Повторение документной информации – ее вторичное воспроизведение или преобразование (в результате аналитико-синтетической переработки), которое возникает при преемственной связи документов в процессе реализации ими управленческой функции.
Повторяемость информации делится на два вида:
- Формальный (воспроизведение документной информации)
- Аналитико-синтетический (преобразование документной информации)
В основе 1-го вида лежат болеепростые формы повторения, при которых информация первичного документа сохраняется (воспроизводится) во вторичном документе без каких-либо существенных изменений. В основе второго вида лежат более сложные формы повторения, приводящие в результатеаналитико-синтетической переработки к преобразованию информации первичного документа во вторичный.
Формы повторяемости:
1)при формальном:
-дублетность – размноженные экземпляры одного и того же документа;
-цитирование – дословное повторение всего текста документа или его части в другом документе;
-суммирование – простое сложение однородных данных первичных документов во вторичном документе с сохранением информации первичных документов и с последующим подведением итогов.
2)при аналитико-синтетическом:
-обобщение – обработка данных первичного документа во вторичном документе путем их различной группировки, анализа и синтеза;
-рефирирование – передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его анализа и синтеза;
-изложение – передача, но не дословная всего текста документа или его части в другом документе с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения.
Относительно самостоятельной формой повторения является вариантность. Варианты документов сочетают различные формы повторений. Варианты – разный текст одного документа, в который внесены изменения, отражающие развитие содержащихся в них сведений или историю создания документа.
Наиболее распространенные формы повторяемости – дублетность, изложение, цитирование, обобщение.
Формы повторяемости проявляются в документах самостоятельно или в различных сочетаниях. Последнее характерно для ОРД (постановления, письма).
Самым простым видом повторяемости является дублетность. В зависимости от того по каким каналам связи поступают дублетные документы меняются их назначение и функции, следовательно, меняются и критерии оценки дублетности. Так, дублетность экземпляра годового отчета организации, направленный в другую организацию в виде приложения к докладной записке несет уже не отчетную функцию, а информационную. Оценка его зависит от характера информации, изложенной в докладной записке. Чем непосредственнее информация дублетного документа относится к деятельности того учреждения в которое он прислан, тем полнее она поглощается в документах этого учреждения. Таким образом, дублетность может выступать в органической связи с более сложными формами повторения. Обычно дублетные экземпляры являются первичными для подготовки на их основе вторичных документов. Например, информация годовых отчетов учреждения низового звена не только обобщается в сводном годовом отчете вышестоящего органа, но и используется для подготовки докладов, писем, докладных записок, направленных в центральные органы управления
Цитирование и изложение встречаются в тех случаях, когда распорядительные документы вышестоящего органа доводят до сведения учреждения системы содержание правительственного или программного отраслевого документа. Цитирование и изложение рассматриваются как разновидность такого вида повторяемости как поглощенность – повторение основного содержания документа в соответствующем сводном документе.
При суммировании происходит объединение однородных и сопоставляемых сведений аналогичных показателей статистических отчетов учреждений низового звена вышестоящем органе. Чаще всего наблюдается в плановой и отчетной документации.
Обобщение связано с многоаспектной информацией. Наиболее характерно для ОРД и отчетной документации. Формы обобщения не регламентируются в такой степени как при суммировании. Степень и характер обобщения могут быть различными в зависимости от целевого назначения нового документа. В одних случаях информация первичных документов может быть обобщена в одинаковой степени, в других случаях – акцентируется внимание на сведения не всех, а отдельных документов. Например, при анализе деятельности групп учреждений с целью передачи опыта лучших из них.
Вариантность отражает этапность в создании документов. Носит сравнительно локальный характер, ограничиваясь рамками двух-трех документов. Если варианты являются текстами одного документа, то проекты часто представляют собой либо окончательную редакцию документов либо фиксируют разные способы решения одного и того же документа. Это следует учитывать при их отборе для дальнейшего хранения или уничтожения.
