Каждый документ выполняет социальную функцию. Социальное свойство документа неотделимо от его информационного свойства. Оба свойства являются двумя сторонами одного предмета.
Информационные свойства постоянны и исследуются разными науками. В документоведении они исследуются в социально-экономическом управлении. Под социально-экономическим управлением понимается деятельность различных органов государственного, хозяйственного, общественного управления. Социально-экономическое управление сопряжено с выполнением аппаратом управления определенных функций; планирование, учет, контроль.
Информационные функции документов в социально-экономическом управлении реализуются в процессе делопроизводства и архивного дела.
Процесс делопроизводства является информационным процессом или составляющей частью информационного процесса, обеспечивающим социальную функцию управления – организация и координация отношений людей в общественном производстве.
В системах СУ управление представляет собой целенаправленное воздействие управляющей части (подсистемы, в качестве которой выступает аппарат управления) на управляемую путем выдачи решений. Суть управления – принятие решений на основе получения и переработки информации и в передаче их управляемым объектам.
В настоящее время управленческие решения принимаются преимущественно в виде документов, полученных на основе переработки информации, поступающей как от управляемой части, так и от смежных систем. Схематически систему управления можно представить:
управляющая часть
информация
управляемая часть
Информационные процессы, в которых документальная информация играет решающую роль в сравнении с бездокументными связями, как в количественном, так и качественном отношениях, в т.ч. правовом, служат приводными ремнями между управляющей и управляемой частями механизма социально-экономического управления.
Функции управления в широком смысле отражают цели и содержание деятельности органов управления и являются определяющим условием по отношению к составляющим элементам управленческой деятельности (выбор предмета внимания, принятие решения и т.д.) к элементам правового статуса органа (правомочность, ответственность) к организационным формам субъекта управления (структура, органы, штаты).
Документируемые функции управления находят отражение в содержании документов. Состав функции управления определяется составом содержания документа. Непрерывное усложнение производства вызывает рост объема информации, необходимой для успешного управления. Одним из условий повышения уровня управления является совершенствование документации. На промышленных предприятиях затраты труда на документирование составляют более 1/3 всех затрат времени управленческих работников в отделах. В этих условиях особое значение приобретает качество документов как носителей управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принцип единства, унификации документов, как по форме, так и по содержанию.
Результатом неупорядоченности документообразования является низкое качество документа в сфере управления, что снижает его эффективность в осуществлении управленческих процессов. Необходимость регулирования процессов документообразования очевидна.
В литературе неоднократно отмечался постоянный рост объемов документации. В конце 60-х годов 20 века Митяев К.Г. писал, что в наше время объем информации удваивается в течение 8-10 лет вместо 100 лет в 19 веке. В начале 80-х годов 20 века ежегодный прирост мирового патентного фонда оценивался в 0,4-0,5 миллионов документов в год при его общем объеме 12 миллионов. Наблюдается постоянный рост количества документов, находящихся на государственном хранении. При этом, рост объемов архивных документов отмечался и в предыдущие годы, как в СССР, так и в зарубежных странах.
Приводя данные об объемах документации все авторы подчеркивали внушительность этих цифр, однако статичность приводимых показателей, вызванная единовременным и ограниченным ____ не позволяет с достаточной глубиной проанализировать изменение объемов документации.
Миндалев в работе 1983 года на основе анализа статистических данный о документообороте в СССР сделал подсчеты, приближенные к достоверным. Получил цифры: 1960 г. – не менее 150 млн. дел; 1965 – 200 млн.дел; 1970 – 300 млн. дел. Это свидетельствует о том, что количество образующихся в сфере управления документов имело тенденцию к постоянному и ускоренному росту. В РБ статистическая отчетность по документообороту начала собираться в 2002 году.
В 2001 году по данным статотчетов в системе органов государственного управления было создано 1 751 677 входящих и исходящих документов.
В 2002 году – 1 273 279 входящих и исходящих документов на 27 % меньше.
В 2003 – 16 государственных органов сократило документооборот в два раза.
Констатация объемов, однако, сама по себе ничего не значит. Неясно, сколько должно быть документов для обеспечения максимально эффективного управления.
Критерием определения максимальной планки объема документообразования является предел потребностей человека и общества в документации. Предел ограничивается возможностями восприятия человека документированной информации, материальными ресурсами (материалы, технические средства).
Что касается критерия границ минимальной планки, то он определяется необходимым и достаточным объемом документов для эффективного управления.
Факторы, обуславливающие закономерности документообразования.
Главным фактором является фактор социально-экономических условий, в котором может быть выделен ряд объектов и субъектов экономических и социально-политических факторов:
1. рост объемов производств;
2. повышение производительности труда;
3. научно-технический прогресс в производстве и управлении;
4. изменение численности народонаселения;
5. разделение и кооперация труда в сфере производства и управления;
6. специализация и концентрация труда;
7. структура, тип производства;
8. численность и качественные характеристики производственного и управленческого персонала;
9. организация управления (структура, формы, методы);
10. количество и интенсивность внешних и внутренних связей в производстве и управлении.
Наиболее важным фактором является рост объема производства и производительности труда. Показатели роста документооборота находятся в полном соответствии с показателями роста экономики. Рост документооборота отражает изменения отдельных позиций основных показателей развития экономики. Этот фактор является одним из главных, определяющих увеличение объемов документации.
Обращает внимание очевидное отставание роста темпов численности рабочих и служащий от темпов роста объемов документацию при этом, рост численности АУП отстает от роста объемов документации. АУП не является определяющей причиной увеличения объемов документов.
Еще одним фактором, влияющим на организацию технологии управления и документооборота, является научно-технический прогресс – внедрение ЭВМ.
Возникает необходимость изменения технологии управления в целях ускорения процессов переработки информации для управления производством. Существенное повышение управленческих процессов возможно при условии их оснащении новой техникой. Однако, способствуя снижению затрат ручного труда на процессы документирования, автоматизация усиливает тенденцию увеличения документооборота, главным образом за счет роста объемов выходной документации. ЭВМ способна за короткое время выдать в виде документов множество расчетов, которые ранее не могли быть выполнены из-за громадного объема счетных операций.
