Це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.
Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).
Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а
потім – претензію. Наприклад:
Шановні...!
Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що, дотримуючись умов укладеного нами контракту №... від... (дата), ми відрядили до Вашої країни фахівців нашої фірми, щоб провести геологічне дослідження місцевості. Погоджено (домовлено), що оплату наданих послуг Ви здійснюватимете щоквартально за нашими рахунками та докладними калькуляціями, які додаються до них. Такий порядок оплати передбачений статтею 10 Контракту, згідно з умовами якого ми й виставили перший рахунок за надані фахівцями послуги.
Дуже прикро, але цей рахунок було оплачено лише частково. Так, залишилася невідшкодованою вартість проїзду членів сімей наших фахівців. Отже, Ви без погодження з нами зменшили суму виставленого рахунка, що суперечить статті 15 Контракту.
Окрім того, хотіли б звернути Вашу увагу й на те, що Ви не дотрималися інших умов Контракту, які передбачають:
1) надання нашим фахівцям безкоштовного медичного обслуговування (стаття 12 Контракту);
2) забезпечення наших працівників транспортними засобами (саття 17 Контракту).
З приводу п. 2 слід зауважити, що надані Вами транспортні засоби перебувають у незадовільному стані і нерідко спричиняють запізнення працівників на роботу.
У зв’язку з цим просимо Вас негайно вжити всіх необхідних заходів, щоб ліквідувати зазначені порушення.
З повагою...
Шановні панове!
Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов’язків.
Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати товар.
Чекаємо на відповідь.
З повагою...
Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад:
Шановні панове!
У листі від... (дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. У зв’язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.
З повагою...
Шановні панове!
Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас банківської гарантії.
Зважаючи на це, ми хотіли б нагадати про лист від... (дата), у якому Ви звернулися до нас із проханням про заміну у зв’язку з додатковими витратами, зумовленими відкриттям акредитива.
Зваживши на Ваші труднощі, об’єднання пішло Вам назустріч і погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропоноване і зобов ‘язалися упродовж двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80% вартості контракту.
У зв’язку з затримкою у наданні Вами банківської гарантії ми змушені були призупинити постачання... (назва товаруУ Зараз у порту знаходиться понад 600 т... (назва товару), / витрати за їх зберігання долучаться до суми Вашого рахунка.
Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання товару в порту.
З повагою...
Шановні добродії!
Нам дуже прикро, та ми змушені повернутії отримані від Вас товари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від... (дата) термін постачання. У зв’язку з цим ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі.
Додаємо рахунок за завдані нам збитки і просимо терміново оплатити його.
З повагою...
Шановні панове!
На підставі Вашого замовлення від... (дата) ми відвантажили товар транспортній компанії... (назва), яка доставить його Вам.
Згідно з пунктом 5 договору оплата мала бути здійснена через... днів після постачання товару. На жаль, на наш банківський рахунок і досі не надійшли гроші.
Просимо негайно оплатити рахунок на суму... Чекаємо підтвердження переказу.
З повагою...
Шановні...!
Підтверджуємо отримання... (назва товару) відповідно до замовлення №... від... (дата). Під час перевірки ми виявили, що бра-
кує... одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки.
Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.
З повагою...
Шановні...!
Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата) товару, який було відвантажено відповід но до накладної №... в рахунок контракту №... від... (дата), не відповідає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зразків, які Ви нам надсилали.
Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари. Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зразкам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотримуватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні. З повагою...
Шановні добродії!
Переконані, що це лише прикре непорозуміння. Під час перевірки першої партії вантажу, який ми отримали від Вас, виявилося, що надійшли не всі замовлені товари.
Переконливо просимо Вас негайно (якомога швидше) дати нам відповідь і пояснити цю неприємну ситуацію.
До одержання пояснення ми зберігатимемо товар у наших складських приміщеннях.
До листа додаємо акт проведення експертизи.
З повагою...
Шановні панове!
Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили:
1) 5 упакувань товару пошкоджено (зігнута поверхня);
2) 8 упакувань мають недоліки виробничого характеру;
3) 6 упакувань залиті рідиною.
Отже, ми отримали 19 неякісних упакувань.
Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що... гривень буде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата).
До листа додаємо акт проведення експертизи.
З повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Загальна претензія
1. Ми дуже стурбовані...
2. Нам дуже прикро, що...
3. Нас неприємно вразив той факт, що...
4. Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким станом справ і просимо пояснити цю неприємну для нас ситуацію.
5. Висловлюємо своє невдоволення з приводу...
