Лист-відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задоволь­нити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так: Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві (назва об’єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р. Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні панове!

У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням зміни­ти умову оплати за... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас. З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо Вам за надіслані доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові вне­сти їх до договору.

Користуючись нагодою, ми хотіли б ще раз наголоси­ти, що відповідно до проекту нашого договору про будів­ництво банку Підрядник бере на себе цілковиту відпові­дальність за організацію і виконання всіх будівельних ро­біт.

Будівельні роботи виконуватимуться місцевими фір­мами, які найматимуться на умовах субпідряду. Виконан­ня робіт контролюватимуть висококваліфіковані фахів­ці, вартість послуг яких передбачено умовами договору.

Просимо Вас якнайшвидше розглянути листа і, якщо у проекті договору більше немає пунктів, що викликали б у Вас сумніви, повідомити нас про готовність підписати до­говір між нашими підприємствами. Сподіваємося на швидку відповідь. З повагою...

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше зав­дання – переконати адресата в тому, що у вас не було ін­шого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на по­чатку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні панове!

Ми уважно вивчили Ваші зауваження та доповнення до проекту контракту про будівництво поліклініки в... році на умовах «під ключ».

На превеликий жаль, повинні повідомити, що не може­мо погодитися на Вашу пропозицію. Це зумовлено такими причинами:

1. Запропоновані Вами 5% від вартості контракту на мобілізаційні витрати — сума у 4 рази менша від зазначе­ної у проекті контракту і не може покрити наші витра­ти на підготовчі роботи.

2. 8% від вартості контракту у вільно конвертованій валюті є недостатньою сумою, щоб придбати все необ­хідне для будівництва обладнання. 12 %, що зазначені у проекті контракту, враховують не лише вартість облад­нання за світовими цінами, а й вартість фрахту, страху­вання, а також наші витрати на організацію закупівлі та постачання обладнання на будівельний майданчик.

На підтвердження обґрунтованості нашої позиції до листа додаємо докладні розрахунки обсягів мобілізаційних витрат.

Висловлюємо сподівання, що, зваживши на зазначені вище факти, Ви погодитеся на наші умови підписання кон­тракту.

Залишаємося з повагою...

Шановні...!

Щиро дякуємо за запит від... (дата) на постачання... (назва товару).

На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу про­позицію і здійснити постачання... (назва товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замов­леннями на поточний місяць.

Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому. З повагою і побажанням успіхів...

Вельмишановний пане...!

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (ус­танови, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вам, що місце нашого генерального представника у... (на­зва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через... місяців. Бажаємо успіхів...

Шановні панове!

Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд «Святої Марії». Дуже прикро, проте цього року в нас не­має ані найменшої змоги зробити навіть незначний благо­дійний внесок. З повагою...

Шановний пане...!

Дія контракту на виконання Вами обов’язків мене­джера з реклами завершується... (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на наступ­ний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікува­них результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами. Бажаємо успіхів...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Загальна відмова

1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин:...

2. На жаль, повинні повідомити Вам про неможливість...

3. Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситуа­ції ми не можемо...

4. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

6. Нам дуже шкода, але у зв’язку з наявністю кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо...

7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги...

8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з...

9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.

Лист-нагадування

Це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адре­сата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, на­приклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про вико­нання його зобов’язань, недотримання терміну оплати ра­хунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак на­віть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Шановний пане...!

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішле­те переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

 Вельмишановний пане...!

Нам дуже незручно, проте змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до... (дата) і виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до... (дата) і не на­дішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо призупинити виконання усіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

З щирою повагою...

Шановні панове!

Вибачте, що знову змушені потурбувати Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування. Прикро вражені тим, що Ваша фірма так не­дбало поставилася до наших прохань, хоч ми зі свого боку

завжди чітко дотримувалися умов контракту і якісно ви­конували всі Ваші замовлення.

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті за­побіжні заходи, Ваш борг не тільки залишається непога­шеним, а й продовжує зростати, тому вважаємо за необ­хідне повідомити Вам про свій намір розірвати контракт.

Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї при­крої ситуації.

З повагою...

Шановні панове!

Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансо­ві труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати по­зов до суду.

Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося не­вдалим.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Перше нагадування

1. Дозвольте Вам нагадати про...

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість...

3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму...

4. Хотіли б нагадати Вам про...

5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув... (дата).

6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до... (дата).

7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає... (дата).

8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами това­рів зі складу мало закінчитися ще... (дата).

9. Доречно буде нагадати, що...

10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і споді­ваємося, що Ви ліквідуєте її протягом...

11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже ми­нув.

12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не опла­тили кілька рахунків

13. Сподіваємося, що ця несплата — лише прикра по­милка, яку буде виправлено найближчим часом.

14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потур­бувати Вас з цього приводу.

Повторні нагадування

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про...

2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.

3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків.

4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій.

5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту.

6. Шкода, але змушені повідомити Вам про зміни в си­стемі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх.

7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов’язання.

8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визна­чений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка... % несплаченої суми.

9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною).

10. Вважаємо своїм «обов’язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін виплати (сплати) якого закінчився
ще... (дата).

11. Упродовж останніх... тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашій компа­нії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді...

12. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього при­воду, однак усі наші нагадування про необхідність відванта­жити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді.

13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати ра-хунка-фактури.

14. Просимо сплатити заборгованість протягом... днів.

15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж... місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня.

16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продов­ження буде можливим лише за умови погашення боргу де... (дата).

17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверта­лися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді.

18. Ви вже на... місяців затримуєте подання річного зві­ту, тому ми змушені.

19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашому співробітництву, яке колись було плідним.