Завантаження, початок і завершення роботи з книгами електронної таблиці

 

 

Работа с файлами в Excel

Сохранение и присвоение имени рабочей книге.

 

При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно диалога "Сохранение документа". В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

 

Открытие рабочей книги в Excel

 

Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога "Открытие документа" в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

 

Закрытие рабочей книги и выход из Excel

 

Для того чтобы закрыть рабочую книгу в Excel выберите команду Файл / Закрыть, в результате чего закроется рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.

 

Після завантаження Excel, буде відкрито вікно програми, що містить стандартні для Windows-програм елементи: заголовок вікна, значок системного меню, групу кнопок керування вікном, рядок меню, панелі інструментів, рядок стану, смуги прокрутки. Однак Excel має ще спеціальні компоненти вікна, які характерні саме такому класу програм:

· Рядок формул – це панель у верхній частині вікна Excel, яка використовується для надання вмісту коміркам. Вмістом комірки може бути як яке-небудь постійне значення (наприклад, число або текст), так і формула. З допомогою рядка формул відбувається введення та редагування вмісту комірки.

· Поле імені – це текстове поле зліва від рядка формул, в якому відображається ім’я виділеної комірки, елемент діаграми або об’єкт.

· Робоча область аркуша – графічне представлення електронних таблиць, що служить для наочної організації та зручного аналізу даних. Робоча область складається із комірок та заголовків рядків та стовпців.

· Вкладки аркушів – елементи робочої області в нижній частині вікна Excel, що нагадують вкладки в ящику-каталозі. Клацання мишею по якій-небудь із вкладок відкриває відповідний аркуш робочої книги.

 

Основні дії з файлами виконуються за допомогою команд меню Файл або кнопок на стандартній панелі інструментів.

Якщо при створенні нової книги використовується команда меню, а не кнопка на панелі, то Excel пропонує вибрати шаблон – уже готову книгу, як основу для створення нової. Зразки пропонованих шаблонів можна побачити в області перегляду вікна Создание документа. Коли який-небудь шаблон підходить для розв’язання задачі, необхідно виділити його і натиснути кнопку Да. Копія обраної книги буде відкрита у вікні Excel. Після створення книги її слід зберегти на диску командою Сохранить как при першому збереженні (або для зміни старого способу збереження) і командою Сохранить для збереження змін, внесених до вже існуючого документа. Діалогове вікно збереження файлу – стандартне. При виході з Excel чи закритті книги по команді Закрыть програма “нагадає” про необхідність зберегти результати роботи.

Команда Сохранить рабочую область використовується для збереження поточного стану Excel: усіх встановлених параметрів і розташування відкритих книг. Завдяки цьому завжди можна відновити робочу область у тому вигляді, в якому вона була на момент збереження.

Команда Сохранить в формате HTML запустить майстра Web-сторінок для перетворення даних і діаграм книги у формат HTML. У такому форматі книга може бути поміщена на Web-сторінку.

“Звичайна” книга Excel за замовчуванням має розширювання.xls. Робоча область запам’ятовується у файлі з розширенням.xlw. Якщо створено книгу, яку на далі використовуватимуть як шаблон, необхідно зберегти її як шаблон з розширенням.xlt. Кнопка Параметры у вікні збереження файлу дозволяє задати додаткові умови збереження: встановити режим створення резервної копії (копії файлу, що зберігається, але з розширенням.xlk) і задати паролі для захисту файлу на різних рівнях.

Вікно відкриття файлу також стандартне для Windows. Крім того, Excel “пам’ятає” основні чотири файли, з якими працювали, і виводить їх у нижній частині меню Файл, так що можна швидко відкрити кожний з них.

У вікні Excel можна відкрити стільки книг, скільки потрібно. Кожна наступна книга виводиться зверху останнього активного вікна і стає поточною. Для роботи з відкритими вікнами і швидкого переходу з одного вікна в інше зручно користуватися командами меню Окно. Нижня його частина містить список відкритих книг. Команда Окно→Расположить дозволяє обрати спосіб розміщення відкритих вікон на екрані так, щоб було зручно обмінюватися інформацією між книгами.

Іноді буває зручно мати на екрані кілька вікон для однієї і тієї ж книги, щоб одночасно працювати з декількома її частинами, розташованими далеко одна від одної. Для цього необхідно скористайтеся командою Окно→Новое, щоб створити додаткове вікно для поточної книги, а потім командою Окно→Расположить, щоб розмістити вікна у зручному порядку.

З аркушами поточної книги можна працювати як і з іншими об’єктами Excel, перетягуючи їх мишею або користуючись командами меню Правка, Вставка, Формат або контекстним меню їх ярличків.

Поточну книгу можна роздрукувати, настроївши, якщо потрібно, параметри сторінки, і навіть відправити електронною поштою. Команда Файл → Отправить запускає програму електронної пошти і вкладає в повідомлення поточну книгу.

 

 

Застосування шаблонів

 

Для заощадження часу або забезпечення стандартизації можна зберегти книгу як шаблон, а потім створювати на його основі інші книги. У Microsoft Office

Excel 2007 - Українська версія файл шаблона (.xltx) може містити дані та форматування, а файл шаблона з підтримкою роботи макросів (.xltm) також може містити макроси.

 

Для створення книги можна скористатися одним із ваших шаблонів або завантажити один із багатьох готових шаблонів із веб-сайту Microsoft Office Online.

Виберіть одну з нижченаведених можливостей.

Створення шаблона

Створення книги на основі шаблона

Створення шаблона

Відкрийте книгу, яку потрібно використати як шаблон.

Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти як.

У полі Ім'я файлу введіть бажане ім'я для шаблона.

У списку Тип файлу виберіть пункт Шаблон Excel або Шаблон Excel із підтримкою макросів, якщо книга містить макроси, і вони мають бути доступні в шаблоні.

Натисніть кнопку Зберегти.

 

Шаблон буде автоматично поміщено до папки «Шаблони», де до нього можна буде звернутися для створення нової книги.

 

Порада До папки «Шаблони» можна скопіювати будь-яку книгу Excel і надалі використовувати її як шаблон без збереження у форматі файлу шаблона (.xltx або.xltm). У Windows Vista шлях до папки «Шаблони» зазвичай C:\Users\<ваше_ім'я>\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблони. У Microsoft Windows XP папка «Шаблони» зазвичай міститься на шляху C:\Documents and Settings\<ваше_ім'я>\Application Data\Microsoft\Шаблони.

 

На початок сторінки

Створення книги на основі шаблона

Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Створити.

У списку Шаблони виконайте одну з таких дій.

Щоб створити книгу на основі нещодавно використаного шаблона, виберіть категорію Чисті та недавні і у групі Нещодавно використані шаблони двічі клацніть потрібний шаблон.

Щоб створити книгу на основі інстальованого шаблона, виберіть категорію Інстальовані шаблони і у групі Інстальовані шаблони двічі клацніть потрібний шаблон.

Щоб створити книгу на основі створеного вами шаблона, виберіть категорію Мої шаблони і на вкладці Мої шаблони двічі клацніть потрібний шаблон.

Щоб створити книгу на основі іншої книги, виберіть категорію Створення з наявного документа і двічі клацніть потрібну книгу.

 

Порада За наявності підключення до Інтернету можна також скористатися шаблонами на веб-сайті Office Online. У списку Microsoft Office Online клацніть категорію шаблонів, а потім у цій категорії двічі клацніть шаблон, який потрібно завантажити. Якщо цей шаблон надано учасником спільноти Microsoft Office Online, перед завантаженням ви маєте натиснути кнопку Приймаю, щоб прийняти умови використання шаблонів спільноти.