Выделение фрагмента таблицы выполняется следующим образом:
· для столбца - курсор мыши помещается на верхнюю ячейку столбца и щелкается левая клавиша мыши (либо клавишами Ctrl+пробел),
· для строк(и) - курсор мыши помещается на нужную строку, нажимается левая клавиша мыши и перемещается мышь с нажатой клавишей, если нужно выделить несколько строк (либо нажать Shift+пробел, затем F8 и стрелку, показывающую направление выделения. Выделив нужное число ячеек, нажать F8),
· для прямоугольного фрагмента - установить курсор мыши в один из углов фрагмента, нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, переместить курсор в противоположный угол, отжать клавишу (либо выделить с помощью клавиатуры ячейку, соответствующую одному из углов фрагмента, нажать F8, расширить выделение, нажать F8),
· для нескольких прямоугольных фрагментов - выделить одну область, как сказано в п.3, нажать Ctrl и, держа ее нажатой, с помощью мыши выделить вторую область, отпустить левую клавишу мыши и Ctrl (либо установить режим добавления области с помощью Shift+F8, перейти на новую область, нажать F8, и осуществить выделение аналогично предыдущему, нажать F8),
· для всего рабочего листа - установить курсор мыши на пустой прямоугольник слева от самой верхней ячейки столбца А и щелкнуть левой кнопкой мыши (либо нажать Ctrl+Shift+пробел). Возможен вызов контекстного меню для ярлычка рабочего листа или для активной ячейки - помещают курсор мыши на ярлычок или в нужную ячейку и нажимают правую клавишу мыши.
Контроль вводимых данных
Для ввода исходных данных табличный курсор помещается в нужную ячейку и с клавиатуры вводится соответствующий текст. Затем нажимается клавиша Enter или одна из клавиш перемещения курсора, которые, помимо ввода данных в активную ячейку, перемещают курсор в нужном направлении.
Размер шрифта вводимых данных для каждой новой книги можно установить раз и навсегда через опции Office - Параметры Excel – Основные, окно Размер. Можно также менять размер (и другие характеристики) шрифта по мере работы с данными через опции линейки Главная, меню Шрифт). Это же меню Шрифт позволяет управлять видом обрамления ячеек таблицы.
Введенные данные в столбце можно сортировать через опцию Сортировка и фильтр линейки Главная.
Меню Выравнивание в линейке Главная позволяет выполнять различные выравнивания данных в ячейках по горизонтали и вертикали, поворачивать данные в ячейках, переносить текст по словам (полезно при слишком «длинных» заголовках), а также объединять ячейки, выравнивая при этом текст по всей ширине объединенных ячеек
Вводимые в таблицу данные можно проверять на корректность значений. Для этого используется команда Проверка данных меню Работа с данными линейки Данные. Эта команда служит для определения допустимых значений для отдельных ячеек и диапазонов, ограничений вводимых данных по типу (например, только целые числа, числа или текст) и задания предельных значений.
Окно Проверка данных содержит 3 вкладки: параметры, сообщение для ввода, сообщение об ошибке.
1. Параметры. В «Условиях проверки» пользователь может ввести необходимый ему тип данных. Указание в списке Тип данных типа данных вводимых значений позволяет определить, какие условия можно налагать на значения ячеек. После выбора типа данных в диалоговом окне под списком Тип данных появляются соответствующие данному типу данных дополнительные поля, позволяющие выбрать оператор сравнения и задать ограничения на значения. Параметры, отображаемые в диалоговом окне Проверка вводимых значений, зависят от значений, установленных в списках Тип данных и Значение. При этом возможны следующие соответствия:
Тип данного Накладываемые ограничения
Любое значение Не накладывает никаких ограничений на вводимые данные и используется, как правило, для отмены проверки.
Дата (формат дд.мм.гг)Указывает, что вводимые данные должны быть датами. В строке Значения можно установить знак отношения, по которому анализируется данное, в строках Начальная дата и Конечная дата вводятся временные диапазоны, по которым выполняется проверка.
Действительное Указывает, что вводимые данные должны быть числами или дробями (целая часть отделяется от дробной запятой). При данном типе данных необходимо выбрать оператор, а затем установить параметры. Строка Значения аналогична Дате. В строках Минимальное и Максимальное вводятся значения, по которым выполняется проверка.
Список Позволяет установить список корректных данных. Строка Источник служит для ввода ссылки на диапазон, на определенное имя или тип корректных данных.
Длина текста Указывает допустимое количество символов. Поле Значения аналогично значениям параметров при типе данных Дата. Поля Минимум / Максимум позволяют ввести наименьшее/наибольшее количество символов в тексте.
