Проверка вводимых значений

При использовании электронных таблиц для решения сложных практических задач, вводимые в ячейки исходные данные чаще всего должны иметь вполне определенное значение. Например, при расчете зарплаты очевидно, что количество работников в бригаде не может быть дробным или отрицательным числом. При определении выплат работнику за определенный срок этот срок не должен исчисляться сотнями или тысячами лет. Вообще, если ячейка участвует в математических вычислениях, она должна содержать число, но не текст. Внесение ошибки в исходные данные (умышленное или по неосторожности) может привести к весьма серьезным ошибкам в итоговых результатах.

Чтобы защититься от ошибок в исходных данных, в Microsoft Excel предусмотрен механизм проверки данных, вводимых в ячейку. Проверка может настраиваться для каждой ячейки (или диапазона ячеек) в отдельности.

Для настройки способов проверки вводимого значения в ячейку служит кнопка « Проверка данных» в группе Работа с данными вкладки Данные ленты инструментов (более подробно вкладка будет рассмотрена в Лабораторной работе №14). Команда открывает диалоговое окно «Проверка вводимых значений». Окно состоит из трех вкладок.

Первая вкладка (рис. 11.11, а, б) позволяет непосредственно задать критерии проверки. Поле «Тип данных» задает способ проверки:

Ø Любое значение – проверка для ячейки отключена;

Ø Целое число – значение должно быть числом, обязательно целым, и при необходимости, может быть дополнительно ограничено (условиями Больше, Меньше, Равно, Не равно, В диапазоне, Вне диапазона);

Ø Действительное число (запрещается ввод не чисел, могут использоваться те же ограничения, что и для целого числа);

Ø Список – выбор значения ячейки из списка, см. ниже;

Ø Дата и Время – в ячейку можно вводить только значения даты или времени соответственно, при необходимости также можно указать ограничения;

Ø Длина текста – вводимые в ячейку данные будут интерпретированы как текст, его длину можно ограничить;

Ø Другой – вводится или указывается при помощи ссылки формула; в ячейку можно ввести только такие данные, для которых формула вычислит результат «ИСТИНА».

Если в поле «Тип данных» выбрано значение «Список» (рис. 11.11, б), на свободном месте листа должен быть предварительно создан список допустимых значений ячейки в виде непрерывного диапазона. Тогда в поле «Источник» вставляется ссылка на этот диапазон. Флажок «Список допустимых значений» заставляет Microsoft Excel при выделении данной ячейки справа от нее отобразить символ , щелчок по которому мышью отобразит выпадающий список.

Вкладка «Сообщение для ввода» диалогового окна (рис. 11.11, в) позволяет создать подсказку, которая отображается при активации ячейки. Флажок включает отображение сообщения-подсказки, в полях ниже можно ввести его заголовок (автоматически выделяется полужирным) и текст. Внешне подсказка похожа на комментарий (см. рис. 10.1), но без стрелки-выноски.

                                  а)                                                                        б)

                                  в)                                                                         г)

Рис. 11.11 Диалоговое окно проверки данных

Третья вкладка (рис. 11.11, г) позволяет задать сообщение, которое будет выдано, если данные, введенные в ячейку, не удовлетворяют условиям. Можно включить вывод сообщения, задать его заголовок и текст, также дополнительно можно выбрать тип сообщения. Тип влияет на внешний вид появляющегося в случае ошибки окна и на звук, который будет воспроизведен операционной системой. В отличие от двух других, тип «Останов» не позволит оставить в ячейке неверное значение, другие же типы просто предупредят об ошибке.

Кнопка «Очистить все» внизу диалогового окна позволяет в любой момент удалить все условия проверки из ячейки и вернуть ее в состояние по умолчанию.

На первой вкладке диалогового окна (рис. 11.11) в нижней части также имеется флажок. Установка его позволяет автоматически применить изменения в условиях проверки на все ячейки, для которых ранее были заданы такие же условия проверки значений. Это очень удобно, если необходимо скорректировать условия, так как нет необходимости предварительно искать и выделять все ячейки с такими же условиями проверки.

Также Microsoft Excel имеет средство быстрого обнаружения ячеек с проверкой и неправильно введенными данными. Команда Обвести неверные данные из выпадающего меню кнопки « Проверка данных» в группе Работа с данными вкладки Данные ленты инструментов заставляет обвести все ячейки, данные в которые введены неверно, красными овалами. Команда Удалить обводку неверных данных из выпадающего меню кнопки « Проверка данных» убирает эти красные овалы с экрана.