Анализ трудовых показателей как основа аудита персонала

Практическая работа аудитора по персоналу

 

Анализ трудовых показателей как основа аудита персонала

 

Внутренний аудит персонала позволяет оперативно оценивать правильность проведения кадровой политики, используя анализ трудовых показателей предприятия. Он содержит следующие основные направления аналитической деятельности:

1) анализ ресурсов (уровень, динамика и структура персонала предприятия; его движение; профессионально‑квалификационный состав);

2) анализ затрат (анализ трудоемкости и зарплатоемкости основных видов продукции; уровня, динамики и структуры оплаты труда, затрат на обучение, подготовку и переподготовку персонала и др.);

3) анализ эффективности труда (анализ уровня и динамики производительности труда по отдельным договорам, заказам и по предприятию в целом; анализ факторов роста производительности труда; оценка по автоматизации и механизации, эффективности технико‑экономических мероприятий, направленных на это; анализ соотношения изменения производительности и оплаты труда);

4) анализ социального развития (анализ формирования и использования фонда социального развития).

Анализ ресурсов труда содержит два основных направления:

– анализ численности работающих (уровня, структуры, движения);

– анализ фондов времени (уровня, структуры).

Полученная в результате анализа информация необходима для формирования оптимального портфеля заказов и разработки под него производственной программы.

Анализ численности, структуры и движения трудовых ресурсов осуществляется по следующим показателям:

– анализ численности работников по их составу, полу, возрасту, специальности, должностям, образовательному уровню и уровню квалификации; определение степени обеспеченности предприятия кадрами;

– проверка данных об использовании рабочего времени;

– изучение форм, динамики и причин движения рабочей силы, анализ коэффициентов стабильности и текучести, анализ потоков перемещений внутри предприятия и состояние дисциплины труда;

– определение в динамике количество работников, занятых ручным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;

– исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально‑квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем);

– сбор данных об уровне санитарно‑гигиенических производственных и бытовых условиях (состояние рабочих мест, общественного питания и т.п.).

Эта информация используется и при анализе социального развития коллектива.

Трудовой потенциал коллектива характеризуют следующие показатели:

– профессионально‑квалификационный потенциал: профессиональная структура персонала; функциональная структура; квалификационная структура; структура персонала по уровню образования; структура персонала по стажу;

– психофизиологический потенциал: половозрастная структура персонала; интенсивность, тяжесть труда; показатели заболеваемости (общей, профессиональной); показатели работоспособности работников;

– творческий потенциал: число рацпредложений и изобретений, поданных работающими; участие работающих в деятельности творческих групп (например, кружках качества); участие в разработке инноваций, профессиональных конкурсах и т.д.;

– мотивационный потенциал: удовлетворенность трудом; показатели отношения к труду; состояние социально‑психологического климата в коллективе; текучесть кадров и т.д.;

– моральный потенциал. Одним из показателей, характеризующих его уровень, может служить состояние трудовой дисциплины.

Использование системы показателей позволяет охарактеризовать состояние трудового потенциала организации и выявить структурные изменения, произошедшие в его составе за ряд лет.

Помимо оценки трудового потенциала, исследователями предлагается оценивать трудовую активность персонала, т.е. способность высокоэффективно трудиться, используя все личностные потенции.

Показатели, характеризующие трудовую активность, разделяют на несколько групп:

– производственно‑экономические (производительность труда, уровень выполнения трудовых норм, качество продукции, потери рабочего времени, экономия материальных ресурсов, трудовая дисциплина и т.д.);

– творческой активности (участие в рационализаторстве, изобретательстве, разработке инноваций, поиске неиспользованных резервов);

– развития личности (повышение уровня образования, квалификации, культуры труда, расширение профессионального профиля, карьера и т.д.);

– общественной активности в сфере производства (участие в работе общественных организаций, управлении предприятием, в выработке и принятии хозяйственных решений, кружки качества и т.д.).

Критерием, характеризующим использование трудового потенциала структурного подразделения, мог бы быть показатель сравнительной напряженности труда по численности, характеризующий степень использования кадров подразделения (участка, цеха, производства, отдела) в сравнении с их использованием в системе более высокого уровня.

Оценка стоимости трудового потенциала кроме стоимостного выражения трудовых затрат, может включать расходы, связанные с обучением персонала, переподготовкой и повышением квалификации. С учетом этого стоимость трудового потенциала предприятия (Стр) предлагается определять по следующей формуле:

 

Стр = Фзп + Фмп + Зо + Зпп + Зпк, (6.1)

 

где Фзп – фонд заработной платы ППП предприятия;

Фмп – фонд материального поощрения;

Зо – затраты по обучению кадров;

Зпп – расходы, связанные с их переподготовкой;

Зпк – затраты на повышение квалификации ППП.

Основной недостаток предлагаемого показателя в настоящее время в том, что в основе лежит заработная плата, не отражающая реальную стоимость рабочей силы, а в организации наблюдаются значительные недостатки и перекосы. Сегодня ее уровень все чаще зависит от финансового состояния предприятия, отрасли, структурной перестройки экономики, инфляции, уровня цен и других факторов, не связанных с качественными и количественными характеристиками трудового потенциала предприятия.

Количественные показатели оценки трудового потенциала:

– численность персонала (среднесписочная, явочная);

– эффективность использования рабочего времени (коэффициент использования установленной продолжительности рабочего дня и рабочего периода, интегральный коэффициент использования рабочего времени);

– выработка продукции на одного работника;

– сбалансированность рабочих мест и работающих на предприятии (дополнительная потребность или избыток рабочей силы).

Изменения в списочной численности персонала происходят вследствие приема на работу и увольнения работников. В интересах контроля за работой кадровых служб фирм необходимо определить не только общее число принятых и уволенных за данный период работников, но и распределение их по источникам поступления и направления выбытия. По данным о наличии и движении кадров в целом и по категориям и группам персонала строится баланс движения кадров (баланс ресурсов рабочей силы), что отражено в таблице 6.1.

 

Таблица 6.1 – Баланс движения кадров

 

Для оценки качества работы с кадрами фирмы можно использовать и систему показателей, характеризующих интенсивность оборота кадров и детализирующих особенности этого оборота. Основные показатели этой системы:

1 Коэффициент интенсивности оборота по приему (Кп) – отношение числа принятых за период работников (Чп) к среднесписочному их числу (Чс):

 

Кп = Чп: Чс. (6.2)

 

2 Коэффициент оборота по выбытию (Кв) – отношение числа выбывших за период работников (Чв) к среднему списочному их числу:

 

Кв = Чв: Чс. (6.3)

 

3 Коэффициент текучести (Кт) – отношение числа выбывших за период работников по собственному желанию из‑за несоответствия квалификации, за нарушение трудовой дисциплины за анализируемый период времени (Чвт), к среднему списочному числу работников за тот же период:

 

Кт = Чвт: Чс. (6.4)

 

4 Коэффициент замещения (Кз) – отношение разности числа принятых и выбывших работников к среднему списочному их числу:

 

Кз = (Чп‑Чв):Чс. (6.5)

 

Если разность в числителе коэффициента положительна, то число принятых превышает число выбывших. Можно полагать, что часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольнениями, а часть принятых используется на вновь созданных рабочих местах.

Отрицательное значение коэффициента возникает, когда число уволенных превышает число вновь принятых, что может быть связано с сокращением объема производства, ликвидацией части рабочих мест в связи с техническим перевооружением и рядом других причин.

5 Коэффициент постоянства кадров – отношение числа работников, проработавших весь отчетный период, к их числу на конец этого периода. Этот коэффициент как бы дополняет коэффициент текучести и применяется для оценки эффективности кадровой политики фирмы, так как не вызываемый объективно неизбежными причинами оборот рабочей силы приводит к снижению эффективности ее использования в производстве. Вновь принятых работников необходимо доучивать, предоставлять им время на адаптацию к конкретным условиям работы на данной фирме, а в связи с увольнениями работников фирма несет потери, связанные с ранее понесенными ею затратами на обучение и удовлетворение некоторых социальных потребностей увольняющихся работников.

Анализ использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного работника за год, месяц. И заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человекочасов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическим обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и процентах.

В ходе анализа эффективности использования рабочего времени составляется таблица, содержащая:

– среднесписочное число работников, (чел);

– количество отработанных дней, (чел/ч);

– среднее количество дней работы одного работника, (час);

– неявки на работу, (дней), в том числе по причинам: очередные отпуска, учебные отпуска, болезни, другие неявки, разрешенные законом и неявки с разрешения администрации, прогулы;

– среднесписочную продолжительность рабочего дня (час);

– среднее количество часов работы одного работника (час);

– количество отработанных рабочими (чел/час).

Все эти показатели рассчитываются как отклонение плана и факта в процентах.

Изучение структуры календарного фонда рабочего времени работников по фирме в целом и по отдельным категориям и группам работников осуществляется на практике путем составления баланса рабочего времени (Таблица 6.2).

 

Таблица 6.2 – Баланс рабочего времени

 

Оценка деятельности служб УП характеризуется в виде потерь в денежном выражении, при этом в стоимость потерь 1 часа рабочего времени включается средняя заработная плата, затраты на пенсии, пособия работникам, затраты на содержание административного аппарата, накладные расходы.

Уменьшение или увеличение фактически отработанного фонда рабочего времени происходит за счет: изменения численности работников, изменения числа отработанных человеко‑дней в году, изменения средней продолжительности рабочего дня.

Для анализа эффективности использования рабочего времени рассчитывают коэффициент использования реального (эффективного) фонда рабочего времени одного рабочего (Крф) по формуле:

 

 

где d_прв.ф и d_прв.в – потери рабочего времени соответственно в отчетном и базисном периоде в (%).

