СТАДІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ
Основні поняття: номенклатура справи, типова номенклатура справи, індивідуальна номенклатура справи, зведена номенклатура справи.
Методичні рекомендації
Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання або відправлення.
Організація документообігу – це правила, відповідно до яких відбувається рух документів в установі. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, що включає як операції з документами, так i всі їх переміщення в апараті управління, тобто їх одержання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, засвідчення, оформлення і відправлення
Усі документи, які надходять до підприємства, приймаються централізовано в канцелярії.
Неправильно оформлені (непідписні, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.
Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії або секретарем. Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов’язків, у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід керуватися положенням про підприємство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ.
Документообіг є важливою ланкою діловодства, тому що визначає не тільки інстанції руху документів, а й швидкість цього руху.
Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському апараті з одного структурного підрозділу в інший, передачею від технічних виконавців до фахівців, а потім – до керівників. Отже, швидкість переміщення документів і якість виконання кожної операції впливають на процес управління в цілому.
Зразок супровідного листа:
|
Відділ по роботі з персоналом
вул. Володимирська, 15
м. Київ-1,02601
Направляємо особову справу абітурієнта Панасенка Петра Романовича для вступу до Інституту підготовки кадрів кримінальної міліції КНУВС.
Додаток: особова справа з матеріалами спецперевірки та медична карта.
Начальник відділу по роботі
З персоналом
Полковник міліції(підпис) Т.В. Хвильовий
Яремчук, 271-01-00
Література
Основна
1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.
2. Зразки процесуальних документів (заяви, позовні заяви, скарги, клопотання) / Укл.: Хавронюк М. І. – К.: Атіка, 2008. – 256с.
3. Інструкція з діловодства, що ведеться в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах освіти та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, затвердженої наказом МВС України від 04 жовтня 2003 року №1150.
4. Інструкція про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України, затверджена наказом МВС України від 20.01.2004 № 55.
5. Інструкція про організацію діловодства в системі МВС України, затверджена Наказом МВС України від 24.11.2003 № 1440.
6. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. та доп. – К.: КНТ, 2008. – 372 с.
7. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.
8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган – К., 2002.
Додаткова
1. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг: навч. посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.
2. Корж А. В. Юридичне документоведення: навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К.: Ін-т держави і права імені В. М. Корецького НАН України, 2001. – 168 с.
3. Організація діловодства та навчальна практика: навч. посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К.: Алерта, 2006. – 600 с.
4. Пащук Р. І. Ділове мовлення правоохоронця: навч. посібник / Р. І. Пащук, Н. М. Поліщук, Н. Є. Таран – 2-ге вид., переробл. і доп. / МВС України, Луган. акад. внутр. справ МВС ім. 10-річчя незалежності України / відп. ред. О. М. Литвинов; Вст. ст. І. П. Ющука. – Луганськ: РВВ ЛАВС, 2004. – 304 с.
5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.
6. Токарська А. С., Кочан І. М. Українська мова фахового спрямування для юристів: підручник / А. С. Токарська, І. М. Кочан.. – К.: Знання, 2008.
7. Швецова-Водка Г. М. Документознавство: навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К.: Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).
8. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.
9. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення: навч. посібник / С. В. Шевчук, О. О, Кабиш. – К.: Атіка, 2007.
Тема: Формування справ
Основні поняття: номенклатура справи,справа, формування справ.
Методичні рекомендації
В установі, закладі, організації, на підприємстві Відділом по роботі з персоналом на кожного працівника формують особову справу, до якої заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник при вступі на навчання чи оформленні на роботу.
Особова справа – це сукупність документів, що містять необхідні дані про працівника і його трудовий стаж.
Особова справа – це основний документ, в якому зосереджуються матеріали, що характеризують особистість і службову діяльність осіб офіцерського і рядового складу, які перебувають на державній службі в органах і військах України: в суді, прокуратурі, Службі безпеки, Збройних силах, Прикордонних військах, Цивільній обороні, Державній охороні, податковій та митній службах, військових формуваннях тощо, створених згідно з чинним законодавством України. У ній мають бути відображені біографічні та інші відомості про особу, її трудову діяльність до вступу на службу в орган, військо чи формування.
