Етап 4. Затрати на організацію і підготовку виробництва

й збуту. В принципі можна допустити, що затрати на організа-

цію, якщо розглядати їх протягом короткого періоду часу, є по-

стійними і не змінюються одночасно з коливаннями рівня зайня-

тості. В цьому якраз і призначення затрат на організацію, щоб

підготувати необхідну потужність для виконання запланованого

навантаження. Проте якщо на підприємстві простежується тен-

денція до неповної зайнятості, то постає питання про те, як кері-

вництву підприємства (адміністрації) швидко і гнучко відрегу-

лювати затрати на організацію і забезпечення виробництва з тим,

щоб ліквідувати застійні явища цього блоку витрат, тобто домог-

тися зменшення цих витрат (в умовах скорочення виробництва

можуть бути зменшені витрати на телефонні розмови, частина

кадрів може бути направлена у відпустки і т. д.).

Пошуки причин.

Контролiнг може функціонувати лише тоді, коли він зорієнто-

ваний на «вузькі» місця діяльності підприємства. Не кожне від-

хилення фактичних показників від планових має однакове зна-

чення. Відхилення слід сприймати як сигнали для необхідних

коригувань та змін. Шукати причини відхилень потрібно там, де:

¾ є найбільші відхилення (в абсолютних числах) між планом і

фактом;

¾ необхідна рішуча дія і термінове втручання з тим, щоб не

відбулося ще більших відхилень;

¾ інші сфери (підрозділи) або види затрат можуть допомогти

компенсувати відхилення однієї групи позитивними відхилення-

ми в іншому місці (іншої групи);

¾ вияснення причин допомагає швидко здійснити ефективні

протидіючі міри (заходи).

Виходячи з цих критеріїв для аналізу причин і факторів, що впливають на відхилення, необхідно брати до уваги певні показ- ники, якими можуть бути:

а) загальний оборот (оборот-брутто);

б) зміна запасів готової продукції і внаслідок цього її загаль-

ного випуску;

в) витрачання матеріалів, зарплати, транспортні витрати і т. п.;

г) час виробництва тощо.

У подальшому при здійсненні протидіючих заходів щодо ко-

ригування відхилень необхідно детально проаналізувати можли-

вості регулювання витрат на організацію, підготовку здійснення

виробництва.

А) загальний оборот (оборот-брутто).

З метою детального аналізу слід переконатися, перш за все, з

якого виду продукції є найбільші відхилення в обсязі реалізації. З

цією метою проводяться бесіди адміністрації, контролера з від-

повідальним (віце-президентом) за вказаний вид продукції. У хо-

ді бесіди висвітлюються причини таких відхилень, якими можуть

бути: більша активність конкурентів, пропозиція більш вигідних

умов для покупців, втрата потенційних та реальних клієнтів через

різні причини (хвороба відповідального за роботу з клієнтами і

т. п.) та інші.

Головними заходами щодо виправлення становища можуть

бути:

¾ детальний аналіз калькуляції собівартості продукції, щоб

визначити відповідність скалькульованих цін ринковим та вияс-

нити, чи не було тут помилок;

¾ придбати вироби конкурентів, щоб визначити інші власти-

вості і можливості обробки даного продукту. Це робиться для то-

го, щоб визначити чи не використовували конкуренти більш ви-

гідний матеріал і яким чином в процесі його обробки вони

понесли менші затрати;

¾ перевірити використання матеріалу на власному підприєм-

стві, щоб викрити недоліки у його використанні (крадіжки, брак,

недоліки в обліку);

¾ посилена реклама для нових клієнтів з щотижневим звітом.

Б) зміна запасів.

Необхідно продумати і обговорити питання доцільності збе-

реження міри завантаження потужності виходячи з реального

стану справ щодо фактичної кількості замовлень. Альтернативою

можна вважати укладення угоди з постійними клієнтами щодо

лімітів поставок. В цьому випадку слід буде утримувати для клі-

єнтів склад готової продукції, з якого вони можуть вимагати по- трібні їм товари (продукцію) у будь-який час. Це дало б можли- вість максимально і рівномірно протягом року завантажити по- тужності і йти на ризик виробництва продукції для складу, якщо інші замовлення коливаються залежно до кон’юнктури. Проте внаслідок високих витрат на оренду і утриманням такого складу доцільність його функціонування ще повинна бути перевірена (шляхом складення калькуляції).