Время Указывает, что вводимые данные должны быть временем. Поля Время начала/Время конца служат для ввода начального времени/конечного времени.
Целое число Указывает, что вводимые данные должны быть целыми числами. Значения полей Минимум/Максимум служат для ввода наименьшего / наибольшего из целых чисел.
Для таких Типов данных, как Дата, Действительное, Список, Длина текста, Время, Целое число, действует поле «Игнорировать пустые ячейки», которое позволяет оставить ячейку пустой. Чтобы задействовать ограничения, необходимо снять флажок.
2. Сообщение для ввода. С помощью данной вкладки можно вводить сообщения для ввода. Смысл вкладки прост и может быть освоен самостоятельно. Отметим лишь, что поле для ввода текста сообщения может содержать до 255 символов.
3. Сообщение об ошибке. Если установлен флажок «Выводить сообщение об ошибке», то при вводе в ячейку недопустимых значений выводится предупреждение об ошибке, или ввод неверных данных запрещается.
В поле «Вид» выбирается, какого вида сообщение будет выводиться: Еxcel позволяет выводить сообщения в виде «Останова», «Сообщения», «Предупреждения»:
· чтобы отображать информационное сообщение, включающее кнопки OK (кнопка по умолчанию) и Отмена, необходимо выбрать «Сообщение».
· чтобы отображать предупреждение, содержащее запрос о продолжении и кнопки Да, Нет (кнопка по умолчанию) и Отмена, необходимо выбрать «Предупреждение». В сообщениях обоих типов с помощью кнопок OK и Да производится ввод некорректных данных в ячейку. Кнопка Нет позволяет исправить содержимое ячейки. Кнопка Отмена возвращает в ячейку старое значение.
· если выбран « Останов » в окне Вид, то сообщение будет включать кнопку Повторить, позволяющую исправить содержимое ячейки, и кнопку Отмена, сохраняющую в ячейке старое значение.
Чтобы установить требуемые функции проверки вводимых данных, выделяют нужный диапазон и обращаются к соответствующей опции.
Подготовка к печати
Подготовленную таблицу или другие данные можно напечатать через опции Office - Печать (там же находится опция Предварительный просмотр). Для подготовки к печати следует установить требуемые поля, ориентацию и размер бумаги – через меню Параметры страницы линейки Разметка страницы. В меню Параметры страницы можно также выполнить требуемые действия с колонтитулами (например, заказать печать номера страницы – вкладка Колонтитулы и ее начальный номер - вкладка Страница), а также центрирование таблицы на бумаге при печати.
Работа с листами книги
Можно менять имена рабочих листов (вместо Лист m). Для этого вызывают контекстное меню нужного листа, выбирают команду Переименовать, вводят новое имя и подтверждают его, нажав OK.
Для создания нового рабочего листа нужно вызвать контекстное меню последнего листа, выбрать команду Вставка, из списка в качестве типа нового рабочего листа выбрать Лист, дать имя новому листу. При необходимости можно передвинуть ярлычок нового листа в нужное место с помощью команд Переместить/скопировать контекстного меню или с помощью нажатой левой клавиши мыши.
Задание
1. Установить размер бумаги - А4, начальный номер страницы - 10, горизонтальное и вертикальное центрирование, в верхнем колонтитуле - свою фамилию (по центру), в нижнем - номер группы (по центру) и номер страницы (слева).
2. Установить размер шрифта 14 единиц.
3. Создать таблицу «ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ» со следующими столбцами: Фамилия и инициалы студента, Математика, Информатика, Физика, Культурология, Дата окончания сессии.
4. Ввести условия для проверки вводимых данных (данные в количестве 10): фамилия и инициалы – не больше 20 символов, оценки – в пределах от 2 до 5, дата окончания сессии – не раньше 30 декабря предыдущего года и не позже 1 февраля текущего года. Предусмотреть контекстную диагностику при вводе некорректных данных, например, при вводе длинной фамилии и инициалов – «Фамилия и инициалы превышают 20 символов» и т.д.
5. Ввести исходные данные для 10 студентов.
6. Отсортировать таблицу по алфавиту фамилий.
7. Назвать лист «Ведомость».
8. Удалить с экрана координатную сетку.
9. Использовать разные цвета фона и символов при создании таблицы. Центрировать заголовок по ширине таблицы и выделить его шрифт.
10. Сохранить таблицу с произвольным именем (этот файл будет использоваться в следующих работах).
11. Показать результат преподавателю.
Лабораторная работа 2. Средства модификации данных и таблиц