За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на службі, присвоєння спеціальних і військових звань, нагородження, а також обчислення вислуги строку служби для виплати відсоткової надбавки чи призначення пенсії при звільненні в запас або відставку.
Особова справа складається з п'яти частин, у яких зберігаються:
- у першій частині – послужний список, висновок комісії для визначення
висновки про підтвердження окремих періодів служби;
- у другій частині – матеріали вивчення кандидата, свідоцтва про проходження початкової підготовки, перепідготовки та підвищення к службові атестації та характеристики, подання до присвоєнь них або військових звань, нагородні листи (подання до нагородження висновки та подання з питань призначення на посади, переведення і переміщення по службі чи звільнення;
- у третій частині – заява про прийом на службу, автобіографія, анкета, висновки військово-лікарської комісії, контракт, зобов’язання громадянина України у зв'язку з допуском до державної таємниці, текст присяги з власноручним підписом;
- у четвертій частині – (окрема папка) – витяги з наказів, судів честі, висновки за матеріалами службових перевірок документи архівів про підтвердження окремих періодів проходження служби, про стан здоров'я, поранення й інші відомості, що мають значення характеристики особи та проходження нею служби;
- у п'ятій частині (окрема папка) – матеріали спеціальної перевірки та висновок про можливість і доцільність прийому на службу.
На зворотному боці титульної обкладинки особової справ" фотокартка особи розміром 9 х 12 см, яка має спеціальне чи військове звання у повсякденному форменому одязі зі знаками розрізнення згідно з останнім спеціальним чи військовим званням (бюст, анфас).
На конверті робиться опис документів, які в ньому знаходяться.
Документи, які знаходяться в особовій справі, нумеруються і заносяться до опису окремо із зазначенням його назви, реєстраційного номера аркушів. Усі підшиті до справи документи з грифом таємності мають бути зареєстровані у канцелярії.
Опис документів у кожній частині, а також опис документів у конверті засвідчуються працівниками кадрових апаратів.
Усі документи підшивають в окрему теку, на обкладинці, якої зазначаються реквізити в такій послідовності: герб, назва устави (організації); "ОСОБОВА СПРАВА №_______"; ім'я по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою. Особова справа ведеться в одному примірнику.
Особові справи зберігають окремо від інших документів у спеціальних сейфах, доступ до яких мають лише працівники, призначені наказом керівника.
Знімання і засвідчення копій з паспорта, профспілкового депутатського мандата та військового квитка забороняється.
У процесі діяльності установи, організації, заклади отримують i створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення питань документи стають носієм зберігання інформації, потреба в якій
може виникати через певний час.
Швидкий пошук та використання таких документів можливі лише при їх чіткій класифікації. Найпростіша класифікація документів – це групування їх у справи. Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ.
Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваний у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ є обов’язковим документом для кожної установи, що складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ – документ багатоцільового призначення.
По-перше, її головним призначенням є систематизація документів, тобто вона служить планом розподілу документів після їх виконання у справи i таким чином визначає систему зберігання документів в установі.
По-друге, кожна справа, що входить у номенклатуру, має термін зберігання документів, поміщених до справи. Розподіляючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно зазначають термін зберігання документа. Отже, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи документів.
Номенклатура, закріплюючи індексацію справ, використовується при реєстрації документів – індекс справи за номенклатурою часто є складовою частиною реєстраційного індексу документів.
Номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при передачі в архів установи справ з терміном зберігання до 10 років включно. Номенклатура справ є основою при складанні опису на справи постійного зберігання та зберігання понад 10 років. Вона має бути в кожній установі, організації, закладі тощо й містити всі документи, що складаються у процесі їх діяльності.
У діловодстві є три види номенклатури справ: типова, примірна та конкретна (індивідуальна).
