Лист-відповідь на претензію

Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність пре­тензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході вико­нання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед ва­шим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Зробити це можна так:

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам зав­дали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошко­дженими (замовлення №... від... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана... (прізви-, ще та ім’я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідоми­мо Вам про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просішо Вас зачекати кілька днів.

З щирою до Вас пошаною...

Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висло­вити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:

Шановні...!

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкод­женими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недо­статньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже від­правили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів.

З повагою...

Переважна більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від інших. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати від­кликати її. Наприклад:

Шановні панове!

Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо за­тримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати недо- тримки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з'ясування.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку:

по-перше, відповідно до пункту З нашої угоди Ви зобов'язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця від дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримання початку будівельних робіт;

по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.

Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови угоди.

Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення без­підставними й просимо відкликати претензію.

З повагою...

Шановні добродії/

Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви не затвердили на­шого звіту про перебіг виконання робіт у третьому кварталі 2009 р. через те, що ми, за Вашим звинуваченням, буцімто не виконали за­планованого обсягу робіт.

Ми ще раз уважно переглянули звіт і вважаємо, що причина, з якої Ви відмовилися затвердити його, є необгрунтованою. На під­твердження своєї правоти вважаємо за потрібне нагадати Вам: ми робили все можливе для того, щоб чітко дотримуватися графіка виконання робіт на третій квартал, проте кілька разів змушені були тимчасово зупиняти будівництво й монтажні роботи через незалежні від нас причини, інформуючи Вас щоразу про це.

Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про го­товність до проведення перевірок, представник інженера не з'являвся у призначений час, що зумовлювало неодноразове перенесення цих робіт і неможливість продовжувати будівництво.

Враховуючи все сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважа­ємо Ваші заперечення безпідставними, й просимо затвердити поданий нами звіт про перебіг виконання робіт. Це дасть нам змогу отримати додаткове (достатнє) фінансування, необхідне для подальшої успішної роботи.

Чекаємо на відповідь.

і повагою...

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів

6. Це сталося через те, що...

7.Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилювання з приводу...

8.Вибачте, що завдали Вам прикрощів із...

9. Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через...

10. Розуміємо Вашу стурбованість...

11. Вибачте, будь ласка, проте в нас не було змоги вчасно...

12. Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконуваного нами за­вдання та необхідність своєчасного завершення робіт.

13. Відповідаючи на Ваш лист від... (дата), повідомляємо, що ми розуміємо Вашу стурбованість із приводу...

14. Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення... (назва роботи) у передбачений контрактом термін.

15. Просимо Вас зважити на те, що в нас виникли серйозні труд­нощі, які ми зможемо подолати швидше разом із Вами (за Вашої під­тримки).

16. Ми визнаємо свою провину (вину)...

17. Звертаємо Вашу увагу на те, що ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що...

18. Запевняємо Вас, що намагаємося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації.

19. Приймаємо Вашу обгрунтовану претензію до...

20. Перепрошуємо за цю прикру помилку, що завдала Вам стількох клопотів.

21. Сподіваємося, що Ви з розумінням поставитеся до нашого скрут­ного фінансового становища.

 

Невідповідність обсягу постачання замовленню

1. Просимо вибачення за неповне постачання замовлених Вами товарів.

2.Товари, яких бракує, будуть відправлені за наш рахунок.

3.Ми зробимо все можливе, щоб надалі не припускатися таких недоглядів.

4.Просимо вибачити нам за цю прикру помилку. Ми відправили на... виробів більше. У разі, якщо Ви погодитеся залишити цей товар собі, ми надамо Вам зниження в обсязі...

5.Неповне постачання товарів, виготовлених за Вашим замовлен­ням, сталося з вини нашого відділу... (назва).

6.Якщо Вам не потрібні зайві товари, які помилково відправив відділ постачання, просимо повернути їх за наш рахунок. Вибачте (перепрошуємо) за зайві клопоти.

7.Маємо надію, що Ви з розумінням поставитеся до постачання замовленого Вами товару в неповному обсязі.

8.На жаль, не змогли виконати Ваше замовлення згідно з вимога­ми. Як з'ясувалося, замовлена Вами кількість товару є значно більшою за наші складські запаси.

 

Низька якість товару

1.Заздалегідь просимо вибачити за те, що постачили Вам товар низької якості (низькоякісний товар). Ми неодмінно врахуємо це під час оформлення рахунка.

2.Перепрошуємо за прикру помилку: ми відправили Вам товари неекспортної якості. Просимо повернути їх за наш рахунок.

3.Зважаючи на низьку якість надісланих товарів, погоджуємося надати Вам зниження в обсязі... %.

4. Просимо вибачення за прикрий недогляд під час відвантаження товару і повідомляємо, що готові замінити неякісний товар за наш кошт.

5. Беззаперечно погоджуємося з Вашою вимогою про заміну товарів низької якості і просимо вибачення за прикрий недогляд.

6. Гадаємо, що помилку було допущено під час виконання Вашого замовлення №... від... (дата).

7. Ми негайно відправимо Вам товар потрібної якості.

Неякісне упакування

1. Просимо вибачення за непрофесійне упаковання.

