Заходи для ЗМІ

До таких крім обов'язкової поточної та регулярної роботи зі ЗМІ за допомогою розсилання прес-релізів, відповідей на запити, особистих контактів і контактів по телефону можна віднести: прес-конференції, брифінги, зустрічі зі ЗМІ, бізнес-ланчі, бізнес-вечері, презентації для ЗМІ, зустрічі ЗМІ з керівниками фірми, інтерв'ю, екскурсії по організації, спеціальні заходи для ЗМІ (виїзд на об'єкт) і т.д.

Місце. Для проведення таких заходів використовуються:

а) власні приміщення фірми-організатора;

б) приміщення інформагентства;

в) орендовані приміщення (в готелі, бізнес-центрі);

г) місця на відкритому повітрі (виїзд преси на об'єкт, екскурсія, поїздка за місто, на заміську базу організації).

Відповідно до програми заходу потрібно: - досить місця в основному приміщенні та наявність додаткових, допоміжних приміщень;

- Технічне оснащення або можливість встановити необхідну технічне обладнання.

Реклама та інформування. Оповіщення про захід може відбуватися шляхом:

- Розсилки інформації про захід по електронній пошті або по факсу (в газети, журнали, електронні ЗМІ, інформагентства);

- Приміщення реклами про захід у пресі;

- Особистих (телефонних) контактів з журналістами.

Іноді для подальшої реєстрації на прес-конференції чи іншому заході і для роботи з журналістами необхідно отримати підтвердження про присутність з боку запрошених ЗМІ.

Представлення інформації. Заздалегідь готується програма заходу для ЗМІ: визначається час його початку, тривалість, порядок виступів, час для відповідей на питання, а також для фуршету та інших додаткових елементів програми. Якщо передбачається виїзд за межі основного місця (будівлі фірми, інформагенції), то в програмі враховується час переміщення і забезпечення заходу, можливий транспорт, необхідний для переїзду.

Персонал. Перш за все це учасники основного заходу з боку фірми - керівники, інші виступаючі, а також технічний персонал - співробітники, які реєструють представників ЗМІ, ті, хто проводить прибувають представників ЗМІ до приміщення, в якому проходить захід (якщо виникає така необхідність), особи, відповідальні за транспорт і за основну та додаткову програму заходу (інформаційна і культурна частина).

Дії після заходу. Якщо очікуються публікації про захід, то PR-фахівець може зв'язатися по телефону або електронною поштою з журналістами для уточнення інформації, повідомленої фірмою на заході (точні цитати, додаткові дані, узгодження тексту статті за бажанням журналіста).

Якщо метою заходу була підтримка чи розвиток відносин, то можна відправити листи подяки за участь у заході або висловити подяку по телефону, а також закріпити неформальні контакти з представниками ЗМІ.

Презентація продуктів або послуг

Місце. «Прив'язки» до конкретного місця у такої презентації немає, це може відбуватися, наприклад:

- В офісі (торговельній точці) фірми;

- В торговій точці іншої фірми (роздрібного продавця);

- На нейтральній майданчику (в виставковому павільйоні під час виставки);

- На відкритому повітрі (під час фестивалю, гулянь, свята, карнавалу).

Реклама та інформування. З огляду на те, що такий захід носить явно виражений «пропагандистський» характер (реклама товару) і адресовано найчастіше широкої аудиторії, яку може зацікавити даний товар (послуга), то шляхом попереднього інформування цільової аудиторії можна домогтися більш високої частки цільової аудиторії та осіб, які вже зацікавлених у даному товарі (послузі), ніж при зверненні до випадкової аудиторії. Таке інформування може здійснюватися методом розсилки запрошень, інформування в пресі (рекламні модулі та статті), на радіо і ТБ. При цьому згадка факторів УТП (унікальної торговельної пропозиції) підвищує рівень зацікавленості аудиторії в даній інформації.

Представлення інформації. Презентація товарів і послуг вимагає репетиції, бажано в місці проведення заходу, підготовки учасників (інструктаж), знання всіма учасниками кінцевої мети презентації (збільшення обсягів реалізації, підвищення обізнаності про торгову марку або про відміну даного продукту / послуги від аналогічних продуктів конкурентів і т.д.).

Персонал. Залежно від програми презентації товарів і послуг до нього можна віднести:

а) учасників презентації - як співробітників фірми, так і залучених осіб (наприклад, «моделі» на презентації нової марки автомашини або спеціально запрошені провідні па презентації);

б) технічний і допоміжний персонал;

в) перших осіб фірми та запрошених VIP-осіб, які беруть участь у церемонії відкриття презентації або якого-небудь важливого її етапу.

Дії після заходу. Гості та відвідувачі презентації, залежно від представленого товару чи послуги, повинні йти з заходу або маючи уявлення, де і як вони можуть купити товар або скористатися послугою, або знаючи, куди й до кого їм звернутися за роз'ясненнями щодо товару. Отже, ті представники фірми, які відповідають за роботу з клієнтами, повинні бути готові до звернень клієнтів. Цій же меті служить поширення роздаткових матеріалів серед відвідувачів презентації та / або збір інформації про них самих (збір візиток, реєстрація, конкурс / вікторина серед відвідувачів зі збором інформації про них).