Чтобы получать удовольствие от работы в команде и считать себя ответственными за ее организацию, участники могут совместно друг с другом и с формальным руководителем команды, если таковой имеется, разработать свой командный договор, ведь многие из принятых в организации правил работы не применимы к команде.
Ответьте, пожалуйста, на приведенные ниже вопросы. Это поможет вам подготовиться, чтобы выступить со своими соображениями в дискуссии, посвященной командному договору. Если отведенного для ответов места будет недостаточно, пишите на полях.
1. Работали ли вы в настоящей команде? Занимались ли каким-нибудь проектом от начала до конца? Чему научил вас этот опыт?
2. Чего вы ждете лично для себя от участия в команде?
3. Что вы хотели бы привнести в команду?
а) функционально-технические навыки (назовите их):
б) умение решать проблемы (опишите, какие):
в) навыки групповой работы (назовите их):
4. Как, по вашему мнению, в целом функционирует команда?
5. Каковы ваши представления о цели команды?
6. Чего вы ждете от других членов команды?
7. Чего вы ждете от руководителя команды?
8. Что от команды ожидает организация и в особенности спонсор?
9. Что другие члены команды должны знать о вас?
Внутреннее управление и координация
Мы постоянно напоминали о том, что успех команды в первую очередь обусловлен тем, что ее участники сходят с проторенного пути, которым следует организация, и работают творчески. Но особое внимание к интуитивному и спонтанному аспекту работы не должно привести к тому, чтобы окончательно забыть необходимые бюрократические функции. Вероятно, часть этих функций можно вынести за пределы команды, но так получается далеко не всегда. Поэтому недавно созданная команда должна понять, как разрабатываются задачи внутреннего управления и командной координации. В данном упражнении участникам представится возможность обсудить вопросы, имеющие огромное значение для достижения общего успеха.
Материалы: для каждого участника экземпляр материала к упражнению, ручка.
Вступительное слово ведущего. Вы не должны забывать: чтобы нормально функционировать и добиваться успеха, команде необходим административный базис, без которого не могут идти творческие процессы. В определенной степени команда нуждается во внутреннем управлении и координации. Исходя из особенностей деятельности, связанной с командной целью, вы должны взять на себя целый ряд административных и управленческих функций. По тем или иным из них вы можете брать на себя больше или меньше ответственности, в зависимости от компетенции команды и ее договоренностей с руководством организации.
Инструкция. Каждому из вас я дам список обязанностей. Он предназначен для упорядочения каждодневной деятельности, что поможет нормальному функционированию команды, а также удовлетворит запросы организации. Все вместе подумайте, какие управленческие задачи команда должна поставить перед собой прежде всего и кому следует поручить их решение. Определите также степень ответственности этого лица: полная она или частичная? Решите, какой промежуток времени будут действовать полномочия этого лица.
Прежде всего вы должны проследить за тем, чтобы задачи были хоть как-то распределены по справедливости. Скорее всего никто не захочет быть сильно отягощенным этими обязанностями. (1—1,5 часа.)
Список задач может быть дополнен в соответствии с текущей ситуацией в команде.