2. На жаль, ми не змогли запакувати Ваші товари на належному рівні, оскільки у нас закінчився спеціальний матеріал для пакування.

3. Приймаємо Вашу претензію щодо пошкоджень через невідпо­відне упаковання Ваших товарів і просимо вибачити нам.

4. Неякісне упакування виробу №... зумовлене несправністю об­ладнання.

5. Ми розуміємо Вашу занепокоєність з приводу пошкоджень від­правленого товару, спричинених неякісним упакованням. Просимо повідомити про розмір заподіяних цим збитків.

6. У зв'язку з тим, що Ваша претензія щодо неякісного упаковання є обґрунтованою, ми погоджуємося надати спеціальне зниження в об­сязі... % від виставленого нами рахунка.

7. Просимо зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі з дотриманням визначеного графіка, через що ми не змогли упакувати замовлені Вами товари надійніше (ретельніше).

Помилкове постачання товарів

Наш транспортний відділ помилково відвантажив Вам інший товар. Просимо вибачення за цей прикрий недогляд.

Перепрошуємо за турботи й просимо повернути помилково від­вантажений Вам товар. Ми вже працюємо над тим, щоб якомога швидше виконати Ваше останнє замовлення.

Якщо Ви зможете використати помилково надіслані Вам товари, ми надамо Вам зниження в обсязі... % від його загальної вартості...

На жаль, змушені повідомити, що помилково відвантажили Вам вироби №... замість замовлених Вами виробів №... Просимо вибачення, що завдали Вам цим зайвих клопотів.

Помилковий рахунок

1. Щойно дізнавшись про помилку, негайно надсилаємо Вам пра­вильний рахунок і просимо вибачення за плутанину в нашій бухгалтерії.

2. Просимо вибачення за помилку, якої ми припустилися в остан­ньому рахунку.

3. Суму... грн., яку помилково було вирахувано з Вас, уже пере­казано на Ваш рахунок.

4. Ваша скарга про ненадання обіцяного зниження є обґрунтова­ною. Просимо вибачити нам. Ми негайно перекажемо цю суму на Ваш рахунок.

5. Додаємо виправлений рахунок у трьох примірниках. Просимо вибачення за помилку.

6. Помилково нараховану Вам суму... за сплату фрахту уже по­вернуто на Ваш рахунок... від... (дата).

7. У нашому рахунку від... (дата) ми не врахували належне знижен­ня на придбану кількість товару. Щиро перепрошуємо і повідомляємо, що цю помилку вже виправлено.

8. Вдячні Вам за те, що Ви звернули нашу увагу на помилку, якої ми припустилися. Сума, помилково внесена до Вашого рахунка-фактури, уже переказана на Ваш рахунок у банку.

9. У кожному наступному рахунку ми вираховуватимемо застере­жену суму.

10. Цим листом повідомляємо, що перекажемо на Ваш рахунок суму, яку помилково вирахували.

11. Ваша претензія щодо помилково вирахуваної суми є обгрун­тованою. Визнаємо свою помилку й зобов'язуємося виправити її най­ближчим часом.

12. Додаємо розписку на суму..., яку помилково вирахували.

13. Зворотною поштою Ви отримаєте новий рахунок, де буде перед­бачено кількісне зниження, про яке ми домовлялися. Ще раз перепро­шуємо за прикру помилку.

14. Щиро жалкуємо, що недбало заповнений рахунок спричинив затримку виконання замовлення.

Безпідставна претензія

1. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними.

2. Змушені повідомити, що здивовані Вашими звинуваченнями щодо...

3. Ситуація, що склалася, є вкрай неприємною і потребує доклад­ного з'ясування.

4. Цим листом заперечуємо Ваші звинувачення щодо... і хочемо нагадати обставини, за яких це сталося:...

5. Були прикро вражені висловленою нам претензією щодо...

6. Цим листом мусимо повідомити, що відхиляємо Вашу претензію щодо...

7. Вважаємо, що затримка у переданні Вам документації сталася не з нашої вини.

8. Гадаємо, Ви розумієте, що саме порушення Вами Угоди й спри­чинило затримку своєчасного виконання замовлення.

9. Насамперед (передусім) хочемо заперечити свою вину за затрим­ку...

10. Узявши до уваги те, що пошкодження сталося через порушення інструкції з техніки експлуатації, вважаємо Ваші звинувачення безпід­ставними й відхиляємо будь-які претензії.

11. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо негайно відкликати свою претензію.

Рекомендаційний лист

Це службовий лист, який містить позитивний або негативний від­гук про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна реко­мендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори «Універсального посібника з ділових паперів» чітко окреслю­ють ці відмінності:

• рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

• особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок – «реко­мендую» чи «не рекомендую».

Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати: з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

 рівень її професійної майстерності;

 чи має вона авторитет;

• які досягнення має особа тощо.

Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте;

 за будь-яких умов не забувайте, що об'єктивність рекомен­дації – справа вашої честі.

Наводимо приклади листів-рекомендацій

Шановний...!

Дозвольте представити Вам пані... (прізвище, ім'я, по батькові), яка бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади директора відділу реклами.

