Аудит соответствия позволяет оценить соответствие методов работы фирмы внешним и внутренним правилам и дать оценку качества необходимой для этого информации.
Существуют законы, влияющие на размер выплачиваемого вознаграждения. Эти законы касаются минимальной оплаты труда, оплаты сверхурочных, льгот.
Во многих организациях велика роль профсоюза, участвующего в принятии коллективного договора и установлении базисной зарплаты каждой категории работников.
Компенсационная система, разработанная в организации, обычно оформлена в виде локальных нормативных актов. Это может быть единый внутрифирменный документ – «Положение об оплате труда и премирования», – определяющий условия и механизмы денежного вознаграждения сотрудников.
Можно выделить три цели аудита соответствия:
а) Гарантия качества информации.
Информация относительно вознаграждений весьма разнообразна. Аудит базируется на информации о прошлых и прогнозируемых событиях, внутренних и внешних для фирмы, описываемых как качественными, так и количественными показателями.
Аудитор оценивает информированность персонала о принятой в организации системе вознаграждений, проводится ли руководством ли консультационная и разъяснительная работа.
Подчеркнем еще два важных аспекта в вопросе информации о вознаграждениях – конфиденциальность и безопасность. Все персональные поименные сведения, особенно имеющие прогнозный характер, и компьютерные операции по выплатам должны быть защищены.
Следует также проверить, что сводная информация по выплатам защищена от возможных инцидентов, например, компьютерного взлома, утечки, технических неполадок доступа к базам данных.
б) Обеспечение соблюдения правовых, нормативных или согласительных актов.
Соблюдение правил в вопросе вознаграждения особенно значимо. Аудитор оценивает вероятность рисков в связи с их нарушением.
в) Обеспечение выполнения внутрифирменных инструкций.
Чтобы реализовать собственную политику оплаты труда работников, фирмы разрабатывают целую совокупность процедур, которые должны быть формализованы в руководствах, методических указаниях и служебных записках. Аудитор знакомится с этими документами и контролирует их соблюдение.
Аудит соответствия изучает:
– порядок назначения и пересмотра зарплаты;
– процедуры относящихся к зарплате переговоров;
– организацию внутреннего контроля за правильностью начисления зарплаты;
– соблюдение принципа профессионального равенства;
– учет налоговых и социальных расходов;
– форму и организацию выплаты зарплаты;
– участие работников в акционировании и в прибыли;
– безопасность персонифицированной информации и качество соответствующего внутреннего контроля.
Пример. В качестве примера приведем анкету внутреннего контроля по разделу «Несчастные случаи на производстве».
Таблица 6.5 – Анкета внутреннего контроля по разделу «Несчастные случаи на производстве»
Аудитором также часто осуществляется оценка надежности и достоверности внутреннего контроля за выплатами. Для этого он проводит соответствующую проверку, чтобы убедиться, что:
– функции отдела труда и зарплаты и службы УП достаточно разделены между собой;
– лица, представленные в ведомостях на вознаграждение, имеют на это право;
– расчеты выполнены точно;
– уровни вознаграждений были согласованы и одобрены руководством, а также документированы;
– выплаты осуществлены своевременно и в достаточно безопасных условиях.
В вопросах вознаграждения миссии финансового аудитора и аудитора по персоналу частично перекрываются.
Аудит эффективности вознаграждений. Аудит эффективности направлен на улучшение качества управления вознаграждениями и дает ответ на два вопроса:
– соответствуют ли полученные результаты поставленным целям;
– получены ли эти результаты с наименьшими затратами.
Экономическая эффективность позволяет сопоставить результат с произведенными затратами.
При аудите эффективности вознаграждений экспертиза производится по следующим позициям:
– согласованность процедур с приоритетами фирмы в вопросе политики вознаграждений (являются ли процедуры точным отражением этой политики?);
– согласованность методов в вопросе вознаграждения с совокупностью других аспектов социального управления (например, вознаграждение и управление карьерой);
– внутренняя согласованность используемых административных процедур и управления вознаграждениями (между подразделениями или между различными этапами работы);
– соответствие процедур, т. е. их возможность вызывать ожидаемые результаты (позволяют ли процедуры оценить эффективность личного вклада сотрудника?);
– эффективность процедур, т. е. отношение величины дополнительных затрат к полученному результату.
