Кожний вид кейтерінгового обслуговування передбачає наявність певної матеріально-технічної бази, до якої мають входити необхідне обладнання, інвентар та допоміжні засоби у відповідній кількості та номенклатурі. Матеріально-технічна база організації виїзного обслуговування включає забезпеченість такими предметами:
- кухонне устаткування та інвентар для приготування продукції;
- обладнання та посуд (ємності) для транспортування готової продукції та напівфабрикатів;
- столи, стільці, інші меблі для проведення заходів;
- столовий посуд, набори, інші предмети сервірування столів, столова білизна, таці тощо;
- предмети декору та оформлення приміщень;
- форма обслуговуючого персоналу;
- звуко- та світлоапаратура;
- меблі та інше обладнання, тенти і палатки для проведення заходів на природі, а також інше допоміжне устаткування й обладнання.
Перевага замовлення організації бенкету в спеціалізованому закладі ресторанного господарства полягає в тому, що він повністю забезпечує всім необхідним. Для замовника досить складно знайти однаковий посуд, набори, білизну, меблі на велику кількість запрошених (від 100 осіб і більше). Тому потенційний замовник віддає перевагу саме тому закладу ресторанного господарства, який може забезпечити його не тільки продукцією, а й відповідними матеріально-технічними засобами.
За бажанням замовника та враховуючи тематику й особливості бенкету відповідно стилізується оформлення приміщень. Для цього підбираються відповідні меблі, посуд, столова білизна, спеціальний одяг для офіціантів, якщо необхідно, то роблять замовлення на їх виготовлення.
Для якісного та повносервісного обслуговування споживачів використовується велика кількість посуду з прозорого та кольорового скла, великий вибір білих та кольорових скатертин, металевих таць, стійок, столів, стільців, вішалок, тентів тощо. Скляний і порцеляновий посуд повинен бути підвищеної міцності. Іноді за бажанням замовника при обслуговуванні заходів на природі може використовуватися одноразовий посуд. Для раціональної організації роботи складського господарства та зручності транспортування інвентарю для кейтерінгового обслуговування необхідно дотримуватися певних вимог зберігання предметів матеріально-технічного забезпечення:
- пластикові меблі зберігають розібраними: окремо стільниці та ніжки, упаковані в самоклеючу плівку;
- тарілки, таці, блюда зберігають у картонних коробках з написами, розфасовані за видами;
- скло зберігають у картонних коробках, кожна з яких маркірується з назвою виробів та їх кількістю. В деяких випадках використовують пластиковий посуд, який розрізняється за кольором, для зручності зберігання, транспортування та обліку;
- тенти зберігають у складеному вигляді в мішках;
- білизна та спецодяг - у пластикових коробках та мішках.
Така форма зберігання дозволяє легко знайти потрібний інвентар і транспортувати його на місце проведення заходу.
Під час проведення підготовчих робіт на склад до матеріально відповідальної особи приходить затверджена керівництвом заявка на відвантаження інвентарю певної кількості та найменування залежно від виду та масштабності заходу.
Транспортування обладнання та посуду - дуже важливий момент, який потребує насамперед вміння правильно укомплектувати машину. Найчастіше обладнання, меблі, посуд, столову білизну привозять до місця проведення заходу завчасно (за день, за декілька годин - залежно від характеру свята та території, на якій воно буде проводитися), оскільки процес приготування приміщення досить тривалий. При цьому важливо, щоб обладнання не зламалося, а посуд залишився цілим або його втрати були якнайменші.
Після завершення бенкету використаний посуд, столову білизну, предмети сервірування та декорування укладають в ящики і транспортують до кейтерінгового підприємства для санітарної обробки. Столи розбирають, сцену, обладнання та устаткування демонтують. Перевіряється кількість предметів матеріально-технічного забезпечення, їх стан, визначається кількість битого посуду і скла, поламані меблі тощо. Як правило, витрати, пов'язані з боєм та ломом вищеназваних предметів, відшкодовує замовник, тому дуже важливо провести відповідні підрахунки одразу після завершення заходу.
Після санітарної обробки всі предмети матеріально-технічного забезпечення повертають на склад, де комірник їх приймає, фіксуючи кількість та якість інвентарю, посуду, обладнання, меблів. За необхідності планують реставраційні та ремонтні роботи.
Для транспортування всього необхідного на місце проведення заходу і назад може використовуватися власний транспорт. У разі необхідності додатково залучаються (орендуються) вантажні машини.