Пані... (ім'я) працювала в нашій фірмі протягом... років на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу. Вивчала та аналізувала ринок збуту автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного вироб­ництва, займалася розробленням та подальшою реалізацією комплек­сних рекламних кампаній. За час роботи набула досвіду співпраці з газетами та журналами (підготовка, створення макетів, написання рекламних текстів, визначення найефективніших для подання реклам­них оголошень радіоканалів та каналів телебачення). Завдяки вдало спланованим і реалізованим пані... (ім'я та по батькові) рекламним кампаніям наша фірма спромоглася досягнути високих рівнів збуту автомобілів.

Пані... зарекомендувала себе як людина принципова, досвідчена, сумлінна. Важливо також відзначити, що вона цінує свою роботу, завжди уважно ставиться до клієнтів, уміє самостійно приймати рішення.

Гадаю, що, прийнявши... (ім'я, по батькові) на посаду директора відділу реклами, Ви зробите правильний вибір.

Зі щирою повагою до Вас...

Шановні панове!

У своєму листі від... (дата) Ви просите дати об'єктивну рекомен­дацію панові... (прізвище, ім'я, по батькові), який клопочеться про посаду головного редактора видавництва... (назва).

Я добре знаю пана... оскільки навчалися разом на філологічному факультеті Київського університету ім. Тараса Шевченка, а нині пра­цюємо в редакції журналу... (назва).

Пан... має досвід редагування авторських і перекладних текстів російською та українською мовами, зокрема текстів, пов'язаних із сферою економіки та банківською діяльністю. За час роботи добре оволодів досвідом підготовки й випуску друкованої продукції. Співпра­цює з багатьма журналістами. Отже, пан... здібний, перспективний працівник, добра, чуйна, врівноважена людина.

З повагою...

Шановні панове!

Ми одержали Ваш запит про фірму... (назва). Наша співпраця з цією фірмою є доволі плідною, а тому ми можемо рекомендувати її Вам для співробітництва.

У цієї фірми висококваліфіковане керівництво, а також значний досвід роботи у своїй сфері діяльності, За час нашої спільної праці з нею не виникало жодних проблем.

Сподіваємося, що наша інформація стане Вам у пригоді.

З повагою та побажанням успіхів...

Шановні добродії!

Відповідаючи на Ваш запит про фірму... (назва), на жаль, маємо повідомити, що наш досвід роботи з нею був негативним. Керівництво фірми виявилося ненадійним. Терміни постачання товарів порушувалися. Зрештою, ми змогли отримати замовлену нами продукцію лише через суд.

Три місяці тому ми розірвали ділові стосунки з цією фірмою і не плануємо їх поновлювати. Просимо врахувати, що ця інформація є конфіденційною.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Рекомендація на посаду

1. Дозвольте порекомендувати Вам пана..., який бере участь у кон­курсі на заміщення вакантної посади...

2.Знаю пана/пані... ще з часів навчання в університеті...

3. Пан/пані... працює на посаді... з... року.

4.Знайомий з паном... уже понад 15 років.

5. Знаю пана/пані... як досвідченого, кваліфікованого працівника.

6. Пан... має великий (значний) досвід підготовки тематичних прес- конференцій (написання прес-релізів, запрошень тощо).

7. Як дослідник пан... характеризується нестандартністю мислення, прагненням шукати нових шляхів реалізації задуманого.

8. Пан/пані... уже впродовж 10 років плідно працює в нашій уста­нові та зарекомендував) себе з найкращого боку.

9. Він – один із найкомпетентніших наших фахівців.

10. За час роботи в університеті пан... зарекомендував себе як зді­бний, перспективний науковець.

11. Принциповий, уважний до клієнтів, професійно (добре) під­готовлений, досвідчений працівник, любить свою справу...

12. Пана... знаю з... року, тобто відтоді, як він почав працювати в нашому об'єднанні.

13. Чуйна, товариська людина, має авторитет серед колег.

14. На жаль, не можу взяти на себе відповідальності високо оцінити його професійні якості...

15. Має значний досвід співпраці з рекламними агенціями та ви­робничими фірмами.

16. Рекомендуємо на посаду директора (менеджера відділу реклами) концерну... пані..яка упродовж... років працювала над...

- дослідженням та аналізом ринку збуту автомобілів, автомобіль­них фарб, царини відпочинку та розваг, а також сфери послуг (охоронних і нотаріальних);

- проведенням комплексних рекламних кампаній (реклама в газетах, журналах, зокрема іміджева реклама, на радіо, у метрополітені тощо);

- втіленням іміджу нашої фірми (логотипи, представницька про­дукція).

17. Має досвід написання щоденних повідомлень для преси (ведення ділової кореспонденції).

18. Знайомий з паном... не досить довго, проте за цей час він уже зарекомендував себе як сумлінний працівник, чуйна і вихована людина.

19. Має ґрунтовні теоретичні знання, підкріплені багаторічним практичним досвідом.

20. Пані... – впевнена у собі й водночас привітна й комунікабельна людина.

21. Має великий досвід роботи в комерційних структурах на від­повідній посаді.

Рекомендації щодо можливостей налагодження співробітництва

Схвальний відгук

1.Раді (можемо) повідомити Вам таку інформацію про фірму... (назва):...

