Документальное оформление и синтетический учет поступления основных средств. Организация аналитического учета основных средств.

Основные средства в организацию поступают:

- в результате сооружения, строительства, изготовления основных средств хозяйственным способом, а также при их приобретении за плату у юридических и физических лиц;

- в качестве вклада в уставный капитал;

- безвозмездно;

- в обмен на другие активы;

- и в иных случаях, установленных законодательством.

Если основные средства приобретаются за плату, то они поступают в организацию на основании товарных или товарно-транспортных накладных. К основным средствам прилагается необходимая техническая и другая специальная документация. 

Прием основного средства оформляется актом о приеме-передаче основных средств, форма которого утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 23 от 22.04.2011.Акт о приеме-передаче основных средств заполняется организацией, передающей числящиеся в бухгалтерском учете объекты основных средств (организацией-сдатчиком), и организацией, принимающей к бухгалтерскому учету объекты основных средств (организацией-получателем) при поступлении основных средств бывших в эксплуатации. Указанный акт составляется только организацией-получателем при покупке нового основного средства. Документ содержит следующие разделы.

Раздел 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи" заполняется организацией-сдатчиком при отчуждении организации-получателю объекта основных средств, бывшего в эксплуатации. Это раздел необходим при определении срока полезного использования основного средства у получающей организации.

В разделе 1 акта указываются: в графе 1 - дата создания или приобретения объекта основных средств; в графе 2 - дата ввода в эксплуатацию; в графе 3 - фактический срок эксплуатации объекта с даты ввода его в эксплуатацию в количестве лет и месяцев; в графе 4 - первоначальная стоимость объекта основных средств на дату его создания или приобретения с учетом проведенных переоценок; в графе 5 - сумма накопленной амортизации; в графах 6 - 9 - стоимость передаваемого объекта основных средств без налога на добавленную стоимость, ставка налога на добавленную стоимость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость передаваемого объекта с учетом налога на добавленную стоимость.

Раздел 2 "Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету" акта о приеме-передаче основных средств заполняется организацией-получателем в своем экземпляре. В разделе 2 указываются: в графе 1 - первоначальная стоимость объекта основных средств; в графах 2 - 4 - срок полезного использования объекта основных средств, способ начисления амортизации и годовая норма амортизации.

Раздел 3 "Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств" заполняется организацией-получателем в своем экземпляре на основании проектно-сметной документации, технического паспорта и иных документов, содержащих информацию об индивидуальной характеристике объекта основных средств.

Акт о приеме-передаче основных средств подписывает комиссия, назначенная руководителем организации. К акту прилагается товарная или товарно-транспортная накладная, техническая документация и др. документы.

Для организации учета и обеспечения контроля каждому основному средству в момент принятия его к бухгалтерскому учету в бухгалтерии присваивается отдельный инвентарный номер. Инвентарный номер должен быть обозначен на основном средстве путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской или иным способом. Если в состав одного инвентарного объекта входят несколько частей, представляющих собой комплекс конструктивно сочлененных предметов, имеющих общий инвентарный номер, достаточно общий инвентарный номер обозначить на одной части инвентарного объекта.

Инвентарный номер сохраняется за основным средством на весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера выбывших объектов не могут присваиваться другим вновь принятым к бухгалтерскому учету основным средствам в течение пяти лет, начиная с года, следующего за годом списания.

Утвержденный руководителем предприятия акт о приеме-передачеосновных средств вместе с технической документацией передается в бухгалтерию, открывающую согласно этим документам инвентарную карточку учета основных средств. Форма инвентарной карточки и ряда других документов по учету основных средств ранее были утверждены нормативно-правовым актом, который в настоящее время отменен. Согласно действующему законодательству сейчас организации вправе самостоятельно утвердить для применения форму инвентарной карточки и других первичных документов по учету основных средств за исключением уже упомянутого акта о приеме-передаче основных средств и некоторых других редко применяемых промышленными организациями документов.

В инвентарных карточках должны быть приведены следующие основные данные по объекту основных средств: 1. Сведения о состоянии бывшего в эксплуатации объекта основных средств, предоставленные организацией-сдатчиком; 2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету 3. Даты проведения переоценок и полученная в результате их восстановительная стоимость основных средств 4. Сведения о внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств 5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств в результате модернизации, реконструкции 6. Затраты на ремонт 7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств (содержание драгоценных металлов).

Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту, может передаваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке.

На предприятиях с незначительным количеством основных средств вместо инвентарных карточек могут использоваться инвентарные книги учета основных средств с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения. В инвентарных книгах приводится перечень основных средств организации и их инвентарные номера, документ, на основании которого поступило основное средство, материально-ответственное лицо, первоначальная стоимость, срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость, сведения о переоценке и внутреннем перемещении основного средства.

