Більша достовірність у цифрах.

Достовірність цифрових даних відіграє надзвичайно велику

роль у справі вдосконалення контролінгу. Недостовірність їх вка-

зує на наявність слабких місць. На практиці, як засвідчує досвід,

існує п’ять основних причин виникнення слабких місць, до яких

слід віднести:

1) організаційні проблеми;

2) непланове недовикористання виробничих потужностей;

3) структурні зміни протягом року;

4) проблеми в розчленуванні затрат і результатів діяльності за

періодами;

5) відхилення у зрівняльному підсумку від результатної суми

рахунку прибутків і збитків фінансової бухгалтерії.

Зупинимося дещо детальніше на вказаних причинах.

Організаційні проблеми — це недоліки в обліку, документа-

ції і документообігу, коли первинні документи несвоєчасно над-

ходять в бухгалтерію, а також допускаються помилки в їх розне-

сенні, нарахуванні боргових сум, плутанина в кореспонденції

рахунків, помилкове виведення залишків матеріалів і продукції

на складі та сповільнення у поданні даних обліку, яке через пога-

ну організацію потоку документів перешкоджає своєчасному

складанню звітності. Виправити це становище можна безпосере-

днім виявом помилок і недоліків та ліквідацією причин, що їх ви-

кликають.

Ступінь зайнятості виробничих потужностей закладається в

калькуляційні розрахунки, які тісно пов’язані з ціноутворенням,

прийняттям і відхиленням замовлень, а також з рішеннями щодо

збільшення чи зменшення асортименту продукції, що випуска-

ється. У зв’язку з цим запланований на початок року ступінь за-

йнятості повинен бути досягнутий. Всі середні розміри необхід-

них сум покриття орієнтуються на задану підсумкову суму, яка

компенсує затрати на організацію і забезпечує одержання прибу-

тку при запланованому завантаженні потужностей. Якщо заван-

таження стало іншим, то необхідно досить ретельно проаналізу-

вати і перерахувати необхідні і фактичні суми покриття, щоб не

було несподіванок.

Те ж саме відбувається, коли протягом року величина затрат

на організацію і підготовку виробництва збільшується. В даному

випадку для одержання запланованого прибутку необхідно або

компенсувати перевищення одних затрат їх зменшенням по ін-

ших статтях, або збільшити необхідну суму покриття.

Структурні відхилення від плану по реалізації продукції, її

випуску, складу покупців можуть досить сильно вплинути на ди-

наміку результатів господарської діяльності підприємства. Важ-

ливо слідкувати за цими змінами. Вони виникають, наприклад,

коли змінюються, структура клієнтів або регіональний розподіл

місць збуту продукції, що викликає додаткові транспортні затра-

ти, якщо іншим стає співвідношення каналів збуту і їх умови.

Структурні зміни з’являються також внаслідок застосування ін-

ших методів виробництва, нових технологій, зміни пропорцій

між виробництвом на своєму підприємстві і на стороні, змін у

використанні матеріалів, у співвідношенні між придбаними това-

рами і виробами власного виробництва або змін у структурі асор-

тименту випуску продукції. В цих випадках з допомогою факти-

чної калькуляції аналізують вплив таких змін на середні суми

покриття, щоб своєчасно виявити їх наслідки. При цьому стає

зрозуміло, які угоди і замовлення в майбутньому можна здійсню-

вати і приймати без обмежень, а які — ні.

Розчленування затрат за звітними періодами необхідне зав-

жди у тому разі, коли справжній час здійснення не збігається з ча-

сом, зафіксованим у відповідному бухгалтерському документі. Для

прикладу, одноразові затрати виникають в одному звітному періоді,

а їх необхідно розмежувати між наступними рівномірно, так як не-

минучі значні коливання затрат по періодах і незіставність планових

та фактичних показників для регулювання результату. Такого роду

нерегулярні нарахування і платежі повинні плануватися заздалегідь

і рівномірно розподілятися за звітними періодами.

Те ж саме відноситься й до п’ятого кола проблем, пов’язаних з

розрахунком відхилень у підсумку діяльності підприємства в

системі контролінгу від результатної суми і рахунку прибутків і

збитків фінансової бухгалтерії. Зараз нам необхідна зв’язуюча

ланка, свого роду міст, який з’єднав би результатний рахунок си-

стеми контролінгу і рахунок прибутків та збитків. Цим гаранту-

ється, що визначаючи результати господарювання, ми зможемо

передбачити майбутній стан рахунку прибутків і збитків, а відтак

наприкінці року уникнути неочікуваних розходжень між нашими

розрахунками і даними системного обліку.

 

4. Автоматизація аналізу планових і фактичних показників.

Впровадження нової системи управління виробництвом

пов’язане із зростанням трудомісткості розрахунків (проте вони

дають змогу домогтись ясності і однозначності розподілу ви- трат), з необхідністю групування витрат відповідно до номенкла- тури рахунків. У зв’язку з цим неможливо обійтись без викорис- тання системи електронної обробки даних. В наш час, коли ПЕОМ стають все більш зручними у користуванні, коли системи програмного забезпечення пропонуються на ринку за цілком прийнятними цінами, а для використання комп’ютера необхідно все менше спеціальних знань в галузі ЕОМ, такий перехід не пе- редбачає ніяких труднощів.

Принципово важливим є питання поєднання контролінгу на базі ЕОМ з іншими можливостями його застосування, іншими словами, чи вибрати інтегрований розв’язок проблеми, чи обме- житись одиничними розв’язками. Відокремлена система з одини- чними розв’язками використовує ті ж дані, проте обминає відомі проблеми перегрупування витрат, хоч їх розв’язок може бути за- безпеченим з наявними варіантами використання ЕОМ в обліку.