Материал к упражнению Список обязанностей
| Задачи | Ответственное лицо | Степень ответственности | Временные рамки | |||||
| 1. Составление | ||||||||
| календарного плана | ||||||||
| и координация задач | ||||||||
| 2. Определение целей | ||||||||
| 3. Разработка планов | ||||||||
| работы | ||||||||
| 4. Планирование бюджета | ||||||||
| 5. Контроль бюджета | ||||||||
| 6. Ведение документации | ||||||||
| рабочих характеристик | ||||||||
| 7. Подведение итогов | ||||||||
| работы | ||||||||
| 8. Управление фондом | ||||||||
| заработной платы | ||||||||
| 9. Отчисления на премии | ||||||||
| и прочие выплаты | ||||||||
| 10. Разработка планов | ||||||||
| продолжения образования | ||||||||
| и повышения | ||||||||
| квалификации | ||||||||
| 11. Поиск и подбор новых | ||||||||
| членов команды | ||||||||
| 12. Обучение новых членов | ||||||||
| команды | ||||||||
| 13. Оценка деятельности | ||||||||
| новых членов команды | ||||||||
| во время испытательного | ||||||||
| срока | ||||||||
| 14. Профессиональное | ||||||||
| сопровождение новичков | ||||||||
| 15. Увольнение членов | ||||||||
| команды | ||||||||
| 16. Представление команды | ||||||||
| на важных мероприятиях | ||||||||
| в организации | ||||||||
| 17. Связи с общественностью | ||||||||
4. Контакты, точки пересечения, границы
Команда — это микрокосм внутри организации. Ее задача — действовать нестандартно. При этом команде всегда угрожает опасность слишком увлечься своими целями и процессами. В результате у нее не остается энергии на поддержание важных контактов внутри и вне организации. Необходимо, чтобы команда находила время поддерживать контакты с внешним миром.
Материалы: большие листы бумаги, фломастеры.
Вступительное слово ведущего. Совершенно естественно, что эффективно работающая команда значительную часть своей энергии концентрирует на развитии внутреннего взаимодействия и достижении поставленной цели. Однако во избежание в ходе проекта разных помех и препятствий важно проводить мудрую «внешнюю политику». В частности, постоянно получать информацию об инстанциях и группах внутри и вне организации, от которых каким-либо образом зависит достижение цели или решение задачи, развивать отношения с «друзьями» в организации, планировать политику, направленную против скептиков. Вам надо решить, как вы будете общаться с внешним миром и как организуете этот процесс. И наконец, знать, кто может поддержать вас в ходе реализации проекта, кто может помочь в сложных ситуациях и как вы будете получать доступ к важной для вашей работы информации.
Я предлагаю вам нарисовать картину отношений команды со своими единомышленниками, партнерами, клиентами и руководителями организации.
Инструкция. Возьмите четыре больших листа бумаги и составьте из них квадрат. В центре нарисуйте квадрат и внутри него напишите: «Наша команда». На оставшемся пустом пространстве обозначьте отделы, группы, другие команды и т. д., с которыми вам приходится взаимодействовать, чтобы решать свои задачи. Нарисуйте их в виде блоков, в которые будут вписаны соответствующие обозначения. Размер блока и разная удаленность его от команды могут говорить о статусе группы, отношении ее к команде. Все это рисуйте одним цветом. Затем возьмите фломастер другого цвета и внесите в схему фигуры руководителя, который играет в команде особую роль, спонсора команды — лица, создавшего команду, а также других представителей руководства, которые кажутся вам важными. Не ограничивайте себя во времени и составьте схему максимально полно и подробно, мы возьмем ее за основу для дальнейшей работы, в ходе которой поговорим об оценке фактов и разработке подходящих стратегий. (20—30 минут.)
А теперь мы будем обрабатывать этот материал в три шага.
1-й шаг. Рассмотрите расклад сил своих союзников и противников. Каждая команда должна думать о создании выгодных альянсов. Для этого можно сделать следующее:
1) рассказать союзникам о своих воззрениях и целях;
2) дать понять, что вы их цените и считаете важными партнерами;
3) представить ценные для них достижения в работе команды;
4) сообщить, кто и почему является противниками команды;
5) информировать, с какими проблемами борется команда;
6) попросить союзников о предоставлении информации и поддержке, постоянной или экстренной;
7) помогать работе союзников настолько часто, насколько возможно, даже если они об этом не просят специально;
8) обеспечить постоянные тесные контакты с союзниками.
А теперь, опираясь на эту информацию, представьте расклад сил — союзников, критиков и противников, но не в форме схемы» а в виде символической картинки, которая сделает понятными особенности вашего положения. Для этого вы можете выбрать загородную местность, сад или город. Важно показать связи команды с окружающими настолько наглядно, чтобы,
ориентируясь на картинку, вы могли ответить на два следующих вопроса.
— Что мы хотим предпринять для создания альянса и обеспечения его деятельности?