Для документального оформления и учета перемещения основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (например, цеха) в другое применяется накладная на внутреннее перемещение основных средств. Указанная накладная выписывается передающей стороной, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. В накладной указывается дата приобретения основного средства, его инвентарный номер и стоимость, дается краткая характеристика технического состояния объекта. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учета основных средств.

Порядок отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций с основными средствами регламентирован постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 26 от 30.04.2012.

Для синтетического учета основных средств предназначен активный счет 01 "Основные средства". По дебету счета отражается поступление основных средств, по кредиту - их выбытие.

Если основное средство поступает в организацию в результате сооружения, строительства, изготовления хозяйственным способом, приобретения за плату у других организаций и лиц, обмена на другие активы, то используется активный сч. 08 "Вложения в долгосрочные активы". Этот счет предназначен для отражения информации о вложениях организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств либо других долгосрочных активов. Следует отметить, что активы, принимаемые к бухгалтерскому учету в качестве основных средств и подлежащие обязательной государственной регистрации, сертификации и т.п., до их обязательной государственной регистрации, сертификации и т.п. отражаются на счете 08 "Вложения в долгосрочные активы".

 

Рассмотрим порядок отражения на счетах бухгалтерского учета поступления основных средств различными способами.

 

1) При поступлении основного средства в организацию в результате строительства подрядным способом в учете составляются следующие записи:

 

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
На сумму фактических затрат, указанных в акте выполненных работ и других первичных документах подрядчика (без учета НДС)	08	60, 76
На сумму НДС, выставленного подрядчиками	18	60, 76
Оплачены счета подрядчиков	60, 76	51, 52
Основное средство введено в эксплуатацию на основании акта о приеме-передаче основных средств	01	08

 

При сооружении основных средств хозяйственным способом в учете составляются следующие записи:

 

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Сразу по дебету счета 08 «Вложения в долгосрочные активы» собираютсявсе фактические затратына строительство основного средства:
Списано оборудование к установке и строительные материалы	08	07
Списаны другие (не строительные) материалы (например, средства в обороте, материалы общехозяйственного назначения)	08	10
Отнесены затраты вспомогательных производств	08	23
Начислена заработная плата работникам, занятым в строительстве, и произведены обязательные отчисления от нее	08	70, 69, 76\2
Основное средство введено в эксплуатацию на основании акта о приеме-передаче основных средств	01	08

 

Следует отметить, что на практике при строительстве основного средства чаще сочетаются хозяйственный способ с подрядным способом.

 

2) Если основное средство приобретается за плату у других организаций и лиц, то записи на счетах учета составляются аналогичные записям при строительстве подрядным способом. Но следует обратить внимание, что, если при строительстве подрядным способом основное средство передается организации на основании акта выполненных работ, то в случае покупки основное средство передается организации на основании товарной или товарно-транспортной накладной. 

 

3) Поступление основных средств в качестве вклада в уставный капитал в учете отражают следующим образом:

 

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Отражена стоимость основных средств в денежной оценке, согласованной собственником имущества при создании коммерческой организации и указанной в соответствующих учредительных документах	75 субсчет "Расчеты по вкладам в уставный капитал"	80
Отражена стоимость основных средств, внесенных учредителями в счет их вкладов в уставный капитал	08	75 субсчет "Расчеты по вкладам в уставный капитал"
Приняты к учету основные средства, внесенные учредителями в счет их вкладов в уставный капитал	01	08

 

4) Основные средства, полученные безвозмездно от сторонних организаций и лиц, отражаются в учете следующими записями:

 

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
На стоимость безвозмездно полученных основных средств	08	98
Основное средство введено в эксплуатацию на основании акта о приеме-передаче основных средств	01	08
Начислена амортизация за отчетный периодпо безвозмездно полученным основным средствам	20, 23, 25, 26 и др.	02
И одновременно на сумму начисленной амортизациидоходы будущих периодов относятся в состав прочих доходов текущего отчетного периода	98	91\1

 

Поступление основных средств от филиалов и других подразделений, выделенных на отдельные балансы, в учете отражается:

 

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
На первоначальную стоимость поступивших основных средств	01	79
На сумму начисленной амортизации по основным средствам, бывшим в эксплуатации	79	02

 

5) Получение объектов основных средств в обмен на другое имущество в учете отражается следующим образом:

 

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Отражена дебиторская задолженность покупателей в результате реализации им обмениваемых активов:
готовой продукции	62	90\1
Материалов	62	90\7
основных средств	62	91\1
Получены объекты основных средств взамен обмениваемогоимущества по учетной стоимости	08	60
На сумму НДС по полученным основным средствам	18	60
Произведен взаимный зачет задолженности	60	62
Введены в эксплуатацию объекты основных средств	01	08

 

6) Неучтенные объекты основных средств, обнаруженные при инвентаризации либо иным путем, отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 01 "Основные средства" в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы".