Порядок ведения и отраженияв учете кассовых операций

К кассовым операциям относятся операции, связанные с движением наличных денежных средств в кассах субъектов хозяйствования.

Порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами регулируется инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 г. № 107 (далее — Инструкция № 107), и инструкцией об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.03.2011 г. № 112.

Наличные денежные средства поступают в кассу организации с ее счетов, которые открываются в банках, либо вносятся юридическими ифизическими лицами от деятельности, предусмотренной уставом.

Организации самостоятельно определяют порядок и сроки сдачи выручки в приказе юридического лица. Установленные руководителем организации порядок и сроки сдачи выручки действительны в течение срока, предусмотренного приказом. По решению руководителя (индивидуального предпринимателя) они могут быть пересмотрены (в случае изменения кассовых оборотов или по иным причинам). Сведения об установленных сроках сдачи и размерах выручки, планируемой для сдачи, представляются в банк в порядке и сроки, определенные договором между организацией (индивидуальным предпринимателем) и банком.

Согласно Инструкции № 107 организации (индивидуальные предприниматели) расходуют наличные денежные средства из выручки для обеспечения потребностей, возникающих в процессе их деятельности (на оплату труда в полной сумме, на командировочные расходы в пределах норм, установленных законодательством, и т.п.). Выручка может использоваться при отсутствии:

а) наложения ареста и обращения взыскания на денежные средства, находящиеся на банковских счетах организации (индивидуального предпринимателя);

б) приостановления операций по банковским счетам организации;

в) картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок».

Ликвидируемые субъекты хозяйствования также не имеют права расходовать наличные деньги из выручки. Кроме того, организации (индивидуальные предприниматели) не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов.

Наличные деньги, полученные с расчетного счета по чековой книжке или карточке, расходуются только на те цели, на которые они получены. Выдача банком наличных денег на оплату труда, выплату пенсий, стипендий и др. производится в сроки, указанные организацией в заявке. Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками, работниками, уходящими в отпуск, работающими по договорам гражданско-правового характера и в иных случаях, установленных законодательством, производится независимо от установленных субъектом хозяйствования сроков выплаты заработной платы.Если полученные в банке денежные средства не выданы из кассы по каким-либо причинам, их необходимо возвратить в сроки, установленные Инструкцией № 107.

В крупных организациях, имеющих в штате кассиров, для кассывыделяется отдельное помещение, оборудованное в соответствии с установленными требованиями. В субъектах малого бизнеса, не имеющих в штате кассира, его обязанности выполняются главным бухгалтером или иным работником в соответствии с приказом руководителя организации. Наличие отдельного помещения для кассы не обязательно. С кассирами (лицами, выполняющими обязанности кассиров, в т.ч. главными бухгалтерами) заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денежных средств оформляются первичной учетной документацией в соответствии с действующим законодательством. Прием наличных денежных средств при реализации продукции (работ, услуг) осуществляется с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, зарегистрированных в налоговых органах. Прием наличных денежных средств юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, не использующими кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, осуществляется по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1). В приходном кассовом ордере указывается: учетный номер налогоплательщика, от кого и на какие цели поступили деньги, сумма, дата совершения хозяйственной операции. Приходный ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером (уполномоченным на то лицом). В подтверждение приема денежных средств выдается квитанция к приходному ордеру, подписанная кассиром и главным бухгалтером и скрепленная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или платежным и расчетно-платежным ведомостям. Документы на выдачу денежных средствподписывают руководитель и главный бухгалтер.

К оформлению кассовых ордеров предъявляются особые требования: исправления не допускаются, исполненные кассовые документы гасятся специальными штампами «Получено» или «Оплачено».

Разовые выдачи денежных средств работникам организации и лицам,не состоящим в штате, как правило, оформляются расходными кассовыми ордерами, выдача заработной платы — расчетно-платежными иплатежными ведомостями. В расчетно-платежной ведомости указываются начисленные и удержанные суммы и сумма к выдаче на руки. В платежной ведомости указывается только сумма, подлежащая выдаче на руки.

Выдача денежных средств осуществляется при предъявлении паспорта или удостоверения, выданного данной организацией, при наличии в нем фотографии и личной подписи получателя. Деньги выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Выдача денег другому лицу осуществляется только на основании доверенности, оформленной в установленном порядке. В тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомости на выдачу денег перед росписью в получении денег или в графе «Примечание» кассир делает запись «По доверенности». Сама доверенность прикладывается к расходному документу.

По истечении установленных сроков выплат ведомость закрывается. Напротив фамилий лиц, не получивших деньги, ставится штамп или делается запись «Депонировано» и составляется реестр депонированных сумм. В ведомости указываются фактически выплаченная сумма и суммы, подлежащие депонированию. Если деньги по ведомости выдавались не кассиром, а иным уполномоченным лицом, в ведомости указывается, кто выдавал деньги.

На выплаченную по ведомости сумму денег выписывается расходный кассовый ордер. В ведомости ставится штамп или делается запись «Расходный кассовый ордер №____». Депонированные суммы сдаются в банк. На сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. Сдача денег на расчетный счет оформляется объявлением на взнос наличными.

При значительном обороте наличных денег (например, в розничной торговле) выручка может сдаваться через инкассацию. В этом случае заключается договор с банком на инкассацию выручки. В установленное время инкассаторы банка забирают выручку от кассира организации винкассаторской опломбированной сумке. Вместе с деньгами в инкассаторскую сумку вкладывается препроводительная ведомость, одна копия которой выдается на руки инкассатору, вторая (со штампом и подписью инкассатора) — остается в организации для учета сданных денег.

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № 1). Журнал открывается отдельно на приходные и расходные ордера. Для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в одном журнале используется журнал формы № 1-а.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и приравненных к ней платежей.

Для учета кассовых операций открывается кассовая книга, являющаяся регистром бухгалтерского учета. Книга прошнуровывается, опечатывается сургучной или мастичной печатью, листы в кассовой книге нумеруются, количество листов в книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Кассовую книгу должны вести только юридические лица, причем вправе вести ее все подразделения организации. Юридическим лицам, применяющим упрощенную систему налогообложения и ведущим учет в книге доходов и расходов, кассовую книгу разрешено не вести.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». Поступление денег в кассу отражается в учете следующим образом:

Содержание операции