Тема: архівна робота з документами

ПРАВОДІЛОВОЇ СВЕРИ

Основні поняття: архівна робота; зберігання справ, знищення справ

Методичні рекомендації

 

Згідно Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій архів є самостійною структурною частиною установи або входить до складу служби діловодства установи (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). Положення про архів, що є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства, затверджується керівником установи. Установи, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують положення про архів з відповідною експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради, після чого положення затверджуються керівником установи. У малочисельних установах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства. У посадовій інструкції цього працівника зазначаються види робіт, обов'язки з виконання яких покладаються на нього, його права та відповідальність. Основними завданнями архіву є: приймання від структурних підрозділів установи та зберігання архівних документів; контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи; участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі; ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради; проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд ЕК установи проектів описів документів, унесених до Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників установи та актів про вилучення для знищення документів, що не внесені до Національного архівного фонду; створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів; організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, що належать державі, територіальним громадам, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам; підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради; участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації
працівників установи, які відповідають за роботу з документами. Для виконання покладених на архів завдань йому надається
право: вимагати від структурних підрозділів установи передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог; давати структурним підрозділам установи рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву; запитувати від структурних підрозділів установи відомості, необхідні для роботи; інформувати керівництво установи про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення; брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в установі, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

 

Література

Основна

1. Наказ Державного комітету архіві України від 29.01.2003 № 16 «Про затвердження Типового положення про експертну державного і комунального підприємства установи та організації».

2. Наказ Державного комітету архіві України від 16.03.2001 № 16 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів, органів державної влади, місцевого самоврядування підприємств, установ і організацій»

3. Наказ Державного комітету архіві України від 15.01.2003 № 6 «Про затвердження Положення про умови зберігання архівних документів»

4. Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.

5. Зразки процесуальних документів (заяви, позовні заяви, скарги, клопотання) / Укл.: Хавронюк М. І. – К.: Атіка, 2008. – 256с.

6. Інструкція з діловодства, що ведеться в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах освіти та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, затвердженої наказом МВС України від 04 жовтня 2003 року №1150.

7. Інструкція про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України, затверджена наказом МВС України від 20.01.2004 № 55.

8. Інструкція про організацію діловодства в системі МВС України, затверджена Наказом МВС України від 24.11.2003 № 1440.

9. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. та доп. – К.: КНТ, 2008. – 372 с.

10. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.

11. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган – К., 2002.

Додаткова

12. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг: навч. посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.

13. Корж А. В. Юридичне документоведення: навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К.: Ін-т держави і права імені В. М. Корецького НАН України, 2001. – 168 с.

14. Організація діловодства та навчальна практика: навч. посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К.: Алерта, 2006. – 600 с.

15. Пащук Р. І. Ділове мовлення правоохоронця: навч. посібник / Р. І. Пащук, Н. М. Поліщук, Н. Є. Таран – 2-ге вид., переробл. і доп. / МВС України, Луган. акад. внутр. справ МВС ім. 10-річчя незалежності України / відп. ред. О. М. Литвинов; Вст. ст. І. П. Ющука. – Луганськ: РВВ ЛАВС, 2004. – 304 с.

16. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.

17. Токарська А. С., Кочан І. М. Українська мова фахового спрямування для юристів: підручник / А. С. Токарська, І. М. Кочан.. – К.: Знання, 2008.

18. Швецова-Водка Г. М. Документознавство: навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К.: Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

19. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.

20. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення: навч. посібник / С. В. Шевчук, О. О, Кабиш. – К.: Атіка, 2007.