Управління діяльністю суб”єкта господарювання пов”язане з прийняттям рішень. Обгрунтовані управлінські рішення можуть бути прийняті тільки після ретельного опрацювання великого обсягу інформації. Латинське слово інформація означає в перекладі повідомлення, роз”яснення, виклад. Під інформацією розуміють впорядковані повідомлення про процеси та явища, що відбуваються. Оскільки економічний аналіз в системі управління займає проміжне місце між збором і обробкою інформації та прийняттям управлінських рішень, ефективність його результатів економічного аналізу, оптимальність варіантів управлінських рішень залежить не тільки від глибини дослідження процесів та явищ, правильності вибору методики дослідження, але й від обсягів, достовірності, своєчасності повноти використовуваної ним економічної інформації. Аналіз є не тільки споживачем інформації, але й сам створює її для власних потреб.
Аналіз як функція управління, висуває до інформації ряд вимог:
- інформація повинна бути достовірною. Під достовірністю розуміють ступінь відповідності відображення реальному об”єкту.
- використовувана інформація в аналізі повинна бути доречною. При виробленні варіантів управлінських рішень аналітик не повинен опрацьовувати все, що можливо, а лише обмежитисть аналізом тих показників, які містять необхідну інформацію.
- інформація повинна бути цінною. Цінність інформації зумовлена її актуальністю і придаткністю для практичного застосування, в тому числі для економічного аналізу.
- інформація повинна бути доступною для сприйняття;
- оперативність одержання необхідної в управлінні інформації пов”язана з її актуальністю на момент прийняття рішень.
Сучасна економічна інформація повинна бути придатна для машинної обробки. Дотримання вимоги перспективності вихідної інформації означає спрямованість інформації у майбутнє.
Структура економічної інформації зумовлена її змістом та призначенням в управлінні. В залежності від поставлених цілей та завдань економічна інформація класифікується за певними ознаками:
1)за змістом, характером виникнення виділяють:
-законодавчо-правову, яка характеризує правове поле створення об”єктів;
-нормативно-планову, яка об”єднує дані різних планів, самостійно розроблених і доведених зверху;
-обліково-звітну інформацію, яка включає дані оперативного обліку та звітності, статистичного обліку і звітності, первинних документів та реєстрів сиснтетичного і аналітичного обліку;
- позаоблікова інформація доповнює вище наведені. До неї відносять проектно-конструторську, технічну і технологічну документацію.
2) За обсягом відомостей необхідних для управління:
- на комплексну та тематичну, яка стосується певного аспекту діяльності;
3)стосовно керованого об”єкта –на внутрішню, яка формується на підприємстві, та зовнішню, що надходить з-за його межами;
4)за ступенем обробки-на первинну, проміжну і результативну;
5)за способом зображення –на текстову, цифрову, графічну; та ін.
Таким чином, інформаційна система АГД повинна формуватися і вдосконалюватися з врахуванням всіх вимог, які перераховані були вище і являються необхідною умовою підвищення ефективності АГД.
Склад, зміст і якість інформації, яка залучається до аналізу має визначну роль в забезпеченні діяльності АГД. Аналіз не обмежується тільки економічними даними, а також використовує технічну, технологічну та іншу інформацію. Всі джерела даних для аналізу господарської діяльності діляться на планові, облікові та позаоблікові.
До планових джерел відносять всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні,поточні, оперативні), а також нормативні матеріали, кошториси, та ін.
Джерелами інформації облікового характеру є всі дані, які містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також всі види звітності, первинна облікова документація.
Ведуча роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерському обліку і звітності, де найбільш повно відображаються господарські явища, процеси, їх результати. Своєчасний та повний аналіз даних, які є в облікових документах (первинних і узагальнюючих) і звітності забезпечує прийняття необхідних заходів, щодо покращення діяльності підприємств.
Дані синтетичного обліку, де міститься кількісна характеристика явищ та процесів використовуються для поглибленого вивчення взаємозв’язків. Оперативний облік та звітність сприяють більш оперативному в порівнянні зі статистикою чи бухгалтерським обліком забезпечення аналізу необхідними даними.
Обліковим документом є і економічний паспорт підприємства, де накопичуються дані про результати господарської діяльності за декілька років. Деталізація показників, які містяться в паспорті дозволяє провести дослідження динаміки, виявити тенденції розвитку підприємства.
До позаоблікових джерел інформації відносяться документи, які регулюють господарську діяльність:
q офіційні документи, якими повинно 5користуватись підприємство в своїй діяльності (закони, накази акти ревізії та перевірок);
q господарсько-правові документи (договори, рішення арбітражних та судових органів);
q рішення загальних зборів колективу;
q матеріали вивчення досвіду, які отримані з різних джерел інформації (радіо, телебачення);
q технічна і технологічна характеристика;
q матеріали спеціальних досліджень стану виробництва на окремих робочих місцях;
q усна інформація, яка отримана під час зустрічі з представниками інших підприємств
Вирішальним етапом в АГД є підготовка інформації. В першу чергу інформація, яка зібрана для аналізу повинна бути доброякісною, Перевірка проводиться з двох сторін. По перше аналітик перевіряє, наскільки дані є повними, чи правильно оформлені. Обов”язково перевіряється правильність арифметичних підрахунків. Далі перевяються показники, наскільки вони є правильними. Аналіз буде менш трудомістким якщо буде забезпечена співставимість показників. Найбільш відповідальним етапом роботи аналітика є аналітична обробка даних. Будь-які результати аналітичного дослідження оформляються у вигляді документів (пояснюючі записки, справки).
