АСДОУ -программные комплексы, позволяющие регистрировать, создавать документы, управлять доступом к ним, обеспечивать контроль над прохождением документов в организации, осуществлять контроль за их исполнением, хранить документы в архиве в соответствии с требованиями законодательства и по заявкам пользователей осуществлять их поиск в архиве.
Разработка АСДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда процесс программирования в данном случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорогостоящ, характеризуется тенденцией к потере управляемости, из-за чего в итоге, потратив много времени и крупную сумму денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и все нужно начинать с начала.
Можно инсталлировать типовую автоматизированную систему ДОУ, которую разрабатывают компании-производители систем автоматизации делопроизводства. Ее с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации делопроизводства по всей РБ одинаковы, они слишком общи, а способы их реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а часто и невозможно сделать.
Также существуют и инструментальные средства автоматизации делопроизводства – промежуточные между двумя вышеназванными способами. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, а с другой стороны – данная система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации.
Очень трудно сделать вывод о том, какой способ наиболее эффективен. Тщательно оценив достоинства и недостатки всех трех способов с учетом особенностей автоматизируемой деятельности, следует выбрать автоматизированную систему ДОУ.
Выделяются следующие критерии выбора системы:
-назначение системы
-основные функции системы
-технические характеристики
-планы развития системы
-информация о компании, разработавшей АСДОУ
-опыт внедрения системы
-сертификаты и лицензии
-партнеры компании
-порядок формирования стоимости (ценовая политика компании)
-комплект документации на программный продукт.
К основным функциям относятся: регистрация документов, контроль исполнения документов, подготовка проектов документов, ведение номенклатуры дел, создание документов прямо из системы, формирование отчетов по документообороту предприятия, полнотекстовый и атрибутный поиск документов, совместная работа над документами, работа с взаимосвязанными документами, маршрутизация документов, передача дел в архив и ведение архива электронных документов, специализированное хранилище документов и др.
Анализируя информацию о компании, разработавшей или внедряющей АСДОУ, необходимо учитывать следующие требования:
-наличие известного имени на рынке, своего постоянного офиса, политики сохранения и укрепления своего рыночного имиджа и др;
-ресурсы для выполнения проекта внедрения в договорные сроки;
-профессиональный и стабильный коллектив;
-опыт в разработке и внедрении АСДОУ на аналогичных предприятиях и в организациях;
-технологии и стандарты по программированию;
-документально поддерживаемая технология внедрения.
Не менее значимой позицией при выборе АСДОУ является стоимость. Стоимость при сравнении различных систем – наиболее сложный вопрос, т.к.ценовые политики компаний-производителей различаются принципиально. Конечная стоимость внедрения системы у заказчика может отличаться от заявленной стоимости программного обеспечения. В полную стоимость входит: первоначальная стоимость, дополнительное программное обеспечение, сопровождение системы, прочие затраты (предварительное изучение объекта, обучение пользователей системы и ее администратора и т.д.).
Поэтому стоимость продукта необходимо рассматривать не отдельно, а в совокупности тех функциональных свойств и дополнительных услуг, которые необходимы именно этой организации. В РБ фактор стоимости является определяющим при выборе АСДОУ для организаций, финансируемых из госбюджета.
