Изучение природы повторяемости документной информации и установления основных положений отбора предполагает выявление объективных факторов, влияющих на повторение и конкретные формы его проявления в документах. Всем документам системы присущи общие черты, обусловленные единством принципиального управления:
-централизация управления;
-двойной характер подчинения;
-цикличный характер управления (в соответствии с организацией выполнения долгосрочных, перспективных годовых планов)
-единая система планирования, финансирования, учета, отчетности;
-единство общих правил документирования управленческих процессов и т.д.
Единая организация управления отражается в принципиальном единстве структуры отраслевого управления, которое объединяет функциональный, производственно-отраслевой и территориальный признаки. Эти особенности управления находят отражение в документационной информации и соответствующим образом ее организует.
На возникновение документов с повторяющейся информацией оказывает существенное воздействие характер и направленность связей управления: руководство и подчинение, соподчинение, координация и взаимное согласование, а также характер документированных функций управления. При этом под связью руководства и подчинения понимается прямые и обратные связи по вертикали между управляющими органами и управляемыми объектами. Соподчинение – связи учреждений с функциональными органами (плановые, статистические и др.) и органами общей компетенции (райисполкомы и др.) Координация и взаимное согласование – связи между однотипными учреждениями или учреждениями других отраслей. Связи между учреждениями отрасли строятся на основе тесного взаимодействия управляющего органа и управляемых объектов. Их выражениями является движение документов от управляющих органов к управляемым и наоборот. В результате образуются соответствующие комплексы документации в республиканском, областном, городском и районном звеньях отраслевого управления.
Таким образом, принцип централизации управления, раскрывающий связи руководства и подчинения и принцип двойного подчинения, характеризующий связи соподчинения и координации определяют основные закономерности в области управления и оказывают воздействие на распределение информации любой системы управления.
Общей чертой для всех систем является приведение в жизнь директивных, программных документов Президента, Правительства, органов отраслевого управления. При передаче данной информации наблюдается ее широкое повторение главынм образом в форме цитирования, изложения с последующей конкретизацией задач для каждого звена управления. При этом характерно развертывание документной информации.
Аналогичная стадийность присущая и движению документов от нижестоящих организаций к вышестоящим органам. При этом характерно свертывание документной информации. Каждому звену управления присущ свой оптимальный уровень информации и соответствующая степень ее канцентрации.
В зависимости от направления информационных потоков в процессе управления и характера их обработки документная информация распределяется различно. В связи с чем развертывание и свертывание документной информации может рассматриваться как общие закономерности в распределении информации управления.
В процессе осуществления связи руководства и подчинения происходит одновременно распределение информации внутри конкретного звена системы, т.е. по горизонтали. В результате наблюдается повторяемость информации в учреждениях одного звена территориального управления, а также в пределах структурных подразделений учреждения.
В результате осуществления связи соподчинения, координации и взаимного согласования происходит повторение документной информации между отраслевыми учреждениями различных систем, органами общей компетенции, общественными объединениями и т.д.
На основании анализа характера связей и отношений документов в процессе внутреннего и внешнего документооборота организации устанавливается характер повторяемости документной информации (внутриучрежденческий, внутриотраслевой, межотраслевой).
Единая организация управления обуславливает общность ведущих функций учреждения для всехотраслей экономики независимоот их специфики: прогнозирование, планирование, организация, регулирование, контроль, координация и т.д.
При документировании создается значительный комплекс документов с повторяющейся информацией на всех уровнях отраслевого управления. Сложившиеся правовые или традиционные формы документирования конкретных функций управления обуславливают формы передачи информации от одного документа к другому. В то же время повторение информации в системах ОРД, плановой, учетно-расчетной документации имеет свои особенности, играющие определенную роль при отборе.