2. Ділові стосунки з фірмою... завжди були взаємовигідними і на­дійними.

3. Вважаємо, що фірма... (назва) – надійний і кредитоспроможний партнер.

4. Фірма... добре відома як платоспроможний (стабільний, чесний, надійний) партнер.

5. Фірма... має великий авторитет у ділових колах.

6.Зокрема, можемо надати Вам таку інформацію про компанію... (назва):...

7. Можемо з упевненістю порекомендувати Вам фірму...

8. Налагодивши співпрацю з фірмою..., Ви матимете надійного ділового партнера.

9.Можемо повідомити, що дуже задоволені співпрацею з компа­нією... (назва).

10. За час співпрацю з фірмою... у нас ніколи не виникало підстав для невдоволення.

11. Ми впродовж тривалого часу співпрацюємо з MUSIC RADIO й можемо з упевненістю порекомендувати Вам його як високопрофесійну радіостанцію, що має чітке уявлення про коло своїх слухачів і завжди враховує їхні інтереси.

Негативний відгук

1. На жаль, мусимо повідомити таку інформацію про фірму... (на­зва):...

2.Наші попередні домовленості з фірмою... під час подальшої співпраці неодноразово порушувалися...

3.Наш досвід роботи з фірмою... не дає підстав порекомендувати її Вам.

4.Маємо (вважаємо за потрібне) застерегти, що ця фірма обіцяє більше, ніж може виконати.

5. Останнім часом кількість клієнтів, які невдоволені роботою цієї фірми, значно зросла.

6.Нетривалий (тривалий) досвід співпраці засвідчив, що вести справи з цією фірмою ризиковано.

7. З'ясувалося, що ця фірма є неплатоспроможною (ненадій­ною).

8. Недотримання фірмою пунктів угоди (контракту) призвело до припинення нашої співпраці.

9. Складається враження, що фірма... не зацікавлена в задово­ленні запитів своїх покупців (клієнтів).

10. Ми змушені були неодноразово висловлювати претензії, які, якщо й бралися до уваги, враховувалися тільки після численних на­гадувань.

11. Вважаємо, що фірма не готова виконувати великі замовлення.

12. Вважаємо, що запланована угода є вельми ризикованою.

13. Несправності обладнання, яке відправила нам фірма... були ліквідовані нею вельми (дуже) неохоче.

Відгук щодо маловідомої фірми

1.На жаль, ми знаємо фірму... (назва) недостатньо (упродовж ко­роткого часу), щоб надати Вам про неї необхідну (потрібну, вичерпну та об'єктивну) інформацію.

2. Маємо зауважити, що тільки нещодавно встановили співпрацю з фірмою... (назва), тому ще не готові надати Вам потрібну інформацію про неї.

3.Зараз (на сьогодні) ми ще не можемо надати об'єктивну інфор­мацію про цю фірму.

4. Хоч ми й не можемо повідомити нічого негативного про компанію... (назва), але все-таки утримаємося від того, щоби рекомендувати її Вам.

5.Справді, ми кілька разів робили замовлення у фірмі... (назва), проте, на жаль, не маємо у своєму розпорядженні достатньо відомостей про неї, щоб надати Вам правдиву (об'єктивну) інформацію.

6. На жаль, ми надто мало співпрацюємо з фірмою... (назва), щоб надати потрібну Вам інформацію,

7. Шкода, але ми не маємо змоги надати необхідну Вам інформацію, бо фірма... (назва) не є нашим постачальником.

8. Вибачте, але ми, на жаль, не можемо надати потрібну Вам інфор­мацію у зв'язку з тим, що в нашому бізнесі це не заведено (не узвичаєно).

9. Ця інформація є конфіденційною.

10. Ця інформація належить до відомостей, на які поширюється принцип банківської таємниці.

Лист-подяка

Це – службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану до­помогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

«Кодекс ввічливості» ділової людини передбачає: не варто чекати слушної нагоди, щоби висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої та порядної людини.

Зрозуміло, не можна перелічити всіх форм висловлення подяки, проте наведемо приклади найтиповіших із них. Скориставшись ними, ви зможете зажити слави ґречної людини й реалізувати свої плани у спілкуванні з партнерами:

Шановні панове!

Дозвольте висловити щиру вдячність за дружнє прийняття, що Ви організували представникові нашої фірми панові... (прізвище). Споді­ваємося, що домовленості, яких було досягнуто на зустрічі, матимуть позитивні результати.

Цим листом підтверджуємо також попередню усну домовленість про те, що наш представник пан... завітає до Вас наприкінці місяця, щоби продовжити переговори,

З повагою...

Шановні панове!

Учора..., (дата), ми завершили перемовини з паном... (прізви­ще). Сподіваємося, що досягнуті результати є взаємовигідними.

Користуючись нагодою, хочемо також щиро подякувати Вам за ві­зит пана... (прізвище). Особливо вдячні за доброзичливий і відкритий тон переговорів між паном... і керівництвом нашої фірми.

Ще раз дякуємо. Колектив фірми...

Шановні добродії!

Прийміть найщирішу вдячність за фінансову допомогу, яку Ви надали нашому видавництву. За Вашого сприяння ми зможемо видати вкрай необхідний загалові «Словник синонімів». Сподіваємося, що він допоможе ефективному засвоєнню української мови.

