Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться за основним місцем роботи, а запис про роботу за сумісництвом вноситься в трудову книжку на прохання працівника.
На підставі трудової книжки власник або уповноважений ним орган при прийомі на роботу працівника може зробити висновок про досвід роботи, про кваліфікацію працівника, прийняти рішення щодо прийому на роботу або обґрунтовано відмовити в цьому. Трудова книжка підтверджує необхідний стаж роботи за спеціальністю, що потрібно відповідно до чинного законодавства України, для заняття певної посади або для виконання певної діяльності (наприклад, для одержання свідоцтва, що дає право займатися адвокатською діяльністю, необхідно мати стаж роботи за спеціальністю не менше двох років).
Працівникам, яких приймають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийому на роботу.
Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом. До трудової книжки вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.
Стягнення до трудової книжки не заносяться.
Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитися у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Основним нормативним актом, що регулює порядок ведення трудових книжок, є Постанова Кабінету Міністрів України № 301 від 27 квітня 1993 року «Про трудові книжки працівників» зі змінами, внесеними постановою № 131 від 2 березня 1994 року. Цією ж постановою затверджений зразок трудової книжки. Конкретизація і деталізація порядку ведення трудових книжок, порядку їх заповнення та обліку, видачі дублікатів визначається Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення № 58 від 29 липня 1993 року зі змінами від 26 березня 1996 року. Зміни й доповнення в Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників 8 червня 2001 року внесено наказом Міністерства праці та соціальної політики і Міністерства юстиції України.
Відповідно до загального правила трудові книжки повинні зберігатися на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розпис у журналі обліку.
Трудові ж книжки працівників, що працюють у фізичної особи, зберігаються не в роботодавця, а безпосередньо в самих працівників.
Для працівника, який працює у фізичної особи, існує особливий порядок внесення записів у трудову книжку. Записи про прийняття на роботу або звільнення з роботи працівників проводяться фізичною особою на підставі укладених з ними письмових договорів, які у свою чергу підлягають реєстрації у державній службі зайнятості. Причому строк такої реєстрації не повинен перевищувати одного тижня з моменту фактичного допуску працівника до роботи. Записи до трудової книжки, крім того, підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості й засвідчуються його печаткою.
