Понятие «комплекс документов». Первичные и сложные комплексы документов

Комплекс документов – совокупность документов, объединенных по определенному признаку или признакам (логическому, тематическому, географическому, хронологическому и др.).

Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные.

Первичный комплекс – обособленная единица для формирования и хранения документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности – дело, столбец.

В архивоведении для обозначения первичных комплексов применяется термин «единица хранения» - наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение.

Комплекс научно-технических документов – совокупность НТД, возникших при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектирования объекта капитального строительства. К НТД понятие первичного комплекса не применяется.

Единица хранения НТ – совокупность НТД, относящаяся к определенному вопросу или отдельный документ (лист чертежа), имеющий самостоятельное значение, объединенный в том, или помещенный в папку, тубус, отдельную обложку.

К специальной документации часто применяется термин «комплект».

Комплект кинодокумента состоит из оригиналов и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску и т.л.

Комплект фонодокумента состоит из оригиналов и копий, относящихся к определенной единице учета.

Документальный фонд – совокупность документов, образовавшихся в деятельности физического или юридического лица, которого называют фондообразователем. Признаки фондообразователя – его организационная обособленность, наличие правового акта об образовании, баланса, штатного расписания, печати, собственных бланков.

Для физического лица признаком фонодообразователя является наличие документов, создаваемых в процессе его деятельности и жизни.

Часть документального фонда, имеющая историческое, социальное, культурное значение и представляющая собой архивные документы, подлежащие архивному хранению, составляет архивный фонд.

Архивный фонд – учетная классификационная единица НАФ РБ, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, сложившихся по определенным основаниям.

Разновидности архивного фонда – архивный фонд организации (документы одного юридического лица); архивный фонд личного происхождения.

Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Разновидностью его являются персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, которые включают документы этих деятелей, в независимости от того к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах.

Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи – однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др. А для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи и отношения.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, национальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

Авторские коллекции делятся на поступившие в архив в уже сложившемся виде и на образовавшиеся в самом архиве из отдельныхдокументов.