Поскольку электронные таблицы весьма удобно использовать для работы с числовыми данными, в Microsoft Excel предусмотрена возможность осуществлять различные вычисления с использованием данных, хранящихся в ячейках таблиц. Результаты вычислений могут быть помещены в новые ячейки, и затем также могут быть использованы для последующих вычислений.
Особое удобство электронных таблиц заключается в том, что изменение исходных данных в любой ячейке приводит к моментальному пересчету и обновлению остальной таблицы.
Чаще всего при работе с таблицами чисел нужно быстро узнать сумму чисел, например, в столбце. В этих случаях используется функция Автовычисления. Суть ее в следующем: при выделении нескольких ячеек с числовыми значениями Microsoft Excel отображает результат вычислений (по умолчанию, сумму) в строке состояния. Результат появится, если содержимое ячеек предполагает возможность такого вычисления (например, текст просуммировать невозможно – в строке состояния ничего не появится; при выделении и текстовых, и числовых ячеек будут просуммированы только числа).
Помимо суммирования, средство автовычисления поддерживает ряд альтернативных функций: вычисление среднего арифметического чисел; определение количества ячеек с числовыми данными или с данными любого типа (непустых ячеек); нахождение максимального или минимального значения в диапазоне ячеек. Щелчок правой кнопкой мыши в строке состояния открывает меню, где, среди прочего, можно включать или выключать отображение результата каждой из функций автовычисления.
Функция Автовычисления нигде не сохраняет результат. Он отображается на экране в строке состояния, пока группа ячеек выделена. Поэтому для практического использования этим инструментом следует запомнить значение (или записать на бумаге), затем перенести курсор в новую ячейку и ввести запомненное значение. Это неудобно.
Более удобный способ в Microsoft Excel – Автосумма. При нажатии на кнопку «
Автосумма» в группе Редактирование Главной вкладки ленты инструментов (кнопка продублирована в группе Библиотека функций вкладки Формулы) выделенную ячейку вставляется формула (см. ниже). Набор ячеек, значения которых обрабатывает формула, обводится движущейся пунктирной рамкой. На основании положения ячейки, в которую вставляется сумма, Microsoft Excel пытается автоматически определить, суммирование каких ячеек в данный момент нужно пользователю. Если набор ячеек был определен программой неверно, его можно изменить, выделив новые ячейки мышью. Следует быть внимательным: если добавить ячейку в формулу несколько раз (например, несколько раз выделив мышью ячейки), ее значение также примет участие в вычислении несколько раз.
Помимо суммирования, Автосумма позволяет вставлять в ячейку функции для определения среднего арифметического, количества ячеек с числовыми данными, максимального и минимального значений. Для доступа к списку функций следует щелкнуть на стрелке справа от кнопки и выбрать нужную функцию. Пункт «Другие функции…» позволяет вставить в ячейку любые другие функции Microsoft Excel. Функциям будет посвящена Лабораторная работа №12, на данном этапе этот пункт нам не нужен.
