План лекційного заняття 2:
1. Структуризація проекту.
2. Сіткове та календарне планування проекту.
3. Методи визначення та оптимізації часу реалізації проекту.
[ Література: 1, 2, 6, 8, 11, 14, 16, 17, 21, 25, 26, 29, 30, 31, 35, 40, 41, 44, 49 ]:
Зміст лекції 2:
Структуризація проекту
Управління Проектами - інтегрований процес. Дії (чи їхня відсутність) в одному напрямку звичайно впливають і на інші напрямки. Такий взаємозв'язок змушує балансувати між задачами проекту - часто покращання в одній області може бути досягнуто лише за рахунок погіршення в іншій. Для кращого розуміння інтегрованої природи Управління Проектами опишемо його через процеси, з яких воно складається і їхнього взаємозв'язку.
Термін процес не застосовується в Україні в тім контексті, у якому він далі використовується. Тут і далі під процесами розуміються дії і процедури, зв'язані з реалізацією функцій управління. Таке розуміння процесів прийняте в міжнародному співтоваристві. Оскільки метою даної роботи є такий виклад основ управління проектами, що враховує українські особливості і при цьому відповідає прийнятим у світі стандартам, ми по можливості зберігаємо загальноприйняту у світі термінологію.
Процеси проекту
Проект складається з процесів. Процес - це сукупність дій, що приносить результат. Процеси проекту звичайно виконуються людьми і розпадаються на дві основні групи:
1. Процеси Управління Проектами - що стосуються організації і описи робіт проекту
2. Процеси, орієнтовані на продукт - що стосуються специфікацій і виробництва продукту. Ці процеси обумовлюються життєвим циклом проекту і залежать від галузі застосування. У проектах процеси управління проектами і процеси, орієнтовані на продукт, накладаються і взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені при відсутності розуміння того, як створити продукт.
Групи процесів
Процеси управління проектами можуть бути поділені на шість основних груп, що реалізують різні функції управління:
1) процеси ініціації - ухвалення рішення про початок виконання проекту;
2) процеси планування - визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їхнього досягнення;
3) процеси виконання - координація людей і інших ресурсів для виконання плану;
4) процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і прийняття рішень про необхідність застосування коригувальних дій;
5) процеси управління - визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгодження, затвердження і застосування;
6) процеси завершення - формалізація виконання проекту і підведення його до упорядкованого фіналу. Крім того, процеси управління проектами зв'язані своїми результатами - результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого... І, нарешті, є взаємозв'язки груп процесів різних фаз проекту. Наприклад, закриття однієї фази може бути входом для ініціації наступної фази (приклад: завершення фази проектування вимагає схвалення замовником проектної документації, що необхідна для початку реалізації). У реальному проекті фази можуть не тільки передувати один одному, але і накладатися. Повторення ініціації на різних фазах проекту допомагає контролювати актуальність виконання проекту. Якщо необхідність його здійснення відпала, чергова ініціація дозволяє вчасно це установити й уникнути зайвих витрат.
Взаємозв'язки процесів
Усередині кожної групи процеси управління проектами зв'язані один з одним через свої входи і виходи.
Входи - документи чи документовані показники, згідно яким процес виконується.
Виходи - документи чи документовані показники, що є результатом процесу.
Методи і засоби - механізми, по яких вхід перетворюється у вихід.
Структуризація проектів
Структуризація – це розподіл проекту на ієрархічні підсистеми та компоненти та встановлення між ними зв’язків та відносин, що дозволяє здійснювати управління проектом.
Основні задачі структуризації проекту:
• розподіл проекту на блоки, які підлягають управлінню;
• розподіл відповідальності за різні елементи проекту, визначення зв’язків між різними роботами та структурою організації;
• визначення витрат – часу, грошей, матеріальних ресурсів;
• створення єдиної бази для планування, складання кошторисів та контролю за витратами;
• встановлення взаємозв’язків між роботами по проекту та системою ведення бухгалтерського обліку;
• визначення комплексів робіт.
Структуризацію проекту можна представити як послідовність наступних дій:
1. Визначення проекту – його характеру, цілей та змісту, а також кінцевого продукту проекту та його характеристик.
2. Визначення рівнів деталізації планів та кількості елементів в структурі проекту.
3. Підготовка структури процесів – визначення схеми життєвого циклу проекту.
4. Визначення організаційної структури, яка повинна охоплювати всі підрозділи та окремих осіб, які працюватиме над проектом.
5. Визначення структури продукту – це схема розподілу по підсистемам та компонентам, включаючи машини та обладнання, програмне та інформаційне забезпечення, послуги тощо.
6. Підготовка генерального зведеного плану проекту, який є основою для подальшої деталізації в процесі пошуку критичного шляху.
7. Підготовка матриці розподілу відповідальності – в результаті аналізу взаємовідносин між елементами структури проекту та організації його управління будується матриця, в якій елементи структури проекту розміщуються в строках, а елементи організації в стовпчиках або навпаки. На перетині вказують рівні відповідальності тих чи інших осіб за допомогою кодів або інших умовних позначень.
8. Підготовка робочого плану бухгалтерських рахунків та субрахунків.
9. Підготовка робочого сітьового графіку – реалізація попередніх пунктів дозволяє розробити деталізований графік, який по кожній роботі відображає оцінку часу та ресурсів.
10. Розробка системи завдань та нарядів із зазначенням конкретного часу та ресурсів.
11. Розробка системи звітності та контролю.
Для структуризації проекту використовують наступні моделі:
1. Дерево цілей – це графи та схеми, за допомогою яких генеральна ціль проекту розбивається на підцілі наступного рівня. (Дерево – це взаємопов’язаний граф, який виражає взаємопідлеглість та взаємозв’язки між елементами).
2. Дерево рішень – граф або схема, яка відображає структуру оптимізації процесів.
3. Дерево робіт – розподіл робіт по проекту на окремі пакети робіт. Цей процес також називають структурою розподілу робіт (СРР). Кожен пакет робіт повинен бути окремою фінансовою одиницею, яка має власний кошторис, бюджет та звіт про витрати. Дерево робіт слугує базою для побудови сітьового графіку проекту.
4. Структурна схема організації (ССО) відображає розподіл відповідальності організацій, які беруть участь у проекті за розділи, етапи та роботи проекту.
5. Матриця відповідальності – пов’язує СРР та ССО. В ній відображаються основні виконавці пакетів робіт.
6. Сітьові моделі – графіки основних подій по окремих пакетах робіт.
7. Структура використовуваних ресурсів – граф, в якому фіксуються ресурси, необхідні для кожного рівня.
Наприклад, на першому рівні ресурси поділяються на фінансові, трудові, матеріально-технічні. На другому рівні матеріально-технічні ресурси поділяються на будівельні матеріали, машини, обладнання. На третьому рівні будівельні матеріали – на такі, які потребують зберігання на складі та на такі, які не потребують тощо.
8. Структура витрат – будується граф аналогічний структурі використовуваних ресурсів
