ≥нтервал, €к≥й м≥стить перел≥к, що п≥дл€гаЇ ф≥льтрац≥њ;

 

ƒиапазон условий Ц поле, що визначаЇ ≥нтервал в≥чок на робочому аркуш≥, €к≥й м≥стить необх≥дн≥ умови;

 

ѕоместить результат в диапазон Ц поле, що визначаЇ ≥нтервал в≥чок, в €кий коп≥юютьс€ р€дки, що задовольн€ють визначеним умовам; це поле активно т≥льки в тому випадку, €кщо обраний перемикач скопировать результат в другое место;

 

“олько уникальные записи Ц перемикач, що виводить т≥льки р€дки, що задовольн€ють критер≥ю ≥ не м≥ст€ть неповторюваних елемент≥в. якщо ≥нтервал критер≥њв не визначений, то в цьому випадку ус≥ р€дки перел≥ку, що м≥ст€ть дубл≥кати, будуть прихован≥.

 

ƒл€ установленн€ складних критер≥њв необх≥дно:

 

1. уставити дек≥лька р€дк≥в у верхн≥й частин≥ робочого аркушу;

 

2. в одному ≥з уставлених порожн≥х р€дк≥в увести ≥мена стовпц≥в, по €ких сл≥д в≥дф≥льтрувати перел≥к;

 

3. при використанн≥ критер≥њв пор≥вн€нн€, ≥мена критер≥њв повинн≥ бути ≥дентичн≥ ≥менам стовпц≥в, що перев≥р€ютьс€;

 

4. у р€дках, розташованих п≥д р€дком ≥з ≥менами стовпц≥в, що перев≥р€ютьс€, увести критер≥њ, €ким повинн≥ в≥дпов≥дати в≥чка стовпц≥в, що перев≥р€ютьс€;

 

5. вибрати в меню ƒанные п≥дм≥ню ‘ильтр, а пот≥м команду –асширенный фильтр, ≥ в д≥алоговому в≥кн≥ увести умови ф≥льтрац≥њ.

ƒл€ об'Їднанн€ критер≥њв за допомогою умовного оператора » потр≥бно зазначити критер≥њ в одному ≥ тому ж р€дку, а дл€ об'Їднанн€ критер≥њв за допомогою умовного оператора »Ћ» сл≥д подати критер≥њ в р≥зних р€дках. Ќаприклад, ≥нтервал критер≥њв на мал.38 виводить на екран ус≥ записи, що мають у стовпц≥ ÷ена значенн€ б≥льше 50 ≥ менше 100.

 

ѕ≥сл€ використанн€ команд јвтофильтр або –асширенный фильтр, таблиц€ переходить у режим ф≥льтрац≥њ. ” цьому режим≥ багато команд Microsoft Excel впливають т≥льки на зрим≥ в≥чка. ѕ≥сл€ застосуванн€ ф≥льтру дл€ виводу т≥льки потр≥бних р€дк≥в, можна скоп≥ювати отриману п≥дмножину даних в ≥нше м≥сце дл€ подальшого анал≥зу.

 

ўоб знову вивести ус≥ записи сл≥д у меню ƒанные вибрати пункт ‘ильтр ≥ пот≥м пункт ќтобразить все.

 

 





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-11-05; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 711 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

—воим успехом € об€зана тому, что никогда не оправдывалась и не принимала оправданий от других. © ‘лоренс Ќайтингейл
==> читать все изречени€...

2180 - | 2002 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.02 с.