Главные миссии аудита эффективности охватывают:
– аудит квалификации и классификаций;
– аудит индивидуализации вознаграждений;
– аудит социальных выплат;
– аудит стимулирующих вознаграждений;
– аудит участия в доходах;
– аудит вознаграждения сотрудников отделов продаж.
В качестве примеров рассмотрим первые два направления.
Классификация и квалификация. Существует два способа расчета оплаты работников: время и результат. Первый способ включает в себя почасовую или дневную зарплату. Определение зарплаты через величину результата непосредственно привязывает вознаграждение к объему производства.
Главные миссии аудитора связаны с анализом рабочих мест, т.е. их классификацией, квалификационными характеристиками, методами оценки труда, механизмами пересмотра тарифной сетки.
Классификация рабочих мест действующих на предприятии. Метод классификации видов труда заключается в том, что виды труда разбиваются на группы, называемые категориями, если в них входят только аналогичные виды труда, или разрядами, если в них входят виды труда, одинаковые по сложности, но отличающиеся по другим признакам. Существует несколько способов классификации видов труда. Во‑первых, составление описаний разрядов (аналог должностной инструкции) и распределение видов труда по категориям на основе этих описаний. Во‑вторых, разработка правил классификации для каждой категории. Затем можно классифицировать виды труда по этим правилам. При использовании метода классификации труда все виды труда уже будут сгруппированы в несколько категорий.
Далее рабочие места (должности) классифицируются по степени ценности каждого из них для организации. В итоге получается список должностей, иерархически упорядоченных и отличающихся друг от друга масштабом ответственности, важностью выполняемых функций, вкладом в достижение целей предприятия, требуемым уровнем квалификации, напряженностью труда.
Классификация рабочих мест (должностей) завершается присвоением тарифных разрядов для каждой должности.
Индивидуализация вознаграждений. Основная идея современных предпринимателей – обращаться с работниками как с партнерами, заставить их думать о целях компании, как о своих личных, платить им как партнерам, напрямую соединяя оплату труда и его результаты.
Существует великое множество поощрительных схем и способов их классификации: поощрения для производственных рабочих, для менеджеров и руководителей, для сотрудников отдела продаж и др., а также поощрительные схемы в масштабе всей организации. Надбавки определяются в процентах к базовому окладу и могут начисляться за стаж работы на фирме, за знание и использование в работе иностранного языка, за руководство над другими сотрудниками, за общую эффективность в работе и т.д. Надбавки могут быть постоянными и временными (на 3‑6 месяцев). Таким образом, базовый оклад плюс надбавки составляют базовую заработную плату.
Помимо юридической основы, в каждой организации по вопросу вознаграждений существуют многочисленные внутренние правила и постановления, иногда устаревшие. Четко проведенный аудит позволяет выявить этот недостаток.
Действия аудитора состоят из следующих этапов:
– получение информации об общих реальных вознаграждениях для каждого квалификационного уровня. Определение реального диапазона для каждого уровня, расчет средних и медиан. Построение графиков по этим цифрам;
– идентификация и анализ аномалий (зарплата, сильно отличающаяся от среднего значения). Выделение уровней для анализа;
– рассмотрение для одного или нескольких уровней причин разброса, изучение должностных характеристик, выявление индивидуальных случаев дискриминации;
– сопоставление с оплатой труда аналогичных должностей на других предприятиях региона и/или отрасли;
– предложения мер, направленных на устранение аномалий и разработке логичных принципов эффективной внутренней структуре вознаграждений.
Аудит эффективности вознаграждений может использовать также данные обзора зарплат, выполненного предприятием и/или опубликованные специализированными органами. В отдельных случаях аудитор самостоятельно проводит дополнительные исследования для получения более точной информации, в том числе и о выплатах социального характера.
Аудитор проверяет, располагает ли предприятие данными, позволяющими осуществить полезные сравнения в этом вопросе. Если предприятие регулярно покупает такую информацию, проверяется ее практическое использование предприятием.