Із вдячністю й повагою. Колектив видавництва...

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Дозвольте висловити щиру вдячність за Ваш щедрий благодійний внесок...

2. Хочемо подякувати Вам за допомогу й запевнити, що будемо раді надати взаємну послугу за першої ж нагоди.

3. Висловлюємо Вам щиру вдячність за гостинність.

4.Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за згоду продо­вжити термін постачання. За цей час ми змогли отримати товари від виробника.

5.Пишемо Вам із почуттям глибокої вдячності за виявлену терпе­ливість щодо затримання постачання замовленого Вами товару.

6. Вельми вдячні Вам за перенесення терміну оплати рахунка.

7.Насамперед дякуємо за Ваше замовлення і надсилаємо Вам спе­ціальну пропозицію.

8. Щиро дякуємо за привітання з нагоди ювілею фірми.

9. Високо цінуємо Ваш внесок: він істотно підтримає наш фонд.

10. Від імені керівництва і всього колективу висловлюємо Вам щиру подяку за багаторічну плідну працю.

11. Щиро вдячні Вам за те, що Ви не шкодували сил і часу та завжди спрямовували свій талант на досягнення успіху в нашій спільній справі.

12. Ще раз дякуємо й висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому ми також можемо розрахо­вувати на Вашу допомогу.

13. Ще раз висловлюємо щиру вдячність за все, що Ви зробили для нашого університету, й бажаємо успіхів у Вашій праці.

14. Від імені всіх, хто зацікавлений у цій благородній справі, при­йміть нашу найщирішу вдячність.

15. Хочемо висловити найщирішу вдячність за...

16. Дозвольте ще раз подякувати Вам за...

17. Завдяки Вашій допомозі ми змогли розв'язати проблему виплати стипендій...

18. Користуючись нагодою, хотіли б подякувати Вам за чудову зу­стріч...

19. Прийміть нашу найщирішу подяку за підтримку (допомогу), надану нам під час ремонту приміщення школи.

20. Щиро сподіваємося, що Ви й надалі надаватимете нам підсильну (певну) фінансову допомогу.

21. Хочу висловити свою вдячність за надану мені матеріальну підтримку.

22. Щиро дякуємо за надіслані виправлені рахунки, завдяки чому ми змогли виявити прикру помилку, якої припустилася наша бухгалтерія.

23. У цьому листі я хочу висловити Вам щиру вдячність за запро­шення взяти участь у конференції (виставці, засіданні «круглого столу»).

24. Завдяки Вам ми зможемо успішно реалізувати заплановану на цей місяць акцію допомоги дітям, що постраждали від Чорнобиль­ської катастрофи. Прийміть нашу найщирішу дяку.

25. Дякуємо Вам за пропозицію взяти участь у реалізації проекту з організації спільного виробництва. Сподіваємося, що майбутня співп­раця буде успішною і взаємовигідною.

26. Хочу висловити найщирішу вдячність за організовану Вами зустріч, яка, сподіваюся, була такою ж корисною і приємною для Вас, як і для мене.

27. Насамперед дозвольте подякувати Вам за те, що знайшли час і змогу відвідати наше підприємство.

28. Цей лист – вияв нашої великої повага і вдячності за ту неоці­ненну допомогу, яку Ви нам надали..

29. Ви, безперечно, заслуговуєте на найщирішу і найглибшу вдяч­ність.

30. Не знаю, як Вам дякувати. Ви зробили мені велику (неоціненну) послугу.

31. Я у великому боргу перед Вами...

32. Це дуже люб'язно з Вашого боку...

33. Дуже Вам зобов'язаний (вдячний)...

34. Дякую Вам від усього серця...

35. Мені дуже приємно, дякую...

36. Дуже вдячний за Вашу турботу...

Лист-вибачення

Це – службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо.

Отже, усвідомивши свою провину, ви неодмінно маєте вибачитися та вжити всіх необхідних заходів, щоб такі прикрі випадки більше не повторилися. Наприклад:

Шановні панове!

Щиро просимо вибачення (перепрошуємо) за прикре непорозу­міння, що сталося... (дата) у програмі «Доброго ранку, Україно». Через недогляд операторів не вийшов у ефір рекламний ролик Вашого концерну.

Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності й зобов'язуємося від­шкодувати Вам збитки. Сподіваємося, що Ви й надалі користувати­метеся нашими послугами, а ми докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних непорозумінь.

Ще раз просимо вибачення.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Вибачення за затримку постачання товарів

1.Просимо вибачення за затримку постачання товарів. Це сталося з нашої вини. Перепрошуємо за завдані турботи.

2.Ваше замовлення від... (дата) з вини офіс-менеджера вчасно не надійшло в наш транспортний відділ. Просимо вибачити за затрим­ку товарів і запевняємо, що надалі на Ваші замовлення звертатимемо особливу увагу.

3. Співробітник, який відповідав за виконання Вашого замовлення, припустився помилки. Перепрошуємо за затримку постачання товарів.

4.Наш виробничий відділ неправильно спланував графік відван­таження замовлених товарів, що й спричинило затримку. Просимо вибачити нам за несвоєчасність виконання Вашого замовлення.

