Электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом.
Информация, зафиксированная на машинном носителе, признается электронным документом, если она:
-имеет структуру, установленную настоящим Законом, и содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
-создается, обрабатывается и хранится с помощью программных и технических средств;
-может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком.
Структура ЭД.
ЭД состоит из 2х частей: общей и особенной.
Общая часть ЭД состоит из информации, составляющей содержание документа.
Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких ЭЦП.
Электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.
Электронная цифровая подпись -- это часть электронного документа, предназначенная для:
1) удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа;
2) подтверждения подлинности и целостности электронного документа.
Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием личных ключей подписи лиц, подписывающих этот документ.
Подлинность и целостность электронного документа означает, что документ в действительности был создан тем лицом, которое считается его автором, и в него не были внесены изменения.
Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием открытых ключей проверки подписи, принадлежащих лицам, подписавшим электронный документ.
Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.
Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.
Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя объекте в понятной, доступной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме.
В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами.
Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе.
Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.
Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; физическим или юридическим лицом, имеющим специальное разрешение -- лицензию -- на осуществление такой деятельности.
Электронный документ приравнивается к письменному документу и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
Если по законодательству Республики Беларусь требуется, чтобы документ был "письменным", в "письменном виде" или в "письменной форме", то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.
Оригиналы электронных документов и их бумажные копии, соответствующие требованиям статьи 9 настоящего Закона (удостоверенные), имеют одинаковую юридическую силу.
В случаях, когда по законодательству Республики Беларусь требуется нотариальное удостоверение или государственная регистрация документа, такому удостоверению или регистрации подлежит как сам электронный документ, так и его бумажная копия.
Порядок обращения официальных документов в виде электронных документов регламентируется стандартами и нормами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь.
Хранение электронного документа осуществляется организациями, осуществляющими деятельность по архивированию и хранению документированной информации. Порядок, условия и особенности хранения электронных документов определяются законодательством Республики Беларусь.
Планирование жизненного цикла электронного документа
Согласно стандарту СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», планирование жизненного цикла электронных документов – это определение требований к ним, при соблюдении которых они будут доступны и воспроизводимы на всех стадиях жизненного цикла, включая и архивное хранение.
Стадии жизненного цикла ЭД:
1. Создания;
2. Обращение;
3. Архивное хранение и\или утилизация ЭД.
Непосредственно сам процесс планирования включает: установление порядка согласования, утверждения и регистрации конкретного вид ЭД, включая выработку ЭЦП; классификацию ЭД в соответствии с типовыми и ведомственными перечными документов; предварительную экспертизу ценности ЭД по видам документов в соответствии с классификацией ЭД, применяемой в организации, и определение сроков их хранения; выработку требований по защите ЭД и определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий ЭД; установление порядка хранения, внесений изменений и тиражирования ЭД, а также уничтожение ЭД, не подлежащих постоянному хранения; определение процедур передачи ЭД на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов ЭД и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик; определение порядка ведомственного хранения ЭД и передачи ЭД на государственное хранение.
В процессе планирования должны принимать участие: специалисты по проектированию или внедрению ИС, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД; специалисты службы ДОУ и специалисты, ответственные за хранение ЭД в организации; специалисты государственного органа по архивам и делопроизводству.
Планирование жизненного цикла ЭД осуществляется на основании перечней типовых электронных документов.
При планировании важен выбор форматов файлов ЭД, которые должны обеспечивать не только потребности создателей и пользователей ЭД, но и были бы пригодны для последующей конвертации и миграции данных в случаях модернизации аппаратного или программного обеспечения. Выбор форматов согласовывается с БелНИЦЭД.
При организации долговременного хранения баз данных и др. ЭД желательная их миграция в форматы:
- для текстовых документов – txt, rtf, pdf;
- для графических документов – tiff, jpg;
- для таблиц и баз данных – xml, txt, xls,
