Достовірність цифрових даних відіграє надзвичайно велику
роль у справі вдосконалення контролінгу. Недостовірність їх вка-
зує на наявність слабких місць. На практиці, як засвідчує досвід,
існує п’ять основних причин виникнення слабких місць, до яких
слід віднести:
1) організаційні проблеми;
2) непланове недовикористання виробничих потужностей;
3) структурні зміни протягом року;
4) проблеми в розчленуванні затрат і результатів діяльності за
періодами;
5) відхилення у зрівняльному підсумку від результатної суми
рахунку прибутків і збитків фінансової бухгалтерії.
Зупинимося дещо детальніше на вказаних причинах.
Організаційні проблеми — це недоліки в обліку, документа-
ції і документообігу, коли первинні документи несвоєчасно над-
ходять в бухгалтерію, а також допускаються помилки в їх розне-
сенні, нарахуванні боргових сум, плутанина в кореспонденції
рахунків, помилкове виведення залишків матеріалів і продукції
на складі та сповільнення у поданні даних обліку, яке через пога-
ну організацію потоку документів перешкоджає своєчасному
складанню звітності. Виправити це становище можна безпосере-
днім виявом помилок і недоліків та ліквідацією причин, що їх ви-
кликають.
Ступінь зайнятості виробничих потужностей закладається в
калькуляційні розрахунки, які тісно пов’язані з ціноутворенням,
прийняттям і відхиленням замовлень, а також з рішеннями щодо
збільшення чи зменшення асортименту продукції, що випуска-
ється. У зв’язку з цим запланований на початок року ступінь за-
йнятості повинен бути досягнутий. Всі середні розміри необхід-
них сум покриття орієнтуються на задану підсумкову суму, яка
компенсує затрати на організацію і забезпечує одержання прибу-
тку при запланованому завантаженні потужностей. Якщо заван-
таження стало іншим, то необхідно досить ретельно проаналізу-
вати і перерахувати необхідні і фактичні суми покриття, щоб не
було несподіванок.
Те ж саме відбувається, коли протягом року величина затрат
на організацію і підготовку виробництва збільшується. В даному
випадку для одержання запланованого прибутку необхідно або
компенсувати перевищення одних затрат їх зменшенням по ін-
ших статтях, або збільшити необхідну суму покриття.
Структурні відхилення від плану по реалізації продукції, її
випуску, складу покупців можуть досить сильно вплинути на ди-
наміку результатів господарської діяльності підприємства. Важ-
ливо слідкувати за цими змінами. Вони виникають, наприклад,
коли змінюються, структура клієнтів або регіональний розподіл
місць збуту продукції, що викликає додаткові транспортні затра-
ти, якщо іншим стає співвідношення каналів збуту і їх умови.
Структурні зміни з’являються також внаслідок застосування ін-
ших методів виробництва, нових технологій, зміни пропорцій
між виробництвом на своєму підприємстві і на стороні, змін у
використанні матеріалів, у співвідношенні між придбаними това-
рами і виробами власного виробництва або змін у структурі асор-
тименту випуску продукції. В цих випадках з допомогою факти-
чної калькуляції аналізують вплив таких змін на середні суми
покриття, щоб своєчасно виявити їх наслідки. При цьому стає
зрозуміло, які угоди і замовлення в майбутньому можна здійсню-
вати і приймати без обмежень, а які — ні.
Розчленування затрат за звітними періодами необхідне зав-
жди у тому разі, коли справжній час здійснення не збігається з ча-
сом, зафіксованим у відповідному бухгалтерському документі. Для
прикладу, одноразові затрати виникають в одному звітному періоді,
а їх необхідно розмежувати між наступними рівномірно, так як не-
минучі значні коливання затрат по періодах і незіставність планових
та фактичних показників для регулювання результату. Такого роду
нерегулярні нарахування і платежі повинні плануватися заздалегідь
і рівномірно розподілятися за звітними періодами.
Те ж саме відноситься й до п’ятого кола проблем, пов’язаних з
розрахунком відхилень у підсумку діяльності підприємства в
системі контролінгу від результатної суми і рахунку прибутків і
збитків фінансової бухгалтерії. Зараз нам необхідна зв’язуюча
ланка, свого роду міст, який з’єднав би результатний рахунок си-
стеми контролінгу і рахунок прибутків та збитків. Цим гаранту-
ється, що визначаючи результати господарювання, ми зможемо
передбачити майбутній стан рахунку прибутків і збитків, а відтак
наприкінці року уникнути неочікуваних розходжень між нашими
розрахунками і даними системного обліку.
4. Автоматизація аналізу планових і фактичних показників.
Впровадження нової системи управління виробництвом
пов’язане із зростанням трудомісткості розрахунків (проте вони
дають змогу домогтись ясності і однозначності розподілу ви- трат), з необхідністю групування витрат відповідно до номенкла- тури рахунків. У зв’язку з цим неможливо обійтись без викорис- тання системи електронної обробки даних. В наш час, коли ПЕОМ стають все більш зручними у користуванні, коли системи програмного забезпечення пропонуються на ринку за цілком прийнятними цінами, а для використання комп’ютера необхідно все менше спеціальних знань в галузі ЕОМ, такий перехід не пе- редбачає ніяких труднощів.
Принципово важливим є питання поєднання контролінгу на базі ЕОМ з іншими можливостями його застосування, іншими словами, чи вибрати інтегрований розв’язок проблеми, чи обме- житись одиничними розв’язками. Відокремлена система з одини- чними розв’язками використовує ті ж дані, проте обминає відомі проблеми перегрупування витрат, хоч їх розв’язок може бути за- безпеченим з наявними варіантами використання ЕОМ в обліку.