6. Дуже прикро, що Ви не дотримуєтеся (не виконуєте) умов контракту.
7. На жаль, не отримали від Вас жодної відповіді.
8. Не зовсім задоволені тим, що...
9. Висловлюємо свою принципову незгоду з...
10. Нам неприємно усвідомлювати, що Ви порушуєте умови нашої угоди.
11. Звертаємося до Вас із вимогою...
12. Гадаємо, що лише серйозні причини могли змусити Вас...
13. На жаль, не можемо схвалити...
14. Ми не погоджуємося на...
15. Не схвалюємо Вашої позиції щодо...
16. Зважаючи на те, що Ви вчасно не..., змушені...
17. Занепокоєні недотриманням Вами умов договору.
18. Змушені висловити свій рішучий протест проти...
19. Висловлюємо свій рішучий протест проти...
20. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою...
Затримка постачання замовлених товарів
1. Прикро вражені тим, що Ви ще й досі не виконали нашого замовлення від... (дата).
2. Вважаємо за необхідне (змушені) звернути Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання замовлених товарів уже на... днів.
3. Ми чекаємо замовлених товарів уже впродовж... днів.
4. Замовлені у Вас товари ми, на жаль, ще й досі не отримали.
5. Ми сподівалися, що Ви будете чіткіше дотримуватися умов контракту.
6. Щоб наші підприємства продовжували працювати, нам негайно потрібні товари, які ми у Вас замовляли (угода №... від... (дата). Звертаємо Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання товарів уже на... днів, і наполягаємо на терміновому їх відвантаженні.
7. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою. На жаль, змушені нагадати, що це суперечить умовам нашої угоди.
8. Попри всі Ваші запевнення, що замовлений товар уже відвантажено, ми, на жаль, і досі його не отримали.
9. Просимо Вас чіткіше дотримуватися всіх пунктів угоди і виконувати замовлення вчасно.
Помилки в рахунках
1. Вибачте, але змушені нагадати Вам, що ми не погоджувалися оплачувати рахунки за виконані замовлення доларами США. Просимо надіслати копію з розрахунком у гривнях.
2. Ваша бухгалтерія припустилася помилки в останньому рахунку. Сподіваємося, що це лише непорозуміння, і повертаємо Вам рахунок, щоб Ви могли виправити помилку.
3. Нас неприємно вразив той факт, що в рахунку Ви вказали вищі ціни, ніж ті, що зазначені в пропозиції. Це, як Ви знаєте, суперечить умовам нашої угоди.
4. Ціни, зазначені в рахунку, не відповідають тим, про які ми з Вами домовлялися (не відповідають попередньо визначеним).
5. У Вашому рахунку від... (дата) ціни за... (назва товару) визначено нечітко. У зв’язку з цим чекаємо від Вас іншого рахунка, оформленого точніше.
6. На жаль, в останньому рахунку Ви припустилися двох помилок, що не дає нам змоги здійснити остаточний розрахунок. Просимо Вас якомога швидше надіслати виправлений рахунок.
7. У рахунку-фактурі за деталі, які ми замовляли, Ви припустилися помилки на... гривень на Вашу користь. Просимо пояснити цю незрозумілу (прикру, неприємну) для нас ситуацію.
8. У рахунку, який ми щойно одержали, Ви вказали інші ціни, значно вищі за наведені (подані) у Вашому рекламному каталозі.
9. Змушені повідомити, що під час підрахунку загальної вартості замовленого товару Ви припустилися помилки на... гривень. Гадаємо, що цей прикрий недогляд стався через несправність комп’ютера.
10. Сума до сплати не відповідає ціні, що зазначена у Вашому рахунку, копію якого ми додаємо. Просимо виправити помилку, якої Ви припустилися.
Рекламації
1. Надсилаємо Вам претензію до...
2. Висловлюємо Вам рекламацію на відвантажений... (дата) товар.
3. Після перевірки нарахованих Вами відсотків за період з... по... ми не можемо погодитися з Вашою калькуляцією. Сподіваємося, що це лише прикра помилка, й просимо уважніше перевіряти документи.
4. Згідно з актом експертизи №... макаронні вироби, відвантажені за накладною №..., не придатні для вживання.
5. Просимо Вас замінити неякісні... (назва товару) або повернути гроші (... гривень).
6. Просимо в найкоротший термін відвантажити товари, які ми замовляли.
7. Просимо якомога швидше замінити браковані телевізори... (назва).
8. Ми вкрай незадоволені тим, що в кожному упакуванні не вистачає... одиниць... (назва товару).
