Лекции.Орг

Поиск:


Устал с поисками информации? Мы тебе поможем!

Офіційні прийоми




Це заходи із суворим переліком запрошуваних осіб (або представників організацій).

Місце. Найбільш часто використовувані місця офіційних прийомів - це:

а) палаци, музеї у великому центрі (місті);

б) офіційні резиденції, так звані «держдачі»;

в) будинки фірм;

г) приміщення для прийомів в готелях;

д) влітку - заміські резиденції чи музеї, що є сусідами з парками.

Реклама та інформування. Інформування про такий захід здійснюється шляхом індивідуальної розсилки запрошень (часто виготовляються за оригінальними макетів спеціально до заходу) поштою, або кур'єрами, або факсом. Найбільш важливим для організації гостям (VIP), чия присутність на прийомі особливо значимо, запрошення можуть бути вручені при зустрічі особисто керівником або представником фірми, що організовує прийом.

На запрошеннях часто вказується прохання підтвердити прийняття запрошення (RSVP) і телефон / адреса / факс, за яким таке підтвердження просять відправити. Після розсилки запрошень та отримання підтверджень список запрошених осіб коригується, що дає можливість запросити додаткове число учасників замість осіб, які відмовилися відвідати прийом.

Представлення інформації. Проведення прийому включає в себе наступні елементи:

- Зустріч гостей та їх реєстрація; під час збору гостей запрошеним ансамблем (або в запису) можуть виконуватися спокійні (краще класичні) мелодії;

- Офіційна частина прийому, тобто виступ керівників організації, запрошеного VIP з адміністрації, фірми-партнера, відомого громадського особи або діяча культури; фуршет або інший вид частування (вечеря, барбекю).

Програма прийому може включати в себе й інші елементи, що носять розважальний характер (концерт, феєрверк і т.д.).

Персонал. Всіх учасників офіційного прийому (не гостей) можна розділити на дві категорії (чотири підкатегорії):

1) співробітники організації, що проводить прийом:

- Керівники та провідні співробітники, що працюють на прийомі, як «обличчя» фірми;

- Технічний персонал займається реєстрацією і видачею беджей, забезпеченням порядку, охорони;

2) співробітники інших організацій:

- VIP-виступаючі (учасники офіційної частини), від імені одного з яких (і з його згоди) спільно з керівником фірми-організатора прийому може бути направлене запрошення на прийом; до «професійним» учасникам прийому відносяться і запрошені артисти, які беруть участь у розважальній програмі для гостей;

- Технічний персонал, зайнятий забезпеченням частування гостей (кейтеринг), найнята охорона.

Дії після заходу. Гостям, що відвідали прийом, які представляють для фірми потенційний інтерес (як потенційні чи існуючі клієнти), можна відправити листи, в яких крім подяки за прийняття запрошення відвідати прийом висловлено бажання фірми розпочати або продовжити співпрацю з фірмою, яку представляє ця особа, або з ним як з фізичною особою (якщо організація пропонує товари чи послуги для фізичних осіб або якщо ця особа - VIP-персона). У листі також може бути вказана додаткова інформація: адреси філій, контактна особа (менеджер) у фірмі-організаторі прийому. Листи можуть направлятися і тим, хто не зміг прийти, але в ході підготовки прийому при розсилці запрошень висловив зацікавленість в діяльності запрошуючої фірми.

Всередині фірми необхідно звести воєдино інформацію, зібрану усіма представниками фірми на прийомі і довести укладення організаторів і їхні висновки (про контактних осіб, потреби в товарах і послугах) до відповідних підрозділів - комерційних, маркетингових - і до керівництва фірми.






Дата добавления: 2015-09-20; Мы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 392 | Нарушение авторских прав | Изречения для студентов


Читайте также:

Поиск на сайте:

Рекомендуемый контект:





© 2015-2021 lektsii.org - Контакты - Последнее добавление

Ген: 0.002 с.