Під невідповідністю працівника обійманій посаді або виконуваній роботі варто розуміти його нездатність через недостатню кваліфікацію, підготовку або стан здоров'я виконувати належним чином обумовлену трудовим договором роботу. Слід зазначити, що звільнення за п. 2 ст. 40 КЗпП здійснюється на підставі об'єктивних даних, при цьому вина працівника відсутня. Неналежне виконання працівником покладених на нього трудових обов'язків унаслідок неналежних умов праці не може бути підґрунтям для звільнення на підставі п.2 ст. 40 КЗпП. Роботодавець повинен забезпечити нормальні умови праці, до яких належать справний стан машин, верстатів і пристроїв; належна якість матеріалів та інструментів, необхідних для виконання роботи, і їх вчасне подання; вчасне постачання виробництва електроенергією, газом та іншими джерелами енергоживлення; своєчасне забезпечення технічною документацією; здорові та безпечні умови праці (додержання правил і норм з техніки безпеки, необхідне освітлення, опалення, вентиляція, усунення шкідливих наслідків шуму, випромінювань, вібрації та інших факторів, які негативно впливають на здоров'я робітників тощо).
Згідно п. 24 ППВСУ від 6 листопада 1992 року №9 «Про практику розгляду судами трудових спорів» за цією підставою можуть бути звільнені працівники тільки в тому випадку, якщо будуть установлені фактичні дані, які підтверджують, що внаслідок недостатньої кваліфікації або втрати здоров'я (стійкого зниження працездатності) працівник не може належним чином виконувати покладені на нього трудові обов'язки, або виконання їх протипоказане за станом здоров'я, або несприятливе для членів трудового колективу або громадян, яких він обслуговує, і неможливо перевести працівника за його згодою на іншу роботу.
Стаття 17 ЗУ «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» забороняє розривати трудовий договір за мотивами інвалідності, за винятком випадків, коли за висновком медико-соціальної експертизи стан здоров'я інваліда перешкоджає виконанню професійних обов'язків, загрожує здоров'ю і безпеці інших осіб, або коли продовження трудової діяльності може призвести до погіршення здоров'я інваліда.
Невідповідність працівника за станом здоров'я повинна бути підтверджена медичним висновком. Особливо це важливо для працівників, що проходять обов'язковий медичний огляд (водії, працівники харчових блоків, лікувально-профілактичних і дитячих установ, працівники, які працюють зі шкідливими та тяжкими умовами праці тощо). Невідповідність працівника може підтверджуватися висновком атестаційної комісії (у разі якщо працівники проходять періодичну атестацію).
Атестація проводиться один раз на три-п'ять років. У межах одного міністерства (відомства) періодичність проведення атестації повинна бути однаковою. Конкретні строки, графік проведення атестації затверджуються керівником підприємства, установи, організації за узгодженням із відповідним профспілковим комітетом, про що доводять до відома працівників, які повинні бути атестовані. Атестаційна комісія, як правило, створюється наказом керівника. Висновки атестаційної комісії про ділові якості працівника не є обов'язковими для власника або уповноваженого ним органа, мають рекомендаційний характер і підлягають оцінці в сукупності з іншими об'єктивними даними, що свідчать про недостатню кваліфікацію працівника.
Не можна звільнити працівника на цій підставі, якщо в нього відсутня спеціальна освіта (диплом), крім випадків, коли, відповідно до чинного законодавства України, наявність диплома є обов’язковою умовою виконання роботи, обумовленої трудовим договором. У тих випадках, коли виконання певної роботи, відповідно и законодавства, допускається тільки після надання спеціального права (водії автомобільного транспорту або електротранспорту й 1 д.), позбавлення цього права може бути підставою для звільнений працівника через невідповідність обійманій посаді або виконуваній роботі.
Не можна звільнити через невідповідність працівників, які мають недостатню кваліфікацію через відсутність досвіду роботи у зв'язку з нетривалістю виробничого стажу, а також неповнолітніх, тому що вони також не мають достатнього досвіду. Не підлягають звільненню на такій підставі молоді фахівці, поки вони не набудуть достатніх навичок у роботі.
