Ще один важливий аспект діяльності проектного менеджера полягає в налагоджуванні ефективної співпраці та взаємодії з усіма зацікавленими сторонами, тією чи іншою мірою пов'язаними з проектом. Досвід показує, що при відповідній взаємодії із зацікавленими сторонами вони можуть надати проектові значну допомогу.
Управління зацікавленими сторонами вимагає, насамперед, володіння повною інформацією про них. Розрізняють зовнішні та внутрішні зацікавлені сторони.
Внутрішні - це власники компанії, вище керівництво, лінійні менеджери та рядові виконавці, служби забезпечення якості, групи внутрішнього персоналу, окремі працівники, представники профспілок, групи консультантів тощо.
Зовнішні - це керівники різних спеціалізованих організацій, таких як будівельні, експортно-імпортні, фінансові, страхові, з питань техніки безпеки, працевлаштування. Сюди ж відносять пресу, конкурентів, постачальників, суміжників, сім'ї персоналу і т.д.
Визначивши можливі зацікавлені сторони, слід виключити найменш важливі з них, але слід робити це з обережністю аби уникнути недооцінки. При цьому слід розуміти, що одні можуть бути зацікавленими в наданні допомоги, а інші здатні чинити опір та створювати перешкоди.
Питання вибору відповідної стратегії стосовно кожної зацікавленої сторони потребу збору різнобічної інформації. Важливо визначити, які із сторін можуть впливати на проект в цілому, а які пов'язані лише з окремими аспектами проекту. При цьому слід ретельно вивчити інтереси та цілі зацікавлених сторін, які можуть бути самими різноманітними. Наприклад, при модернізації заводу метою власників і вищого керівництва є зниження собівартості продукції; метою групи забезпечення якості є підвищення якості продукції; рядові працівники зацікавлені в поліпшенні умов праці та підвищенні заробітної плати; представники профспілок зацікавлені в якомога більшій зайнятості людей тощо. Деякі з цих цілей можуть суперечити одна одній.
Цінності зацікавлених сторін певною мірою пов'язані між собою. Водночас багато з них мають особистий характер - стосуються сім'ї, оточення, інтелектуального рівня тощо. Якщо зацікавленою стороною є група людей, то цінності будуть двох рівнів - загальні й індивідуальні. Слід зауважити, що часто зацікавлена сторона - це особи, що мають власну тверду думку, у певній мірі - це лідери групи. Можливо надалі слід враховувати їхні цілі та цінності.
Інформація щодо цілей та цінностей зацікавлених сторін визначає успіх управління ними, а також дає можливість передбачити ставлення зацікавлених сторін до проекту. Якщо інтереси обох сторін спільні, то, можливо, це сприятиме підтримці проекту, спрацьовуватиме на його користь. В іншому випадку виникають труднощі, негативні тенденції щодо здійснення проекту.
Для вибору стратегії управління проводять аналіз сильних і слабких особливостей сторін, можливостей небезпеки з їхнього боку. В процесі такого аналізу виявляється, як ці особливості можуть вплинути на проект.
Стратегія управління зацікавленими сторонами ґрунтується на результатах аналізу їх сильних та слабких особливостей. Стратегія дозволяє визначити, як використати сприятливі можливості та як запобігти небезпеці.
Найскладнішим завданням є розробка плану дії, тобто плану управління взаємовідносинами із зацікавленими сторонами. При цьому вирішуються такі питання:
- як використовувати можливості зацікавленої сторони?
- як запобігти небезпекам і загрозам з боку окремих зацікавлених сторін?
- як урахувати можливості проекту для зацікавленої сторони?
- як урахувати небезпеки проекту для зацікавленої сторони?
План дій, як і інші проектні плани, містить різноманітну інформацію щодо проекту. При його реалізації важливо знати, як ці дії виконуються. Від того, як надходить інформація, залежить реакція зацікавленої сторони щодо досягнення цілей проекту. Кожну зустріч, в ході якої повідомляється інформація, слід старанно спланувати, починаючи від цілей групи. Далі йде опис загальних цілей, цінностей, прогнозів, очікуваних результатів.
Базуючись на раніше визначених даних і проектній ситуації, визначають цілі зустрічі і зміст інформації, планують спосіб повідомлення інформації. Це фази підготовчої роботи, якій варто приділити достатньо уваги. Насамперед необхідно, щоб інформація подавалась мовою, використовуваною групою, з якою передбачено зустріч. По-друге, слід врахувати цілі та цінності групи. Якщо вдасться виявити їх і довести, що проект не суперечить інтересам групи, то забезпечується гарантована підтримка групи. Засоби інформування особливо важливі в разі, якщо з боку групи існує значна небезпека для проекту.
Управління зацікавленими сторонами потребує підтримки зв'язків з ними, інформування, урахування їхньої думки. Іноді доцільно активізувати діяльність сторін, нариклад, запропонувати внести пропозиції стосовно окремих деталей проекту, організувати спільну робочу групу щодо опрацювання окремих аспектів тощо.
План управління зацікавленими сторонами містить в основному інформаційні заходи. Як додаток до них розробляють необхідні пропозиції, деталізують окремі питання. Заходи варто планувати окремо для кожної зацікавленої сторони, особливо щодо способів їхнього виконання.
Отже, управління зацікавленими сторонами - це процес регулювання і контролювання взаємодії між проектом і зацікавленими сторонами з метою досягнення цілей проекту. Взаємодія має бути ретельно спланованою. Для цього необхідно знати можливості зацікавлених сторін і потенційні небезпеки від них, а також спрогнозувати їхній вплив на реалізацію проекту. Ефективність проекту здебільшого залежить від способів взаємодії. Приділяючи більше уваги зацікавленим сторонам, можна виявити можливості їхнього сприяння реалізації проекту. Скоординований і вмотивований вплив зацікавлених сторін на проект принесе для нього користь.
