Довольно часто таблицы содержат много одинаковой или очень похожей информации. Например, распространенной задачей является ввод в таблицу порядковых номеров пунктов. Microsoft Excel позволяет автоматизировать процесс ввода одинаковой или упорядоченной информации (числа, текст) в таблицу путем автозаполнения группы ячеек.
Для того чтобы заполнить группу ячеек одинаковыми числами или символами (текстом), нужно ввести значение в первую (так называемую стартовую) ячейку группы, а затем, используя маркер автозаполнения (в правом нижнем углу рамки активной ячейки, выглядит как «
»), растянуть выделение на ячейки, которые должны быть заполнены. Следует обратить внимание на то, что выделенный фрагмент таблицы будет обведен рамкой, но закрашены будут все ячейки, кроме стартовой. Такое выделение позволяет всегда видеть, какая из ячеек была стартовой.
Также можно выделить группу пустых ячеек, затем ввести данные в стартовую ячейку, и нажать Ctrl+Enter. Данные будут скопированы во все ячейки группы.
Другим способом быстрого заполнения ячеек одним и тем же содержимым является использование меню кнопки «
Заполнить» в группе Редактирование Главной вкладки ленты инструментов. Следует выделить группу ячеек и воспользоваться командами Вниз, Вправо, Вверх, Влево. При этом положение стартовой ячейки не имеет значения, к примеру, команда Влево скопирует содержимое ячеек, оказавшихся на правой границе выделенной группы, во все остальные ячейки группы.
Также в Microsoft Excel имеется команда для быстрого копирования данных на несколько листов. Для этого следует сначала выделить необходимые листы (первым выделяется лист, данные с которого необходимо копировать), затем на листе выделить необходимые ячейки и воспользоваться командой По листам… из выпадающего меню кнопки « Заполнить». Появится диалоговое окно (рис. 10.7), в котором можно выбрать, что подлежит копированию: только данные из ячеек, только форматирование ячеек (см. ниже) или и то, и другое.
Часто бывает необходимо заполнить ячейки значениями, подчиняющимися определенному математическому закону. Совокупность таких значений называется прогрессией. Например, последовательность 1, 2, 3, 4 и т. д. является арифметической прогрессией с шагом 1, последовательность 2, 4, 6, 8 – арифметической прогрессией с шагом 2, а последовательность 1, 2, 4, 8 – геометрической прогрессией с шагом 2. Календарные даты также могут образовывать прогрессии.
В простейшем случае достаточно ввести в первые две ячейки значения, выделить их и растянуть выделение маркером автозаполнения. В процессе расширения области рядом с указателем мыши отображается величина, которая будет записана в последнюю из выделенных в данный момент ячеек. После того, как кнопка мыши будет отпущена, выделенные ячейки будут заполнены данными. При этом рядом с заполненными ячейками появляется символ 
. Щелчком мыши по этому символу можно открыть меню автозаполнения, где можно выбрать, следует ли скопировать значения либо заполнить их прогрессией. Для случая прогрессии также можно выбрать вариант заполнения без изменения форматирования ячеек (см. ниже). И наоборот, можно выбрать вариант копирования форматирования, без изменения данных.
Microsoft Excel обладает довольно мощной системой автоматического определения параметров прогрессии, работа которой показана в табл. 10.1.
Табл. 10.1
| Начальное значение | Продолжение ряда | Начальное значение | Продолжение ряда |
| 1, 2, 3 | 4, 5, 6... | 15-янв, 15-апр | 15-июл, 15-окт... |
| 09:00 | 10:00, 11:00, 12:00... | 2009, 2010 | 2011, 2012, 2013... |
| пн | вт, ср, чт... | 1-янв, 1-мар | 1-май, 1-июл, 1-сен... |
| понедельник | вторник, среда, четверг... | кв.3 (или квартал3) | кв.4, кв.1, кв.2... |
| янв | фев, мар, апр... | текст1, текстA | текст2, текстA, текст3, текстA... |
| янв, апр | июл, окт, янв... | 1-й период | 2-й период, 3-й период... |
| янв-09, апр-09 | июл-09, окт-09, янв-10... | товар 1 | товар 2, товар 3... |
Как видно из табл. 10.1, возможны случаи, когда в шахматном порядке копируются неизменная величина («текст А») и прогрессирующая («текст 1-2-3»).
Для более точной настройки параметров прогрессии служит диалоговое окно «Прогрессия» (рис. 10.8). Для вызова этого окна служит команда Прогрессия… из выпадающего меню кнопки « Заполнить».
Переключатели слева позволяют указать, в строках или столбцах выделенной группы ячеек будут сформированы прогрессии (так как возможно создание нескольких прогрессий сразу). Переключатели группы «Тип» выбирают тип прогрессии. Для арифметической и геометрической доступны шаг. Для прогрессии из дат также доступен выбор единиц, в которых измеряется шаг. Прогрессия типа «Автозаполнение» действует автоматически в соответствии с табл. 10.1.
Прогрессия, создаваемая через диалоговое окно, позволяет обойтись без предварительного выделения группы ячеек. В этом случае следует, помимо шага, указать в окне предельное значение прогрессии. Количество ячеек, которые будут заполнены прогрессией, в этом случае вычисляется автоматически. Если же была выделена группа ячеек, и в ней уже есть более одного значения, будет автоматически рассчитан и шаг.
Также можно переместить маркер автозаполнения правой кнопкой мыши. После отпускания кнопки появится контекстное меню, пункты которого дублируют основные элементы диалогового окна «Прогрессия». В частности, «Линейное приближение» есть арифметическая прогрессия, а «Экспоненциальное приближение» – геометрическая.
