Тема: Основи документування

Організаційно-розпорядчої документації

Основні поняття: органiзацiйнi документи, розпорядчі документи, iнструкцiя, правила, статут, наказ, розпорядження.

Методичні рекомендації

Як уже зазгначалося, складовою частиною управлінської діяльності є видання організаційно-розпорядчих доку­ментів. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Усвідомте, що документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

– організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

– розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

Органiзацiйнi документи – це документи, що створюються в установленому правовому порядку i використовуються у процесі взаємодії суб’єктів та об’єктів управління як один із засобів закріплення i реалiзацiї їх функцій та завдань. Усі установи, заклади, підприємства, органiзацiї України у своїй дiяльностi поряд з актами органів державної влади керуються постановами, положеннями, статутами, правилами, iнструкцiями тощо.

Це документи, що надходять до органів внутрішніх справ з вищих органів, у необхідних випадках доводяться до підпорядкованих органів шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, вказівок тощо), у яких викладається зміст документів вищого органу щодо завдань даного органу або шляхом ознайомлення з ними.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих актів вищих органів вла­ди, повинні містити посилання на них із зазначенням найменування цих доку­ментів, дати, їх номерів і заголовків.

Наказ – основний розпорядчий документ управлінської діяльності, що ви­дається керівником органу на основі єдиноначальності та містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, звер­нений до підпорядкованих органів і працівників.

Наказами з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності установи чи її структурних підрозділів; у разі необхідності довести до відома керівника директивні доку­менти, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх ви­конання, призначити відповідальних осіб, терміни доведення цих заходів.

Накази можуть бути нормативні та індивідуальні. Нормативний – це наказ керівника про затвердження правил внутрішньо­го порядку та трудового розкладу в структурі. Він загальний і безособовий, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників, встановлює певні правила. Індивідуальний – це наказ про притягнення до дисциплінарної відповідаль­ності, преміювання однієї чи кількох осіб.

Процедура складання та оформлення наказу визначається інструкціями з діловодства, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами, що передбачають обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, які по­винні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх вико­нання, правильне і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності – інших організацій. Ці особи, відповідно до своєї компетенції, повинні погодити питання, що містяться у проекті наказу. Наказ, виданий з порушенням вимог, підлягає скасуванню. До проекту наказу додаються документи, які обґрунтовують його доцільність.

Наказ набуває чинності з часу підписання його керівником установи, якщо інший термін не зазначений у самому наказі.

Відповідно до законодавства України наказ видає та підписує міністр, керів­ник центрального галузевого відомства, начальник управління та відділу тощо. Право підписання наказу мають перший керівник, його заступники та інші посадові особи відповідно до їх обов'язків, повноважень, компетенції, що визна­чаються законодавством.

Особливе значення надається доведенню наказу до відома виконавців та за­цікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплі­нарного стягнення.

Здебільшого наказ діє постійно, тобто продовжує правові наслідки протягом усього часу, поки не закінчиться його термін або він буде відмінений компетент­ною особою чи органом.

Основними елементами наказу є: найменування акта й органу щодо якого він видається; назва виду документа; дата; місце видання; номер; заголовок; текст наказу з додатками (якщо вони є); підпис керівника органу; візи (у разі потреби); виконавець.

Як правило, текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої.

У констатуючій частині викладаються причини й обставини, що зумовили видання наказу, зазначаються його мета і завдання, дається оцінка існуючого стану справ. Ця частина наказу викладається за можливістю стисло і торкається лише тих питань, щодо яких будуть дані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Якщо мотиви видання і мета наказу ясні й не вимагають спеціального обґрунтування, то констатуюча частина в наказі випускається.

Основною частиною наказу є розпорядча, в якій викладається його сутність. Вона починається словом "НАКАЗУЮ"і містить конкретні приписи про те, що має бути виконано. У ній зазначають заходи для виконання поставлених у наказі завдань, виконавців цих заходів, їх права й обов'язки, строки виконання, форми і методи роботи тощо. Структура розпорядчої частини залежить від обсягу і змісту наказу. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доруче­но здійснювати контроль за виконанням наказу.

Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видаєть­ся одноособово керівником, головним чином колегіального органу державного управління з метою вирішення оперативних питань. Як правило, розпоряджен­ня має обмежений термін дії, стосується вузького кола організації, посадових осіб і громадян, кому адресоване.

Розпорядження становлять підзаконні акти, що поділяються на дві групи:

а) розпорядження загального характеру — тривалої дії;

б) розпорядження часткового (окремого) характеру — стосуються конкрет­ного вузького питання.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народ­них депутатів, а також керівники підприємств, організацій, установ та їхні за­ступники для вирішення оперативних завдань.

Реквізити: Герб України; назва органу управління, що видає розпоряджен­ня; назва виду документа; заголовок; дата, місце видання, номер документа; текст; підпис відповідальної особи; виконавець.

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з основної діяльності або вказівки.

Інструкція –це нормативний акт, що видається органом державного управлін­ня, у якому в систематизованому вигляді викладені правила, що визначають поря­док впровадження в життя актів, які приймаються органами державної влади: уп­равління, порядок діяльності певних категорій працівників органів внутрішніх справ щодо здійснення покладених на них завдань і виконання конкретних видів роботи.

Інструкції бувають: посадові, з техніки безпеки, з порядку роботи, з порядку проведення оперативних нарад, з організації контролю тощо.

Інструкція затверджується вищими органами чи керівниками установ (чи їх наказом із зазначенням номера й дати видання), де може бути й відмітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції та зазначаються виконавці.

Реквізити: назва виду документа, гриф затвердження, заголовок, дата, індекс, місце видання, текст, підпис, види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовій формі з формулюванням типу "повинен", "не дозволено", "необхідно", "слід" тощо. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користу­вання. Зміст викладається від другої чи третьої особи, рідше у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції.

Посадова інструкція – це документ, який визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

Посадова інструкція складається з таких розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника, оцінка праців­ника.

У загальній частині зазначають: основні завдання працівника; порядок зай­маної посади; професійні вимоги; кому підпорядковується; основні документи, якими треба керуватись.

У розділі "Функції" визначають предмет, зміст і перелік видів робіт.

Інструкцію підписує керівник організації.

В інструкції немає констатуючої частини і весь її текст, що викладається у вигляді статті, має резолютивний характер. Великі за обсягом і складні за змістом та структурою інструкції розбиваються на частини, розділи і глави.

Правила –це службові документи організаційного характеру, в яких ви­кладаються постанови чи вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій чи поведінки.

Групи:

1. Правила внутрішнього розпорядку.

2. Правила підготовки документації для передачі до архіву.

3. Правила працівників... тощо.

За формою та змістом правила подібні до інструкції, іноді є їх складовою частиною.

Реквізити: гриф затвердження; назва виду документа; заголовок (стислий виклад призначення правил), дата і номер; текст; підпис особи, яка відповідає за складання правил.

АЛГОРИТМІЧНИЙ ПРИПИС ДО УКЛАДАННЯ ПРАВИЛ

1. Визначте мету і адресат укладання документа.

2. Пригадайте перелік реквізитів, характерних для цього документа, правила їх оформлення та розміщення.

3. Продумайте структуру тексту документа

4. З’ясуйте вимоги до вибору мовних кліше.

5. Оформіть згідно з вимогами правила роботи курсантів у комп’ютерному класі.

6. Здійсніть самоконтроль виконаної роботи.

7. Відредагуйте (у разі потреби) тексти укладених документів.