 

Рисунок 6.1 – Структура календарного фонда времени

 

Более детальную характеристику использования рабочего времени на предприятии дает анализ баланса рабочего времени одного среднесписочного рабочего.

Эффективность использования рабочего времени определяют возможным сокращением численности работающих и величиной недоданной продукции за счет потерь и нерациональных затрат рабочего времени.

С помощью стандартных формул аудитор может просчитать потери рабочего времени за счет снижения числа прогулов, простоев, болезней, невыходов с разрешения администрации, улучшения условий труда. Что позволяет увеличить бюджет рабочего времени. Эти показатели влияют на высвобождение и экономию численности за счет увеличения бюджета времени.

Аудит качества труда из‑за его многофакторности нельзя определить по какой‑то одной формуле. Качество труда определяется большим числом условий и показателей: отсутствие рекламаций и нарушений технологической дисциплины, улучшение потребительских и физических свойств товаров и услуг. Это определенный уровень квалификации рабочих, отсутствие нарушений техники безопасности, сдача продукции с первого предъявления. Как показатель трудовой деятельности, качество труда можно применять, перенося его содержание на качество продукции.

В область аудита качества труда подпадают потери от брака, снижение которых повышает качество труда, и дает экономию рабочего времени, поскольку имеется возможность увеличить выпуск продукции без дополнительных затрат труда. В ходе анализа качества труда может быть рассмотрены вопросы экономии численности персонала за счет сокращения потерь от брака выпускаемой продукции.

Внутренний анализ затрат труда осуществляется по следующим направлениям:

– анализ роста производительности труда и снижения трудоемкости производства продукции по важнейшим ее видам (договорам), по предприятию в целом;

– анализ уровней и динамики изменения зарплатоемкости важнейших видов продукции и всей реализованной продукции;

– анализ использования фонда заработной платы и средней заработной платы.

Анализ производительности труда наиболее трудоемкая часть, имеющая реальное практическое значение. Производительность труда – это обобщающий показатель эффективности работы предприятия. Основная цель анализа производительности труда – выявление резервов ее роста. В ходе анализа выясняют степень выполнения производственных планов по росту производительности труда и ее динамику, т.е. изменение этого показателя во времени. Затем рассматривается влияние роста производительности труда на объем выпущенных товаров и услуг и, наконец, степень воздействия на производительность труда многих других факторов.

Выполнение плана повышения производительности труда может быть проанализировано за месяц, квартал и любой другой период, с начала года с нарастающим итогом. Фактический рост производительности труда сопоставляется с базовым или плановым. Данный показатель часто называют индексом изменения производительности труда. Его определяют по формуле:

 

 

где ΔП_пр – изменение производительности труда (выработки);

В_б(пл) – выработка продукции в расчете на одного работающего в базисном периоде (по плану);

В_фак – фактическая выработка продукции в отчетном периоде.

Поскольку производительность труда растет в результате лучшего использования фонда рабочего времени, то изменение производительности труда определяется как расчет относительной (или абсолютной) экономии численности работников по отдельным факторам или их совокупности.

Анализ роста производительности труда в результате повышения технического уровня производства позволяет выявить высвобождение численности рабочих в результате внедрения нового оборудования, механизации рабочих и автоматизации производства, сокращения затрат ручного труда, улучшения использования оборудования. К числу таких факторов относится ввод нового и модернизированного оборудования, приводящее к снижению трудоемкости продукции. К таким факторам можно отнести изменения доли кооперированных поставок, изменение соотношения между численностью основных рабочих и вспомогательного, управленческого персонала. При этом определяются:

– экономия рабочей силы от снижения трудоемкости продукции за счет повышения технического уровня производства;

– экономия численности персонала при внедрении нового оборудования и модернизации действующего;

– экономия рабочей силы при выполнении плана механизации и автоматизации производства, внедрении новых технологических процессов;

– экономия численности персонала за счет совершенствования организации производства, труда и управления;

– относительная экономия численности рабочих, при внедрении мероприятий, направленных на снижение текучести кадров в отчетном периоде по сравнению с базисным;

– экономия численности рабочих за счет сокращения числа случаев невыполнения норм выработки;

– относительное уменьшение численности рабочих за счет повышения квалификации, в результате чего сокращается количество рабочих, не выполняющих норму выработки.

Даже если работодатель считает уровень потерь рабочего времени, потери от снижения производительности труда, от брака и другие затраты приемлемыми для его организации, аудитору следует изучить статистику аналогичных предприятий и сверить, соответствуют ли полученные результаты отраслевым.

Анализ оплаты труда.

Анализ расходов средств на оплату труда включает:

– определение размеров средней заработной платы по категориям персонала;

– обоснование форм и системы оплаты труда;

– анализ эффективности систем премирования;

– анализ использования средств, направляемых в фонд потребления;

– анализ распределения средств, направляемых в фонд потребления;

– определение финансового резерва на анализируемый период.

Эти данные сводят в таблицу, в которой указывают величину фонда потребления, фактические расходы и отклонения фактических расходов от плановых в абсолютных величинах и в процентах.