Текст документа – это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.
Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос, нужен ли вообще документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией.
Композиционная (логическая) структура текста документа – последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.
Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е.предложение, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение – обязательная часть любого текста документа.
Композиция текста документа определяется:
· Видом (разновидностью) управленческого документа;
· Формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма);
· Содержанием конкретного документа;
· Спецификой отдельного акта делового общения.
Другими словами, тексты документов составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, индивидуальным для каждого вида документа. Например,тексты приказов по основной деятельности имеют следующие структурные элементы: 1)вводная, или констатирующая часть (обоснование) 2)распорядительная часть. Тексты приказов по личному составу состоят из тех же компазиционных частей, но расположенных в обратном порядке: 1) распорядительная часть 2)обоснование. Протокол строится по схеме: 1)вводная часть (повестка дня) 2)основная (слушали-выступили-решили).
В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели; в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).
Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы: возможны распорядительные документы без обоснования и т.д..
Официальный документ должен быть написан деловым стилем. Специфическими признаками делового стиля являются:
-безупречность формулировок документа в юридическом отношении;
-точность текста документа, не допускающего различных толкований;
-нейтральный тон изложения;
-точность и ясность изложения;
-лаконичность.
Деловому стилю свойственно употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имен существительных, так называемое “нанизывание падежей”. Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном. Широкое использование таких конструкций, исключающих предлоги для связи слов, при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями позволяет сделать структуру предложения более четкой и легче воспринимаемой.
При использовании языковых конструкций следует иметь в виду, что в деловой речи активно используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия (оказать помощь, а не помочь).
Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру, в связи с чем ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста, что выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении:комиссией проведена проверка и кстановлено…, акт подписан членами комисии и утвержден руководством.
С этим связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например: проектом предусмотрено сооружение здания… (а не проект предусматривает…).
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гибербол, метафор.
Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить устаревшие выражения (архаизмы и историзмы), канцеляризмы, слова-спутники (критика – обязательно резкая).
Не следует употреблять также слов, которые не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют егопонимание, так называемых плеоназмов (от греч. – многословие) Например, в апреле месяце.
Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов) – свободная вакансия.