5.Через виробничі труднощі ми не змогли вчасно відвантажити замовлені Вами товари й щиро перепрошуємо Вас за затримку.

6. Маємо попросити у Вас вибачення за невчасне виконання Вашого замовлення від... (дата).

7. Уважно переглянули всі Ваші замовлення й переконалися, що припустилися помилки, за яку, сподіваємося, Ви нам вибачите.

8.Ще раз просимо вибачити за зайві клопоти. Сподіваємося, що це непорозуміння негативно не позначиться на наших подальших сто­сунках і Ви й надалі будете користуватися послугами нашої фірми.

9. Запевняємо, що в майбутньому докладемо всіх зусиль, щоб уник­нути таких неприємних недоглядів.

Вибачення за затримку оплати рахунків

1.Через недбалість бухгалтерії Ваші рахунки виявилися вчасно не оплаченими. Оплату буде здійснено негайно. Просимо вибачення за затримку.

2. Ваш рахунок від... (дата) було неправильно зареєстровано в нашій бухгалтерії, і тому він залишився неоплаченим. Перепрошуємо за цю прикру помилку, яку негайно виправимо.

3.На жаль, банк не виконав вчасно нашого доручення переказати Вам гроші. Щиро просимо вибачення (перепрошуємо) за запізнення з оплатою.

4. Нам дуже прикро, що Ваш останній рахунок залишався неоплаче­ним упродовж тривалого часу. Щиро перепрошуємо за цю неуважність.

5. Через кадрові зміни в нашій бухгалтерії оплату здійснено із зна­чним запізненням. Просимо вибачити нам.

6. Переїзд нашої бухгалтерії в новий офіс спричинив затримку опла­ти рахунків. Щиро просимо вибачити нам...

7.Перепрошуємо за плутанину в нашій бухгалтерії та обіцяємо надалі бути уважнішими.

8. Щиро перепрошуємо Вас за прикру помилку, що сталася через недбалість нашого працівника.

9.Щиро вдячні за нагадування про неоплачений рахунок від... (дата), що був неправильно зареєстрований. Вибачте, будь ласка, що нечіткість у роботі наших працівників змусила Вас зайвий раз хвилю­ватися (завдала Вам зайвих клопотів).

10. Після Вашого телефонного дзвінка ми уважно переглянули списки неоплачених рахунків і переконалися, що припустилися помилки, за яку, сподіваємося, Ви нам вибачите. Зовсім не виправдовуємо своєї неуважнос­ті, проте маємо надію, що Ви й надалі виконуватимете наші замовлення.

11. Ще раз просимо вибачення (перепрошуємо) за затримку плате­жу й запевняємо, що надалі робитимемо все можливе, щоб уникнути таких прикрих недоглядів.

Вибачення за спізнення на зустріч, затримку з відповіддю

1. Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч.

2. Мені дуже шкода (щиро шкодую), що така довгоочікувана і важ­лива для мене зустріч не відбулася.

3. Щиро прошу вибачення (перепрошую) за те, що змусив Вас марно витратити свій дорогоцінний час.

4. Я був переконаний, що наша зустріч мала відбутися... (дата). Ще раз прошу вибачення за завдані незручності й прошу, якщо це можливо, призначити повторну зустріч у зручний для Вас час.

5.Буду щиро вдячний, якщо Ви погодитеся на повторну зустріч. Прошу вибачити, що завдав (ла) Вам прикрощів.

6. Мені дуже незручно за спізнення на зустріч.

7. Прошу вибачення (перепрошую) за затримку з відповіддю на Ваше запрошення взяти участь у міжнародній конференції, що при­свячена проблемі...

8.Мені дуже прикро, що не змогла вчасно відповісти на Ваше за­прошення і подякувати Вам, але річ у тім, що...

9.Щиро просимо вибачення за зволікання з відповіддю, що сталося через...

Лист-вітання

Це — різновид службового листа, в якому поздоровляємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня на­родження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Листи-вітання – це особливий вид кореспонденції, що припускає урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гуморис­тичних натяків.

До таких радісних подій, як весілля, народження дитини тощо, може­те випробувати свій поетичний хист і написати кілька віршованих рядків.

Певна річ, якщо ви хочете засвідчити свій інтерес до успіхів парт­нера й зробити йому приємне, не варто чекати ювілею, Різдва, дня народження, одруження – надішліть листа з кількома теплими віталь­ними словами з будь-якої іншої нагоди (наприклад, публікації статті, відкриття філії) та поділіть із ним радість успіху. Наприклад:

З відкриттям філії

Шановні добродії!

Від щирого серця вітаємо Вас із відкриттям філії в... (назва країни, міста), бажаємо успіхів і подальшого процвітання.

Користуючись нагодою, висловлюємо надію, що наша співпраця й надалі буде взаємовигідною.

З повагою і найкращими побажаннями...

З ювілеєм фірми, її працівника

Шановні панове!

Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди 25-річного ювілею Вашої компанії.

Завдяки неабияким зусиллям та самовідданості Ваших працівників навіть за нинішніх складних умов Ви зуміли досягти значних успіхів.

