Заходи у сфері спонсорства та благодійності

Місце. Якщо спонсоровані заходи відбуваються в приміщеннях інших організацій (на стадіонах, у концертних залах) або спонсорство не локалізовано (наприклад, це «інформаційний спонсор»), то представлення громадськості дій у сфері благодійності найчастіше відбувається в приміщеннях організації, яка отримує благодійну допомогу.

Спонсоровані заходи можуть мати багатьох спонсорів, частина з яких має і більш високий статус (титульний, генеральний спонсор), вони також можуть впливати на вибір місця. При наданні благодійної допомоги її одержувачем може виявитися не тільки конкретна організація, але і фонд, що розподіляє ці кошти серед організацій, і вибір місця представлення громадськості дій у сфері благодійності здійснюється спільно фірмою, яка надає допомогу, і її кінцевим одержувачем або фондом.

Реклама та інформування. Організатори заходів, спонсорованих організацією, часто самостійно здійснюють розповсюдження інформації про такі заходи. Іноді, особливо у випадку «інформаційного спонсорства», коли організація-спонсор надає не фінансові кошти, а свої інформаційні ресурси, ці ресурси використовуються і як канали донесення інформації про захід.

При наданні благодійної допомоги в розповсюдженні інформації про майбутню акцію можуть брати участь обидві сторони - як одержувач допомоги, так і благодійник.

Представлення інформації. Спонсорується захід йде за своєю власною програмою, але при укладанні договору про спонсорство необхідно заздалегідь чітко зафіксувати всі елементи іміджевої реклами компанії, які гарантує організатор заходу своєму спонсору, - спонсорський пакет. Спонсорський пакет може включати в себе рекламу на афішах, в місці проведення (у залі, на стадіоні, на площі чи в парку і т.д.), зазначення спонсора в ЗМІ при рекламі заходу, поширення інформації спонсора на заході, інші можливі елементи.

У разі благодійності такої чіткої фіксації умов немає, як немає і способів (фінансового) впливу у разі невиконання обумовлених умов - згадок благодійника, розміщення його символіки на заході.

Персонал. При спонсоруванні заходи основне навантаження на персонал лягає в період підготовки до заходу, починаючи з моменту укладення договору на надання спонсорської допомоги (в який включаються ті елементи реклами та просування іміджу фірми, які нею надаються такі), виготовлення та доставки елементів зовнішнього оформлення і додаткових матеріалів (буклетів, рекламних брошур, зразків товарів) і закінчуючи самим поширенням цих матеріалів на заході.

Акції в сфері благодійності вимагають присутності представника керівництва організації або уповноваженої ним особи (PR-менеджера) при поданні ролі організації-благодійника, наприклад, вручення чека або урочисте підписання договору дарування.

Дії після заходу. Зважаючи очевидного іміджевого характеру спонсорства та благодійності ефект від проведення подібного заходу слід безпосередньо за заходом, хоча у випадку зі спонсорством, коли на спонсорованому заході проводиться презентація товарів та послуг, можливий сплеск інтересу і збільшення числа звернень до фірми, що стосуються її діяльності і виробленої продукції.

Разом з тим більш довгострокове використання фактів благодійності можливо за допомогою поширення інформації про надані засобах або іншої допомоги – в ЗМІ, в буклетах фірми, в толові звітах, у виступах керівників на офіційних заходах: річних зборах акціонерів, нарадах, конференціях.