В управленческой деятельности решаются задачи двух типов: оригинальные (неповторяющиеся) и однотипные, т.е. повторяющиеся. Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизированы в полном объеме. Для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач могут быть разработаны как технологии их решения, так и формы представления информации.
Оптимизация процессов управления предполагает и совершенствование документации, основными методами которого являются унификация и стандартизация. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг. и с тех пор постоянно ведутся работы по унификации и стандартизации документов. Внедрение стандартизации в управленческую документацию в свое время было обусловлено двумя основными моментами:
1) отсутствие единых общегосударственных норм, регламентировавших создание и подготовку документов;
2) неоправданное разнообразие видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
Стандартизация является наиболее рациональным методом при установлении определенных норм для документов:
1) стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток общегосударственные нормы создания документов. Она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;
2) стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;
3) закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Впервые идея унификации и стандартизации применяемых форм документов комплексно была реализована в ЕГСД (делопроизводства). Значительные объемы видов и разновидностей документов в сфере управления привели к необходимости строгого ограничения системы документов, стандартизируемых в ЕГСД. В основу установления границ системы был положен «критерий политики», который предусматривает первоочередной отбор групп документов, имеющих наибольшее принципиальное значение в сфере управления. Этот критерий позволяет закрепить строго определенные формы деятельности аппарата управления, что является одним из условий успешного функционирования государственных органов. Из этого критерия и пользуясь классификацией функций управления разработчики включили в стандартизируемую систему документы, соответствующие выполнению лишь двух функций управления: общеорганизационной и кадровой, присущих любому АУ. При конкретном наполнении системы разработчики руководствовались тремя критериями:
1) правовая обусловленность издания данного вида документа. Главным образом этот критерий касается правовых актов, издание которых закреплено в соответствующих юридических нормах. Что касается внеправовых документов, для них определяющим моментом была наибольшая распространенность в управленческой деятельности;
2) перспективность документа с точки зрения развития способов документирования и внедрения машинной обработки информации. Например, стенограмма вытесняется магнитным или иным способом записи, т.о. стенограмма бесперспективна с точки зрения позиций стандартизации;
3) критерий историзма. Т.е. выявление и использование устойчивых форм документов, имеющих историческую традицию. Известно, что попытка внедрить в 1920-е гг. элементы формуляров документов, применявшихся в Германии, провалилась именно в силу исторической традиции в России (СССР). Реквизит «Предупредительный знак» введен в 1995 г. и выведен в 2004 г.
Стандартами реализована не только межвидовая унификация формы документов, но, что особенно важно, сделана попытка нормализовать некоторые стороны управленческой деятельности. Она выражена, например, в определении конкретного состава информации документа. Аналогичные принципы были реализованы позднее при создании ГСДОУ, Примерной инструкции по делопроизводству 1995 г. и т.п.
В начале 1970-х гг. в документоведении на смену делопроизводственному в документоведение приходит подход, получивший название системного.
Делопроизводственный подход:
Базировался на опыте предшествующих периодов и ориентировался на традиции делопроизводства и устоявшиеся методы работы с документами. Он характерен тем, что документы рассматривались преимущественно с точки зрения их организации (т.е. учета, хранения, поиска) в текущем делопроизводстве. Кроме того, что не менее важно, в орбиту изучения попадала лишь часть документов, так или иначе проходящих через делопроизводственные подразделения. А это преимущественно переписка и распорядительная документация. При делопроизводственном подходе информационная сущность документа не затрагивалась. Активное воздействие – лишь на процессы, происходящие с уже составленными документами.
При системном подходе документ рассматривается как информационная система, возникающая в качестве средства достижения тех или иных уровней управления заданной ему цели. Научные исследования направлены на информационную сущность документа, при чем каждый документ или вид документа рассматривается не изолировано, а в комплексе. Безусловно, вопрос организации документов по-прежнему остается в поле зрения документоведения. Подход заключается в переходе от использования только качественных, во многом интуитивно описательных характеристик документов к количественным, позволяющим более точно и с меньшей долей субъективности оценивать объект исследования и дающим возможность сопряжения документоведения с техническими и экономическими отраслями знаний. Например, количественные характеристики используются при построении формуляров документов и размещении реквизитов, при определении необходимости документированной информации и в установлении целесообразности тех или иных рационализаторских работ.
Исследования в области документоведения подразделяются на 2 группы: теоретические и прикладные.
Основная теоретическая проблема заключается в выявлении всей совокупности документов, участвующих в документообразовании, изучении их происхождения и эволюции и построении на основе научного анализа иерархии непересекающихся документальных систем в соответствии с выбранными критериями (приказы о приеме на работу – в УСОРД и в системе первичной документации по учету труда и заработной платы: пересекающиеся системы). Такой способ анализа называется документной систематикой, по аналогии с систематикой других объектов, проводимой в естественных науках. Документная систематика, построенная на изложенных выше принципах, позволяет установить четкое представление обо всех документационных формах и системах, выявить особые структуры, определить перспективы развития. На базе документной систематики создается возможность выявить общее и частное в документационных системах и установить разумные границы унификации и стандартизации. Систематика позволяет выявить дублирование форм документов и информации и поставить задачу сокращения объема документооборота в стране. Анализируемый состав документов находит отражение, например, в перечнях, в которых документы подразделяются по функциональному признаку на неповторяющиеся группы.
Другим направлением теоретических исследований, также необходимым для многих работ, является исследование формирования и функционирования документации различных уровней управления. В этом комплексном направлении рассматривается формирование документационных систем в различных аспектах: функциональные, отраслевые, территориальные системы. Критерии отнесения форм к той или иной системе, методы построения систем, интегрирование систем в и банки данных в аспекте документации. Разрешение этой группы вопросов – база для всех последующих практических работ. К этому же направлению относятся теоретические основы унификации и стандартизации документов и документационных систем, методы оптимизации форм документов, способов представления информации и др.
Значение внедрения унификации, в том числе УСОРД, заключается в том, что создаются предпосылки применения единых унифицированных форм документов всеми организациями. Каждая организация использует уже готовые УФ, внося в них лишь те дополнения и изменения, которые отражают ее специфику. Ограничить количество применяемых форм документов в той или иной унифицированной системе возможно лишь при рассмотрении ее как системы документации, обслуживающей определенную функцию управления. Например, в УСОРД такой функцией является функция организации систем и процессов управления. Основная ее цель – рационализация, совершенствование управленческого труда, самого процесса управления.