Ще раз вітаємо з ювілеєм і зичимо подальших успіхів. Щиро дя­куємо Вам за приємну і взаємовигідну співпрацю упродовж багатьох років. З повагою...

Вельмишановний...!

Сьогодні ми відзначаємо 20-річний ювілей Вашої діяльності на по­саді керівника заснованого Вами концерну.

Упродовж цих років завдяки Вашим здібностям і зваженим рішен­ням, що ґрунтувалися на великому досвіді, наша фірми посіла належне місце на вітчизняному ринку.

Прийміть наші найщиріші вітання і побажання подальших успіхів та усіляких гараздів.

З повагою...

З днем народження

Високошановна пані...!

Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди Вашого 50-річного ювілею.

Відповідальна й принципова, уважна й терпелива. Ви завжди були поруч із нами в усіх справах і починаннях.

Сповна розкриваються Ваші мудрість і душевна щедрість, добро та милосердя у громадській роботі.

Нехай же Вам випадають щасливі дороги, легкими будуть Ваші думки й ніколи не болять натруджені руки.

Довгої та світлої Вам долі, здоров'я, теплого, привітного сонця, злагоди в родині, успіхів, вічного натхнення у праці.

З повагою. Колектив...

З одруженням та річницею шлюбу

Дорогі друзі!

Щиро вітаємо Вас із народженням сім 'ї. Хай щастя увійде у ваш дім з приємними клопотами й батьківськими обов'язками, а ваше по­дружнє життя завжди буде світлим і щирим.

Підпис.

Дорогих... щиро вітаємо із іцасливоюрічницею подружнього жит­тя! Мщного здоров'я Вам на довгі роки, злагоди й достатку, взаємо­поваги, великого кохання. Колеги.

Зі святом

Чарівні, любі жінки, – зі святом Вас!

Бог створив воістину прекрасне диво – Жінку, яка осяяла світ своєю красою й ніжністю, запалила в серцях кохання, сповнила життя диво­вижною гармонією. І відтоді ви, дорогі жінки, постійно в долі кожного: лагідністю й добротою маминих рук, благословенною молитвою бабусі, незабутнім святом кохання, вірністю дружини, довірливими обіймами донечок і онучок. За це —уклін вам і найглибша вдячність.

Від усього серця вітаємо вас із днем весни й любові та зичимо вам, вашим рідним Божого благословення, віри, надії, здоров'я, добробуту. Бажаємо, щоби кожної миті були впевнені: ви —улюблені, єдині, пре­красні, неповторні.

Хай радість, як весняне сонечко, осяває кожен Ваш крок! Хай жит­тя щедро дарує вам іцастя!

Підпис.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди...

Від щирого серця вітаю (вітаємо) Вас з...

Щиро вітаю (вітаємо) Вас з...

Вітаємо з успішним завершенням...

Прийміть наші вітання з нагоди відкриття...

Щиросердно вітаємо з...

Прийміть мої (наші) найщиріші вітання в день...

Ще раз щиро вітаємо Вас з ювілеєм і бажаємо подальших успіхів!

Зичимо Вам щастя, радості, тепла й уваги рідних та друзів! Хай бу­дуть святковими Ваші будні! Хай завжди у Вашій душі квітне сад любові!

Енергії, завзяття й оптимізму в будівництві нового життя, нової України, в якій краще жилося б нам, нашим дітям і онукам!

Світлого весняного настрою, успіхів у Вашій благородній праці, особистого щастя бажають Вам колеги та друзі.

Міцного здоров'я, успіху й тепла Вам на довгі, щасливі роки!

Здоров'я, щастя, активного довголіття! Нехай Бог благословить кожну мить Вашого життя!

Бажаємо прожити ще багато літ під Божим і людським благо­словенням!

Бажаємо подальшого процвітання та успіхів Вашій фірмі!

Щасливих днів і плідних справ, завжди гарного настрою, легких доріг бажають Вам щирі друзі.

Нехай мир, добро і злагода повсякчас зігрівають Вашу привітну й гостинну оселю!

Визначних досягнень та успіхів у всіх починаннях зичать Вам...

Талановитого керівника, чарівну жінку, особистість, а ще лю­блячу дружину, маму й бабусю, світлої душі людину, вірного друга від щирого серця вітають (вітаємо)...

Ваша невичерпна енергія, шановна колего, є неабияким сти­мулом до праці і для нас, а відкрите, щире серце дарує людям тепло спілкування. Зичимо світла, добра та радості в житті!

Впевнені, що відкриття фірми буде гідним продовженням Ва­шого бізнесу. Бажаємо успіхів на цій ниві!

У цей приємний (щасливий) для Вас та всіх нас день бажаємо Вам щастя, радості, здоров'я, успіхів, усіляких гараздів!

Нещодавно дізналися про те, що Ви стали щасливим батьком чудової донечки. Прийміть наші найщиріші вітання! Хай донечка росте здоровою і щасливою!

Зичимо активного творчого довголіття, здоров'я, радості, добра!

Козацького Вам здоров'я, дорогий і шановний ювіляре, незмін­них успіхів, аби дебет з кредитом не розминалися!

26.3ичимо успіхів, нехай команда однодумців буде надійною, щоби справдилися всі Ваші сподівання!

