Ділове листування передбачає дотримання певних правил. Розглянемо основні з них. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний (ім 'я та по батькові)!
Вельмишановний (ім'я та по батькові)!
Шановний пане...! (Шановна пані...!Шановні панове!)
У листі прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію: Високоповажний міністре! Вельмишановний професоре! Високоповажний пане прокуроре! В українській мові звертання ставляться у формі кличного відмінка. Вживання у звертанні іменників у називному відмінку є ненормативним.
Першою частиною будь-якого листа є мотивація, що пояснює спонукальні мотиви, причини складання листа.
Стандартні фрази, що вказують на мету З метою якнайшвидшого вирішення питання... З метою виконання розпорядження... Для узгодження спірних питань...
Стандартні фрази, що вказують на очікування відповіді і бажаний термін її отримання Просимо відповісти якомога швидше. Просимо дати відповідь у двотижневий термін. Будемо вдячні, якщо ви дасте відповідь протягом трьох днів від дня отримання цього листа.
Сподіваємося швидкої відповіді.
Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам відповідь.
Дуже важливим є вибір завершальних речень. Він залежить від змісту листа. Найчастіше у кінці листа повторюють подяку, вибачаються за турботи, висловлюють надію на подальшу співпрацю тощо.
Запевнення адресата в тому, про що йшлося у тексті
Запевняємо Вас у нашій підтримці. Будемо раді співпрацювати з Вами.
Будемо раді допомогти Вам.
Висловлення сподівання
Сподіваємося, що наше подальше співробітництво буде таким само приємним і взаємовигідним.
Вибачення за турботи
Щиро просимо вибачення за затримку.
Просимо вибачення за зайві клопоти.
Ще раз просимо вибачення за неможливість вчасно виконати замовлення.
Ще раз перепрошуємо за завдані незручності.
У кінці листа можна подякувати за допомогу, підтримку тощо, а також повторити подяку, висловлену на початку:
Ще раз дякуємо за Ваш благодійний внесок...
Дозвольте ще раз подякувати Вам...
Ще раз висловлюємо щиру вдячність...
Хочемо ще раз висловити вдячність за сприяння у...
Не слід забувати про завершальну фразу. Найчастіше ділові листи завершуються такими мовними кліше:
З повагою
З найкращими побажаннями
З вдячністю і повагою
З пошаною і сподіванням на зустріч
З вдячністю і найкращими побажаннями
З найщирішою до Вас повагою
Дієслова вживаються переважно у формі 1-ї особи однини і множини:
Прошу Вас
Повідомляємо Вам
Бажаємо успіхів
ВИСНОВКИ ДО ЧЕТВЕРТОГО ПИТАННЯ
Оскількилистування виключає невербальні елементи спілкування (міміку, жести), доцільно до тексту листів уводити звороти, які засвідчують шанобливе й позитивне ставлення до адресата. Із тексту сучасного листа повинен вимальовуватися образ адресанта: надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента, порядної та культурної людини. Кореспонденція – візитка дописувача та обличчя установи, яку він презентує. Тому використання загальноприйнятих етикетних формул високої тональності є обов’язковим у листуванні.
ВИСНОВКИ ДО ТЕМИ
Поняття гуманітарної культури досить об'ємне. Воно об'єднує в собі й такі регулятивні елементи, як ідеали, норми моралі, традиції, звичаї, що у своїй сукупності є соціальними нормами поведінки, дотримання яких є обов'язковою умовою збереження суспільства як єдиного цілого.
Вироблені суспільством норми поведінки і форми поводження об'єднується в цілій системі, яку прийнято називати етикетом (з фр. etiguette — ярлик, етикетка). Ці норми становлять собою категорію історічну, отже змінну. Крім того, в кожному суспільстві вони чітко детерміновані характером суспільних відносин.
МЕТОДИЧНІ ПОРАДИ ЩОДО ПІДГОТОВКИ ДО ДАНОЇ ТЕМИ:
Готуючись до теми необхідно
а) опрацювати навчальну і наукову літературу, що зазначена в лекції;
б) визначити:
- основні поняття теми;
- особливості використання етикетних формул.
