Добавление примечаний к ячейкам

При необходимости можно добавить к ячейке примечание, позволяющее указать дополнительный текстовый комментарий. Для вставки примечания служит кнопка « Создать примечание» на вкладке Рецензирование (рис. 10.11) ленты инструментов. Наличие примечания у ячейки будет отмечено красным треугольником в правом верхнем углу ячейки, и будет создана выноска, куда можно ввести текст примечания. Верхняя строка выноски содержит имя и фамилию автора примечания (в качестве них берутся имя и фамилия текущего пользователя, вошедшего в Windows). После щелчка мышью вне выноски она исчезнет, однако при наведении курсора мыши на красный треугольник снова будет отображена на экране.

Рис. 10.11 Вкладка «Рецензирование»

При щелчке правой кнопкой мыши по такой ячейке в группе Примечания на вкладке Рецензирование станут активными кнопки « Показать или скрыть примечание» (включает и выключает режим, в котором выноски не исчезают с экрана), « Изменить примечание» для редактирования текста выноски и « Удалить примечание» для его удаления. Кнопка « Показать все примечания» отображает все выноски на данном листе, независимо от того, какие ячейки были выделены. Еще один способ удалить примечания – команда Очистить примечания из выпадающего меню кнопки « Очистить» в группе Редактирование Главной вкладки ленты инструментов.

Как и в Microsoft Word 2010, вкладка Рецензирование ленты Microsoft Excel 2010 содержит ряд инструментов, которые не будут рассматриваться в данном пособии.

Стили ячеек и таблиц

Чтобы сделать форматирование таблиц еще более удобным, в Microsoft Excel предусмотрены стили таблиц и стили ячеек, представляющие собой именованную совокупность параметров форматирования ячеек.

Управление стилями ячеек осуществляется через галерею кнопки « Стили ячеек» в группе Стили Главной вкладки ленты инструментов. Для применения к ячейкам готового стиля достаточно выделить ячейки и выбрать нужный стиль из галереи.

Пользователь может создать собственный стиль ячейки или изменить существующий. Для создания стиля служит специальная команда Создать стиль ячейки… в нижней части галереи, для изменения – команда Изменить контекстного меню при щелчке правой кнопкой мыши по стилю в галерее. Обе команды открывают диалоговые окна (окно создания приведено на рис. 10.12, окно изменения имеет такую же структуру, но меньше размером).

Рис. 10.12 Диалоговое окно создания стиля ячеек

В верхней части окна вводится имя создаваемого стиля (или отображается имя редактируемого, которое нельзя изменить). В основной части окна приводятся описание стиля, разбитое на категории в соответствии с названиями вкладок диалогового окна «Формат ячеек» (рис. 10.10). Флажки позволяют указать, следует ли включать данные параметры форматирования в стиль ячейки. Кнопка «Формат» позволяет открыть окно рис. 10.10 и внести в него нужные настройки.

Вместо этого можно сначала отформатировать ячейку (через инструменты ленты или диалоговое окно «Формат ячейки»), выделить ее, а затем открыть диалоговое окно «Стиль», ввести в поле «Имя стиля» название и щелкнуть «OK». Стиль будет сохранен.

Если изменить стиль, форматирование всех ячеек, к которым он был применен, будет обновлено автоматически.

Также через контекстное меню можно удалить стиль из галереи или сохранить стиль под новым именем (дублировать, будет открыто диалоговое окно изменения стиля, в котором пользователь должен будет задать для него новое имя). Наконец, команда Объединить стили… в нижней части галереи позволяет импортировать в книгу стили из другой книги Microsoft Excel (аналог Организатора стилей из Microsoft Word). Для этого книга должны быть открыта (появится диалоговое окно, в котором будут перечислены все пользовательские стили в открытых книгах; следует выделить нужные стили и нажать кнопку ОК).

Стиль таблицы характеризуется тем, что позволяет задать различное форматирование для разных ячеек таблицы: ячеек первой строки (строки заголовков, «шапки») и первого столбца, последней строки и последнего столбца (строка и столбец итогов), а также ячеек по углам таблицы. Как и в Microsoft Word, в стилях таблиц Microsoft Excel поддерживаются полосы строк или столбцов (позволяют создавать строки и столбцы с чередующимся форматированием).

Управление стилями таблиц осуществляется через галерею кнопки « Форматировать как таблицу» в группе Стили Главной вкладки ленты инструментов. Галерея уже содержит ряд готовых стилей, но пользователь может создать собственные – при помощи команды Создать стиль таблицы… внизу галереи. Команда открывает диалоговое окно, показанное на рис. 10.13.

Поле в верхней части диалогового окна служит для ввода имени стиля. В списке ниже выбирается категория ячеек (все ячейки, ячейки первой строки, ячейки четной полосы, угловая ячейка), форматирование которых будет настраиваться. Далее нажатием кнопки «Формат» открывают диалоговое окно «Формат ячеек» рис. 10.10, на вкладках которого и настраивается форматирование. К сожалению, в рамках стиля таблиц в окне рис. 10.10 доступны лишь вкладки «Шрифт», «Граница» и «Заливка».

Те категории ячеек, для которых задано форматирование, отмечаются в списке окна рис. 10.13 жирным шрифтом. Кнопка «Очистить» позволяет убрать форматирование с данной категории ячеек, и шрифт названия категории в списке снова станет обычным.

Рис. 10.13 Диалоговое окно создания стиля таблиц

Чтобы применить стиль таблицы к ячейкам, следует выделить их и нажать в галерее кнопку нужного стиля. Будет отображено диалоговое окно рис. 10.14, в котором указывается диапазон ячеек, к которым будет применено форматирование. Выделить ячейки можно и после открытия окна.

Если выделенные ячейки уже содержат строку заголовков, флажок «Таблица с заголовками» должен быть установлен, если такая строка еще не сформирована – флажок следует снять. В последнем случае Microsoft Excel автоматически вставит перед выделенными ячейками новую строку.

При применении стиля таблицы следует помнить, что заданные в нем параметры по умолчанию применяются только к тем ячейкам, форматирование которых не было задано вручную. В частности, заливка из стиля будет применена только к ячейкам без заливки (если у ячеек до этого была заливка другим цветом, она будет сохранена), а границы – только к ячейкам без границ. Если такой способ применения стиля не устраивает, можно щелкнуть по изображению стиля в галерее правой кнопкой мыши. Команда Применить и сохранить форматирование соответствует описанному выше режиму, а команда Применить и очистить форматирование убирает «старое» форматирование при применении стиля.

Команды контекстного меню позволяют изменять и удалять стили таблиц и создавать их дубликаты – так же, как и стили ячеек. Изменять и удалять можно только созданные пользователем стили – для встроенных стилей команды будут неактивны.

Вообще, применение к ячейкам стиля таблицы переводит группу ячеек в режим оформленной таблицы (режим списка в старых версиях программы). Особенности работы в режиме оформленной таблицы будут рассмотрены в Лабораторной работе №14. Сейчас отметим лишь, что включение режима таблицы приводит к автоматическому добавлению в строку заголовков отформатированной таблицы кнопок фильтрации (). Чтобы убрать эти кнопки, следует отжать кнопку « Фильтр» в группе Сортировка и фильтр вкладки Данные ленты инструментов.