27. Незмінних Вам успіхів у справах, незрадливих друзів-одно- думців. Хай щастить на всіх перехрестях долі!

28. Щоби справдились усі Ваші сподівання, реалізувалися масш­табні плани й починання!

29. Хай доля Ваша стелиться рушником щастя, добробуту, вірності й любові!

30. Щиро вітаємо з присвоєнням нового звання. Відмінних Вам успіхів, пане полковнику (капітане)!

Лист-запрошення

Це – різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

У листі-запрошенні обов'язково вказується, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що й засвідчить вашу повагу до адресата. Крім чіткого і недво­значного викладу змісту, дуже важливим є дотримання таких вимог:

• слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідчен­ням надійності вашої установи (фірми, компанії);

• важливо пам'ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланкові;

• оформлюючи листа, текст слід симетрично розмістити на ар­куші.

Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на ділові заходи (з'їзди, конференції, форуми, симпозіуми, презента­ції) пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно- мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють ху­дожньо оформлені, оздоблені бланки.

Пам'ятайте, що вашим партнерам приємно буде отримати листа, який естетично і грамотно оформлений. Подаємо зразки письмових запрошень, що виконують функцію квитка чи перепустки:

Шановний пане...!

Запрошуємо Вас на урочистий концерт з нагоди Дня міліції, що від­будеться... (дата і адреса). Ваші місця... Запрошення дійсне на дві особи.

Вельмишановна пані...!

Маємо честь запросити Вас на відкриття персональної виставки, присвяченої... річчю творчої діяльності... Урочистість відбудеться... (дата, адреса).

Високоповажний пане...I

Розважальний комплекс «Динамо-LUX» має честь запросити Вас на презентацію з нагоди свого відкриття.

Чекаємо Вас... (дата) о... год. за адресою: вул. Грушевського, З, тел. (044) 229-28-84.

Запрошення дійсне на дві особи.

Наступні запрошення мають на меті залучити особу до участі в ро­боті «круглого столу».

Шановний пане...!

Міністерство України у справах сім'ї та молоді спільно з Міністер­ством освіти і науки України проводять у рамках акції «Передаймо нащадкам наш скарб – рідну мову» «круглий стіл» на тему «Україн­ським студентам — українське слово».

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі «круглого столу», засідання якого відбудеться 20 вересня 1999 р. о 16 год. в залі засідань колегії Міністерства у справах сім'ї та молоді (вул. Десятинна, 14, к. 319).

З повагою...

Шановна пані...!

... (назва організації) проводить звітну наукову конференцію ви­кладачів університету за 2009р., що відбудеться... (дата і місце).

Оргкомітет пропонує такі напрямки роботи конференції:

1. Україна в перехідний період розвитку: сутність та провідні тенденції.

2. Наука в Україні: соціологічний аналіз.

3. Проблеми сільської школи в умовах ринкової економіки.

Порядок роботи:

2 квітня – пленарне засідання (реєстрація учасників з 9.00 до 10.00).

3 квітня – робота секцій.

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі конференції. Тези доповідей, що друкуватимуться у збірнию,' «Наукові записки», просимо надіслати до... (дата).

З повагою...

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1.Запрошуємо Вас узяти участь в роботі конференції (з'їзду, на­ради, симпозіуму)...

2. Маємо честь запросити Вас на перше зібрання клубу...

3. Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття фестивалю (виставки)...

4. Будемо раді бачити Вас... (дата) в Національному академічному теа­трі російської драми імені Лесі Українки на урочистому вечорі з нагоди...

5.Звертаємося до Вас як до фахівця з проблем... і запрошуємо взяти участь у роботі... та виголосити доповідь.

6.Чекаємо на Вас і будемо раді отримати Ваші відгуки про виставку.

7. На знак вдячності запрошуємо Вас на урочистий обід, якого вла­штовує...

8.Запрошуємо пана... та пані... на безкоштовний обід. Чекаємо на Вас у будь-який зручний для Вас час.

9.Будемо раді вітати Вас на урочистостях з нагоди..., що відбу­дуться... (дата і місце).

10. Нам буде приємно бачити Вас та пані... серед гостей...

11. Ми дуже хотіли би бачити Вас серед гостей з нагоди святкуван­ня... річниці нашого клубу.

12. Будемо вдячні, якщо Ви виголосите доповідь на тему...

13. Будемо раді, якщо Ви зможете виступити перед учасниками наради...

14. Запрошуємо на відкриття персональної виставки, присвяченої 20-річчю творчої діяльності...

15. Маємо честь запросити Вас на презентацію книги...

16. Сподіваємося, що Ви відвідаєте показ-презентацію нашої ко­лекції, що відбудеться... (дата і місце).

17. Просимо Вас скористатися з нагоди й завітати до...

18. Щиро сподіваємося, що Ви знайдете змогу і відвідаєте фестиваль.

19. Гадаємо (сподіваємося), Ви не відмовитеся відвідати сезонний розпродаж харчових продуктів зі знижкою у межах... %.

20. Розраховуємо на Вашу згоду й просимо до... (дата) повідомити про час свого приїзду.

21. Сподіваємося незабаром зустрітися з Вами.

 

ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 3.