Главными переменными внутренней среды организации являются цели, структура, задачи, технология и люди.
3.1.1. Цели организации, структура, задачи, технология, люди
Первый переменный фактор — цели. Организация — это группа людей с общими целями. Цель — конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организованная группа.
Постановка целей — очень важный момент в деятельности организации, ведь участники производства должны знать, к чему стремиться.
Вспомним сказку Л. Кэрролла «Алиса в Стране чудес». Алиса спрашивает Чеширского Кота:
«— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно... — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот».
Цель определяет направление движения. Все последующие решения руководства направлены на то, чтобы приблизить организацию к цели.
У организаций в зависимости от их типов могут быть разнообразные цели. Но независимо от вида фирмы ее главными общими целями будут те, что направлены на:
• выживание;
• прибыль;
• перспективы.
Действительно, фирма может выжить, только найдя свое место в системе рыночных отношений. Значение прибыли в бизнесе трудно переоценить: это источник роста и процветания фирмы, средство увеличения благосостояния ее владельцев и работников. Не следует забывать и о перспективе развития фирмы: проблемы сегодняшнего дня не должны заслонить перспективу — возможность существования в будущем.
Эти три главные в жизни фирмы цели тесно между собой связаны, и менеджеры должны обеспечить их выполнение.
Крупные организации — многоцелевые. Они формулируют цели в разных областях, таких как разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров и т.д. В подразделениях организации также вырабатываются цели, для того чтобы достичь общей цели организации. Цели подразделений координируются менеджерами в рамках общей цели.
Вторая внутренняя переменная — структура. Как уже говорилось в главе 1, формальные организации состоят из подразделений, уровней управления. Взятые в единстве и логическом соотношении между собой, они образуют определенную структуру организации.
Структура устанавливает также взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений, которые позволяют наиболее эффективно достигать целей организации.
Образование структуры — следствие разделения труда между специалистами его разных видов. Так, труд разделен между технологами, механиками, экономистами и др. При производстве любого продукта работа разделяется на многочисленные малые операции, что тоже представляет собой конкретную специализацию труда. В больших организациях специалисты группируются в пределах функциональных областей (отделов, подразделений). Управленческий труд — также специализированный вид труда. Внутри него тоже происходит специализация — разделение на конкретные виды управленческого труда, в результате чего выделяются уровни управления.
Важным понятием является сфера контроля. Сфера контроля — это число лиц, непосредственно подчиненных одному руководителю. Сфера контроля может быть широкой и узкой. Если руководитель контролирует большое количество подчиненных, то у него широкая сфера контроля. Если каждому руководителю подчиняется немного людей, то это узкая сфера контроля.
Сфера контроля определяет тип организационной структуры. Узкая сфера контроля дает многоуровневую (или высокую) структуру, широкая сфера контроля — плоскую структуру управления (с небольшим числом уровней управления).
Схема 2
Высокая структура управления организацией
Вопрос о том, какая сфера контроля и какая структура наилучшая, некорректен. Это зависит от специфики организации, ее целей и решаемых ею проблем.
Третья внутренняя переменная — задачи.
Задача — это предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки. Каждая должность включает ряд задач как необходимый вклад в достижение целей организации.
Схема 3
Плоская структура управления организацией
Традиционно задачи делятся на три категории:
1) работа с людьми;
2) работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);
3) работа с информацией.
Например, работа бухгалтера в основном связана с информацией, мастер участка работает с людьми, а работа токаря — это работа с предметами.
Задачи характеризуются частотой повторения и временем выполнения. Если задача может быть выполнена за короткое время (несколько секунд) и она повторяется множество раз в день, то труд носит монотонный характер. Работники конвейерного производства заняты таким трудом.
Управленческая работа по своим задачам характеризуется разнообразием, а время на ее выполнение увеличивается от низового к высшему уровню.
Четвертый внутренний фактор — технология.
Технология — средство преобразования сырья в искомые продукты и услуги.
Производственные задачи выполняются по определенным конкретным технологиям.
Вместе с развитием общества происходило совершенствование используемых в производстве технологий. Принципиальные изменения в технологии производства внесли машины (первые из них появились в последней трети XVIII века), стандартизация, конвейер, компьютеры. Они изменяли объем и характер выполняемых задач, в том числе связанных с управлением производством.
