Общее руководство техническим учетом и паспортизацией автомобильных дорог осуществляют дорожные управления и их подразделения. Они создают специальные партии или группы для паспортизации дорог. К проведению технического учета и пaспopтизации привлекают научно-исследовательские, проектно-изыскательские и другие специализированные организации по договорам, заключаемым в установленном порядке.
Работы по техническому учету и паспортизации разделяют на полевые и камеральные. К полевым относят натурные обследования и обмер дорог и дорожных сооружений. Натурные обследования в свою очередь делят на первичные и ежегодные. Первичные обследования выполняют не чаще чем через 15 лет или в тех случаях, когда в состоянии дороги произошли такие изменения, выявить которые без натурных обследований невозможно.
Ежегодные обследования проводят с целью выявить изменения, происшедшие на дорогах и сооружениях за истекший год, для того, чтобы внести эти изменения в документы технического учета и паспортизации по состоянию на 1 января следующего года. Технический учет и паспортизацию вновь построенных или реконструированных дорог проводят не позднее чем через полгода после утверждения актов государственной приемочной комиссией.
К камеральным работам относят обработку материалов полевых обследований, на основании которых оформляют следующие документы технического учета: технический паспорт с линейным графиком; карточки на мосты, трубы, служебные производственные и жилые здания; ведомости наличия и технического состояния мостов, труб, паромных переправ, подпорных стен, зданий дорожной службы, автобусных остановок, дорожных знаков, ограждений, озеленения, укрепления обочин и других элементов оборудования дорог; ведомость размеров полосы отвода; сводную ведомость наличия автомобильных дорог и сооружений на них, а также полевой журнал обследования дорожной одежды. Дорожная организация составляет документы в двух экземплярах (кроме сводной ведомости) на каждую обслуживаемую дорогу или ее участок, а карточки на мосты (путепроводы) - в пяти экземплярах.
Первый экземпляр документации вместе с четырьмя экземплярами карточек на мосты (путепроводы) пересылают в дорожное управление, которое на основании материалов, представленных дорожными организациями, составляет паспорт и сводную ведомость дороги по форме Э-21, а также ведомости наличия и технического состояния зданий и сооружений.
Паспорт и сводную ведомость формы Э-21 составляют в трех экземплярах: первый экземпляр паспорта, сводную ведомость формы Э-21 и карточки на мосты (путепроводы) представляют в министерство, второй остается в дорожном управлении, а третий является обменным. При изменении каких-либо данных технического учета дорожная организация ежегодно вносит поправки в документацию, представляемую в дорожное управление, которое корректирует свой и обменный экземпляры паспорта и обменный экземпляр направляет в министерство.
Получив обменный экземпляр, министерство сверяет его со своим экземпляром и последний высылает в дорожное управление для внесения изменений.
Все технические данные, включаемые в паспорт и документы технического учета, получают по результатам полевых и камеральных работ. Полевые работы выполняют специализированные партии, создаваемые дорожными управлениями, организациями и подразделениями. При полевых работах: снимают ситуацию, измеряют протяженность дороги и ее участков с продольными уклонами более допустимых, с радиусами кривых в плане менее допустимых для данной категории дороги, ширину полосы отвода и земляного полотна, протяженность покрытия каждого типа и ширину проезжей части в местах изменения типа покрытия, толщину дорожной одежды, протяженность затопляемых, оползневых участков и участков с вечной мерзлотой; определяют грунт земляного полотна, состояние покрытия, объем снегопереноса, границы участков, обслуживаемых первичными дорожными организациями, местоположение и техническое состояние искусственных сооружений и зданий дорожной службы, описывают и измеряют их; собирают данные о количестве и местоположении элементов дорожных инженерных устройств обстановки, озеленения, предприятий автотранспортной службы, коммуникаций, находящихся в пределах полосы отвода, съездов, пешеходных дорожек и тротуаров, укреплений обочин.
Качество дорожного покрытия оценивают по результатам натурного осмотра с учетом проводимых сезонных осмотров или детальных обследований автомобильных дорог по трехбалльной системе. Толщину дорожной одежды определяют на каждом поперечнике в трех местах, из расчета три поперечника на 1 км. Замер с устройством лунок делают только при отсутствии технической документации. На мостах и путепроводах снимают все основные размеры и габариты, в том числе подмостовые.
Собранные в результате полевых обследований сведения о состоянии автомобильной дороги и сооружений на ней заносят в паспорт, который представляет собой книгу в жестком переплете размером 297х420 мм и содержит схему автомобильной дороги, общие данные о ней, экономическую и техническую характеристику, денежные затраты и основные объемы выполненных работ, линейный график. Схему автомобильной дороги (раздел 1 паспорта) составляют в произвольном, масштабе в зависимости от ее протяженности, но не менее чем 1:1000000. В разделе 2 «Общие данные об автомобильной дороге» вносят все сведения о ней, предусмотренные соответствующими графами. В разделе 3 «Экономическая характеристика» отражают данные экономических обследований, изысканий, учета движения, статистических, а также экономических обзоров.
В разделе 4 «Техническая характеристика» приводят данные, характеризующие наличие и состояние отдельных сооружений и конструктивных элементов автомобильной дороги (земляное полотно, проезжая часть, искусственные сооружения и т. д.). В разделе 5 «Денежные затраты и основные объемы выполненных работ» приводят данные о денежных затратах на ремонт, содержание и реконструкцию автомобильной дороги с момента ввода в эксплуатацию.
При этом указывают сведения об основных проведенных работах - реконструкции и ремонтам, которые меняют транспортно-эксплуатационные характеристики автомобильной дороги.
Работы по текущему ремонту (содержанию) в паспорте не указывают.
Линейный график (раздел 6) вычерчивают в масштабе 1:20 000.
Наряду со сложными приборами и установками при паспортизации применяют простые приспособления и устройства, средства малой механизации как на стадии измерения, так и обработки информации. Для измерения ровности применяют передвижные рейки ПКР-4М, ПКР-1, -5, -3, ШИЛ-Р-5 и др., для измерения поперечных уклонов – угломерные линейки КП-135, ШИЛ-1М, для определения геометрических параметров – геодезические инструменты курвиметр КП-203, прибор КП-213 для определения дальности видимости и др.