— Что мы можем сделать, чтобы найти общий язык с критиками или противниками?
На проработку этого шага вам дается полчаса.
2-й шаг. Сконцентрируйтесь на том, каким образом вы быстрее всего сможете получить важную для вашей работы информацию. Для начала составьте каталог, в котором будут представлены все лица и группы, обладающие важной для вас информацией. Затем решите, как обеспечить по возможности надежное и незамедлительное получение этой информации. На этот шаг отводится 20 минут.
3-й шаг. Попытайтесь выяснить, кто помогает отдельным участникам и всей команде целиком, ответив на следующие вопросы:
— Кто оказывает членам команды поддержку в вопросах карьеры?
— Кто организует и проводит командные тренинги и занятия по повышению квалификации?
— В чьем ведении находится заработная плата и премии?
— Если команда столкнулась со сложностями и не состоянии продолжить работу, к кому она может обратиться за помощью?
Для ответов на эти вопросы вам дается 30 минут.
Примечание. Участники должны выяснить, кто в команде будет отвечать на телефонные звонки, разбирать почту и так далее, то есть станет контактным лицом для всех сообщений извне. Во многих случаях членам команды целесообразно брать на себя эту роль по очереди.
Кроме того, членам команды нужно знать, кто из руководства будет представлять их в организации. Это может бытьчеловек, прекрасно понимающий образ действий команды и благожелательно к ней настроенный. Его задачами являются:
— представление команды на важных заседаниях высшего руководства;
— передача важной информации;
— представление интересов команды во время принятия важных решений;
— поддержка команды в сложных случаях, особенно в связи с изменением состава команды или ее руководства.
Поскольку роль такого благожелательно настроенного менеджера исключительно важна, о ней стоит поговорить подробнее.
5. Общие ценности
Чтобы у команды были силы добиться своей непростой цели, несмотря на все сложности, ей нужен общий ценностный базис, адаптированный к трудностям командной работы. В этом упражнении участники попытаются выработать несколько общих ценностных представлений.
Материалы: для каждого участника экземпляр материала к упражнению, ручки, большой лист бумаги.
Вступительное слово ведущего. Чтобы крепко держаться вместе как команда, вам необходимы общие убеждения.
На пути к цели вы встретите массу трудностей: возможно, ваша задача или цель окажутся сложно реализуемыми, а может, чтобы отыскать эффективное решение проблемы, вам придется напряженно работать над развитием своих профессиональных навыков. Все это может стать суровым испытанием для команды, и чрезвычайно важно, чтобы все члены команды придерживались убеждения, что трудности делают задачу привлекательнее.
Существуют и другие внутренние представления и ценностные установки, которые члены команды должны разделять, чтобы суметь совместно претворить в жизнь стоящую перед командой задачу. Совершенно особое значение в этой связи приобретает готовность открыто говорить о трудностях: это помогает находить пути, позволяющие двигаться дальше.
Инструкция. Я хочу предложить вам всем вместе подумать о том, каким запасом общих ценностных представлений в команде вы обладаете. Сначала вы должны будете поработать самостоятельно и найти ответы на вопросы, представленные в материале, который я вам раздам. У вас на это 15 минут.
Затем всем вместе вам надо проанализировать ответы на эти вопросы. Один из вас начнет с первого пункта и расскажет, какие мысли у него возникли на эту тему. Вы должны показать, насколько согласны с мнением или, наоборот, не разделяете его. Так вам надо разобрать все пункты.
А сейчас вернитесь к первому вопросу. Запишите, пожалуйста, главную задачу команды на большом листе бумаги и убедитесь в том, что данная ее формулировка разделяется и поддерживается всеми членами команды. Затем определите вместе пять важнейших ценностей, которые могут помочь вам достичь цели. Запишите на листе бумаги только те из них, которые разделяются всеми членами команды. На это вам дается полчаса.
Пусть группа проверит, играют ли эти ценности такую же значительную роль во всей организации. Кто представляет их себе иначе?
