Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора, про виконання окремих завдань, службових доручень тощо.
Доповідна записка може бути складена як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини:
— перша – констатуюча, де наводяться факти або описується ситуація,
— друга – викладення пропозицій чи прохань.
У роботі правоохоронних органів доповідною запискою є рапорт, яким інформують керівника про хід роботи.
Доповідні записки поділяють на внутрішні та зовнішні.
Внутрішні доповідні записки подаються керівникові структурного підрозділу чи установи оформлені на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні - виходять за межі структури й оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.
Внутрішню доповідну записку підписує автор, зовнішню – керівник установи.
Реквізити зовнішньої доповідної записки: посада, звання, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка, назва документа (доповідна записка), текст, посада, звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис, дата складання.
Службовий лист – це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобом спілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами і надсилаються поштою.
Службовий (діловий) лист – один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведуться переговори, з'ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальні цінності в дорозі тощо.
Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку – телефон, телеграф, факс, обсяг листування в установах, організаціях, закладах надзвичайно великий.
Аналіз сучасного листування показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичок складання листів. Неправильно оформлений лист утруднює роботу з ним.
Експерти вважають, що службовий лист повинен займати не більше сторінки. Важливо враховувати й те, що службовий документ — не матеріал для читання, а інформація, яка повинна спонукати до певних дій.
Відповідно до правової залежності офіційних листів їх мова і стиль повинні задовольняти ті самі вимоги, що і мова закону.
Залежно від типу листа і його змісту текст може бути як простим, так і складним, має викладатись від першої особи множини (просимо, надсилаємо, пропонуємо, повідомляємо, повертаємо тощо).
Текст листа має бути індивідуальним, простим, тобто висвітлювати одне питання і складатись із двох логічно пов'язаних між собою частин: у першій — наводиться опис фактів, подій, що були підставою для написання листа; у другій — викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.
Текст розміщується з урахуванням берегів та абзаців, які поділяють частини тексту на окремо закінчену думку.
Складний лист містить вступ, основну частину і висновок.
У вступній частині дається обґрунтування питання: причина виникнення чи його коротка історія. Якщо приводом для створення листа був будь-який документ, робиться посилання на нього.
В основній частині викладається сутність питання, наводяться докази і вона має бути переконливою, щоб не виникло сумнівів щодо точності й обґрунтованості рішень, які пропонуються.
У висновку формулюється основна мета листа.
Лист, що оформляється на бланку формату А4, повинен містити заголовок до тексту, наприклад:
"Про програму боротьби зі злочинністю на території Залізничного району м. Києва у 2000 - 2005 роках",
"Про підвищення ефективності розкриття і розслідування злочинів",
"Про удосконалення системи виконання покарань",
"Про порушення дисциплінарного розслідування".
Якщо текст службового листа містить до 6 – 7 друкованих рядів, то заголовок не пишеться.
Службовий лист - один із засобів обміну інформацією й оперативне управління найрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи що виникають в управлінській діяльності: запит, відповідь, повідомлені уточнення, запрошення, з'ясування, нагадування, підтвердження, пропозиція прохання, вимога, заперечення тощо.
Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводи пояснювати тощо. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту.
До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових документів. Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах м бути зведений до мінімуму.
Службовий лист оформляється на спеціальному бланку установи — кутової чи поздовжньому (формат А4 чи А5 – див. нижче) з лицьового боку зазначенням необхідних реквізитів:
— назва й адреса організації-відправника листа;
— номер і дата листа;
— адресат (назва й адреса одержувача листа);
— посилання на дату й індекс вхідного документа (на лист-відповідь);
— заголовок до тексту;
— текст;
— перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
— підпис керівника;
— віза виконання (підпис на копію);
— прізвище виконавця, номер його телефону.
Службовий лист – єдиний документ, на якому не зазначається його назва.
Якщо лист складається як відповідь, то на бланку зазначається номер і дач листа, на який дається відповідь.
Якщо лист адресується більше, ніж чотирьом адресатам, то виконавче складається список розсилки.
Лист підписується керівником установи, його заступниками у межах і компетенції, а також керівниками самостійних структурних підрозділів.
Лист повинен мати відмітку про виконавця, яка проставляється в лівому нижньому куті листа, нижче підпису керівника.
До підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправлень чи додатків Датою листа є дата його підпису.
При складанні службових листів слід пам'ятати такі правила етикету:
Зразки бланків службових листів: (розміщення реквізитів поздовжні та кутові)
а) Інформаційний –це службовий лист, в якому адресант інформує адресата про будь-які факти, події, явища. Адресат може пропонувати свої послуги, повідомляти про хід будь-яких справ, виконання планів тощо. Мета такого листа полягає у своєчасному інформуванні установи, підприємства, організації чи зацікавленої особи про факт, що має місце. Інформаційний лист здебільшого підписує керівник установи або його заступник.
Зразок інформаційного листа:
|
Начальникові УМВС
у____________ області
(звання)
Кулешову М. А.
Інформуємо Вас, що з початку 2006 року і до цього часу відділенням _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ згідно із затвердженим планом роботи було здійснено 20 виступів у трудових колективах м._______з метою роз'яснення антинаркоманійного законодавства.
Проведено 12 оперативно-профілактичних відпрацювань навчальних закладів міста. Планується провести вісім виступів у засобах масової інформації з метою інформування населення про стан боротьби зі злочинністю.
Начальник
