Завданням участі фірми у виставці є розвиток і закріплення іміджу організації, її товарів і послуг, використовуючи наочні форми, а також створення громадського інтересу до діяльності фірми і тестові продажі (зондаж ринку).
Місце. Місцем проведення виставок найчастіше є «нейтральний» виставковий комплекс. Постійно або довгостроково діюча експозиція найчастіше влаштовується в приміщеннях самої організації або се партнера або роздрібної торгівлі або в приміщеннях нейтрального посередника - торговельної, промислової асоціації.
У питанні про «місце» проведення виставки грає роль як загальна площа, за яку доводиться платити, так і розташування виставкового комплексу або павільйону по відношенню до основного потоку відвідувачів виставки, а також можливість в рамках виділеної площі організувати простір для поточних організаційних потреб (зберігання роздавальних матеріалів, сувенірів, місце для відпочинку персоналу) і для проведення переговорів або бізнес-зустрічей у вузькому колі. Важливо врахувати й технічне оснащення виділеної площі (лінії зв'язку, електрика).
Реклама та інформування. Якщо на виставку планується залучити широку аудиторію, го фірма-організатор виставки (Експоцентр) відповідає за всю загальну рекламу - у ЗМІ, зовнішнє оформлення (афіші, постери, розтяжки, реклама на транспорті).
Організація-експонент, тобто та, яка бере участь у виставці, може привертати увагу аудиторії до своєї участі в даному заході (стенду) як шляхом розсилки або персонального вручення запрошень (квитків) па виставку серед своїх існуючих і перспективних клієнтів, так і використовуючи ЗМІ постери, розміщуючи рекламні модулі в ЗМІ та використовуючи PR (наприклад, інтерв'ю керівника, в якому він розповідає про майбутню виставку як етапі публічної діяльності фірми).
Сприяти підвищенню уваги аудиторії до участі фірми у виставці може інформація про спеціальні акції, запланованих на виставці: надання пільг, знижок, розіграші, вручення призів, проведення шоу.
Представлення інформації. Програма представлення фірми на виставці може включати в себе як роботу у стенда, так і додаткові заходи: презентації, шоу, розиграші.
На виставці має бути достатньо роздаткових (рекламних) матеріалів, які повинні адекватно представляти експоновані товари та послуги та контактну інформацію фірми.
Необхідно скласти графік роботи фахівців у стенда, включаючи консультації фахівців у певні години.
Персонал. Персонал повинен бути ретельно підібраний відповідно до цілей фірми на виставці, її товарами і послугами, що подаються там. Необхідно реєструвати контакти, збирати візитки відвідувачів, роздавати візитки та буклети фірми, приділяючи увагу всім хто звернувся, а також стежити за чистотою і порядком. Кожен представник організації повинен мати бедж з назвою фірми.
У разі якщо на виставці планується презентація товару або послуги, можуть залучатися фахівці з інших організацій (артисти, «моделі», консультанти).
Дії після заходу. При підготовці участі фірми у виставці необхідно усвідомити, який остаточний суспільний ефект (крім продажу на виставці, якщо вони плануються) бажано досягти. Часто кінцевим завданням є розширення клієнтської бази, що можливо тільки у випадку, якщо в ході виставки ведеться облік контактів, а після неї - на основі створеної або доповненої і скоригованого бази даних по клієнтам - проводиться аналіз такої бази, її структури, потреб клієнтів. Па основі бази даних будується робота комерційних і маркетингових підрозділів фірми, а створюють або коректують її тс працівники фірми, які працюють біля стенду в ході виставки, і їхній керівник (менеджер з виставкової діяльності).
