Формуляр-зразок внутрішнього опису справи

Пор. №	№ документа	Звідки надійшов чи кому адресований документ	№ аркуша справи	Позначка про вилучення
	вх.	вих.

Зразок титульного аркуша особової справи:

ДСК

Герб України

КИЇВСЬКИЙ ІНСТИТУТ ВНУТРІШНІХ СПРАВ

ОСОБОВА СПРАВА №________

МАРИНИ ОЛЕКСАНДРІВНИ

МИКИТЕНКО

Рік---------------------

На--------- аркушах

Зберігати-------------

Література

Основна

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.

2. Зразки процесуальних документів (заяви, позовні заяви, скарги, клопотання) / Укл.: Хавронюк М. І. – К.: Атіка, 2008. – 256с.

3. Інструкція з діловодства, що ведеться в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах освіти та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, затвердженої наказом МВС України від 04 жовтня 2003 року №1150.

4. Інструкція про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України, затверджена наказом МВС України від 20.01.2004 № 55.

5. Інструкція про організацію діловодства в системі МВС України, затверджена Наказом МВС України від 24.11.2003 № 1440.

6. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. Посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. Та доп. – К.: КНТ, 2008. – 372 с.

7. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.

8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган – К., 2002.

Додаткова

1. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг: навч. Посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.

2. Корж А. В. Юридичне документоведення: навч. Посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К.: Ін-т держави і права імені В. М. Корецького НАН України, 2001. – 168 с.

3. Організація діловодства та навчальна практика: навч. Посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К.: Алерта, 2006. – 600 с.

4. Пащук Р. І. Ділове мовлення правоохоронця: навч. Посібник / Р. І. Пащук, Н. М. Поліщук, Н. Є. Таран – 2-ге вид., переробл. І доп. / МВС України, Луган. акад. внутр. Справ МВС ім. 10-річчя незалежності України / відп. Ред. О. М. Литвинов; Вст. Ст. І. П. Ющука. – Луганськ: РВВ ЛАВС, 2004. – 304 с.

5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.

6. Токарська А. С., Кочан І. М. Українська мова фахового спрямування для юристів: підручник / А. С. Токарська, І. М. Кочан.. – К.: Знання, 2008.

7. Швецова-Водка Г. М. Документознавство: навч. Посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К.: Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

8. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.

9. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення: навч. Посібник / С. В. Шевчук, О. О, Кабиш. – К.: Атіка, 2007.

Тема: Оформлення справи.

ВідБір і справ на зберігання та знищення

Основні поняття: експертна комісія, зберігання справ, знищення справ, акт про знищення.

Методичні рекомендації

Оскільки всі документи постійно зберігати неможливо, тому систематично проводиться експертиза цінності документів – визначення політичного, економічного, соціально-культурного, практичного, правового та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання чи встановлення терміну їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.

Експертиза цінності проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві й закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати номенклатуру справ, коли визначаються терміни зберігання створених документів.

Другий етап експертизи цінності проходить через два роки, коли документи вийшлии з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого зберігання чи здачі до архіву установи.

Третій етап – знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи до державного архіву.

Експертиза цінності документів в установі проводиться під керівництвом експертної комісії, яка діє постійно.

Експертна комісія створюється наказом керівника з числа кваліфікованих працівників, які мають досвід роботи і добро знають галузь, а також завідувачем канцелярії, відомчим архівом і керівником бухгалтерії.

Очолює комісію один із керівників установи. Комісія складається з 3 – 5 осіб.

Проведення експертизи слід починати з перегляду документів канцелярії, потім таких функціональних структурних підрозділів як виробничі вiддiли і бухгалтерія. У межах кожного підрозділу переглядають спочатку найважливіші матеріали і відбирають на постійне зберігання оригінали документів, які найбільше характеризують основну діяльність установи: положення, накази, звіти доповіді тощо.

Акт (лат. actus – дія) – це: 1) документ, який видає, у межах своєї компетенції, державний орган, орган місцевого самоврядування, посадова особа або громадська організація: закон, указ, постанова, наказ, розпорядження і т. ін.; 2) протоколи й інші документи, що засвідчують юридичні факти.

Акт має такі реквізити: назва Міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; гриф затвердження документа; назва виду документа; дата документа; місце укладення або видання документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків; підписи.

Текст акта, як правило, складається з двох частин: вступної (починається зі слова “ПІДСТАВА”, де вказується розпорядчий документ або доручення посадової особи, окремо названо комісію, її голову та учасників) і констатуючої (у ній викладено мету і завдання акта, суть і характер проведеної роботи, установлені факти, висновки).

Для актів з постійно повторюваною інформацією слід використовувати бланки з трафаретним текстом.Акт підписують усі особи, які брали участь у його укладенні, без зазначення посад і спеціальних звань, в алфавітному порядку.У разі наявності особливих думок укладачів акта або присутніх при його укладанні осіб ці думки слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

Література

Основна

Зразок

Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.

6. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. та доп. – К.: КНТ, 2008. – 372 с.

7. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.

8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган – К., 2002.

Додаткова

1. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг: навч. посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.

2. Корж А. В. Юридичне документоведення: навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К.: Ін-т держави і права імені В. М. Корецького, 2001. – 168 с.

3. Організація діловодства та навчальна практика: навч. посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К.: Алерта, 2006. – 600 с.

4. Пащук Р. І. Ділове мовлення правоохоронця: навч. посібник / Р. І. Пащук, Н. М. Поліщук, Н. Є. Таран – 2-ге вид., переробл. і доп. / МВС України, Луган. акад. внутр. справ МВС ім. 10-річчя незалежності України / відп. ред. О. М. Литвинов; Вст. ст. І. П. Ющука. – Луганськ: РВВ ЛАВС, 2004. – 304 с.

5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.

7. Швецова-Водка Г. М. Документознавство: навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К.: Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

8. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.

9. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення: навч. посібник / С. В. Шевчук, О. О, Кабиш. – К.: Атіка, 2007.