Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так: Шановні панове!
Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.
Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві (назва об’єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р. Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.
З повагою і найкращими побажаннями...
Шановні панове!
У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.
Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас. З повагою...
Шановні панове!
Дякуємо Вам за надіслані доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові внести їх до договору.
Користуючись нагодою, ми хотіли б ще раз наголосити, що відповідно до проекту нашого договору про будівництво банку Підрядник бере на себе цілковиту відповідальність за організацію і виконання всіх будівельних робіт.
Будівельні роботи виконуватимуться місцевими фірмами, які найматимуться на умовах субпідряду. Виконання робіт контролюватимуть висококваліфіковані фахівці, вартість послуг яких передбачено умовами договору.
Просимо Вас якнайшвидше розглянути листа і, якщо у проекті договору більше немає пунктів, що викликали б у Вас сумніви, повідомити нас про готовність підписати договір між нашими підприємствами. Сподіваємося на швидку відповідь. З повагою...
Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдання – переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.
Отже, відмову можна сформулювати так:
Шановні панове!
Ми уважно вивчили Ваші зауваження та доповнення до проекту контракту про будівництво поліклініки в... році на умовах «під ключ».
На превеликий жаль, повинні повідомити, що не можемо погодитися на Вашу пропозицію. Це зумовлено такими причинами:
1. Запропоновані Вами 5% від вартості контракту на мобілізаційні витрати — сума у 4 рази менша від зазначеної у проекті контракту і не може покрити наші витрати на підготовчі роботи.
2. 8% від вартості контракту у вільно конвертованій валюті є недостатньою сумою, щоб придбати все необхідне для будівництва обладнання. 12 %, що зазначені у проекті контракту, враховують не лише вартість обладнання за світовими цінами, а й вартість фрахту, страхування, а також наші витрати на організацію закупівлі та постачання обладнання на будівельний майданчик.
На підтвердження обґрунтованості нашої позиції до листа додаємо докладні розрахунки обсягів мобілізаційних витрат.
Висловлюємо сподівання, що, зваживши на зазначені вище факти, Ви погодитеся на наші умови підписання контракту.
Залишаємося з повагою...
Шановні...!
Щиро дякуємо за запит від... (дата) на постачання... (назва товару).
На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу пропозицію і здійснити постачання... (назва товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замовленнями на поточний місяць.
Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому. З повагою і побажанням успіхів...
Вельмишановний пане...!
Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (установи, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вам, що місце нашого генерального представника у... (назва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через... місяців. Бажаємо успіхів...
Шановні панове!
Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд «Святої Марії». Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок. З повагою...
Шановний пане...!
Дія контракту на виконання Вами обов’язків менеджера з реклами завершується... (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на наступний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікуваних результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами. Бажаємо успіхів...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Загальна відмова
1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин:...
2. На жаль, повинні повідомити Вам про неможливість...
3. Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситуації ми не можемо...
4. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...
5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...
6. Нам дуже шкода, але у зв’язку з наявністю кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо...
7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги...
8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з...
9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.
Лист-нагадування
Це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів.
Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.
Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов’язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.
Наприклад:
Шановний пане...!
Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.
Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму...
Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.
Залишаємося з повагою...
Вельмишановний пане...!
Нам дуже незручно, проте змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.
Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до... (дата) і виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до... (дата) і не надішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо призупинити виконання усіх Ваших замовлень.
Чекаємо на Вашу відповідь.
З щирою повагою...
Шановні панове!
Вибачте, що знову змушені потурбувати Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування. Прикро вражені тим, що Ваша фірма так недбало поставилася до наших прохань, хоч ми зі свого боку
завжди чітко дотримувалися умов контракту і якісно виконували всі Ваші замовлення.
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не тільки залишається непогашеним, а й продовжує зростати, тому вважаємо за необхідне повідомити Вам про свій намір розірвати контракт.
Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї прикрої ситуації.
З повагою...
Шановні панове!
Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.
Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати позов до суду.
Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося невдалим.
З повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Перше нагадування
1. Дозвольте Вам нагадати про...
2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість...
3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму...
4. Хотіли б нагадати Вам про...
5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув... (дата).
6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до... (дата).
7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає... (дата).
8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами товарів зі складу мало закінчитися ще... (дата).
9. Доречно буде нагадати, що...
10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і сподіваємося, що Ви ліквідуєте її протягом...
11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув.
12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків
13. Сподіваємося, що ця несплата — лише прикра помилка, яку буде виправлено найближчим часом.
14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потурбувати Вас з цього приводу.
Повторні нагадування
1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про...
2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.
3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків.
4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій.
5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту.
6. Шкода, але змушені повідомити Вам про зміни в системі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх.
7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов’язання.
8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визначений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка... % несплаченої суми.
9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною).
10. Вважаємо своїм «обов’язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін виплати (сплати) якого закінчився
ще... (дата).
11. Упродовж останніх... тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашій компанії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді...
12. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього приводу, однак усі наші нагадування про необхідність відвантажити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді.
13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати ра-хунка-фактури.
14. Просимо сплатити заборгованість протягом... днів.
15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж... місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня.
16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продовження буде можливим лише за умови погашення боргу де... (дата).
17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверталися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді.
18. Ви вже на... місяців затримуєте подання річного звіту, тому ми змушені.
19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашому співробітництву, яке колись було плідним.
