Интерфейс программы Microsoft Excel 2010

Электронные таблицы являются мощнейшим средством для обработки различных типов данных, организованных в форме таблиц. Ключевой особенностью электронных таблиц является возможность обрабатывать числовые данные, введенные в таблицу, в том числе, с применением к этим данным разнообразных математических вычислений.

Как и у других приложений Microsoft Office 2010, интерфейс Microsoft Excel основан на использовании лент инструментов. Внешний вид интерфейса показан на рис. 10.1. Как и в Microsoft Word, пользователь может свернуть область лент, скрыть ненужные ленты, создать собственную ленту, а также вынести необходимые инструменты на панель быстрого доступа. Главная вкладка ленты показана на рис. 10.2.

Структура меню Файл Microsoft Excel 2010 также аналогична данному меню в Microsoft Word. Файл электронной таблицы в Microsoft Excel называется рабочей книгой и имеет расширение .xls x (. xls для книг формата Microsoft Excel 97-2003). Рабочая книга может состоять из нескольких листов, имена которых выведены на ярлычках в нижней части окна рабочей книги. Щелкая по ярлычкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлычков (если их много) используются кнопки  слева от горизонтальной полосы прокрутки. Кнопки  и  служат для быстрого перехода к первому и последнему ярлычку соответственно. В книге Microsoft Excel должен быть хотя бы один лист.

Лист представляет собой огромную пустую таблицу, состоящую из 16 384 столбцов и 1 048 576 строк. Столбцы именуются латинскими буквами (начиная с 27-го, наименование столбца состоит из двух букв, начиная с 703-го – из трех), а строки – цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится на пересечении столбца F и строки 7, то она имеет адрес F7. Альтернативным является именование как столбцов, так и строк цифрами (переключается в диалоговом окне настроек программы, меню Файл – Параметры…, категория «Формулы», флажок «Стиль ссылок R1C1»). Альтернативный адрес ячейки на пересечении столбца 6 и строки 7 запишется как R7C6 (англ. Row – ряд, Column – колонка).

Рис. 10.1 Главное окно программы Microsoft Excel 2010:
1 – кнопка системного меню; 2 – панель быстрого доступа; 3 – меню «Файл»; 4 – заголовки вкладок ленты инструментов; 5 – заголовок окна; 6 – кнопки инструментов на ленте; 7 – названия групп инструментов; 8 – кнопка открытия диалогового окна; 9 – маркер автозаполнения; 10 – кнопка сворачивания ленты; 11 – стандартные кнопки управления окном;
12 – кнопки управления окном книги Excel; 13 – кнопка вызова справки; 14 – строка формул; 15 – кнопка выделения всей таблицы; 16 – заголовки строк и столбцов; 17 – рабочая область с ячейками; 18 – активная ячейка; 19 –полосы прокрутки; 20 – ярлычки листов;
21 – кнопки навигации по ярлычкам; 22 – строка состояния; 23 – примечание к ячейке;
24 – панель управления просмотром

Рис. 10.2 Главная вкладка ленты инструментов

При необходимости заголовки строк и столбцов можно убрать с экрана. Для этого служат флажки «Заголовки – Вид» в группе Параметры листа вкладки Разметка страницы (рис. 10.3) или флажок «Заголовки» в группе Показать вкладки Вид (рис. 10.4).

Рис. 10.3 Вкладка «Разметка страницы»

Рис. 10.4 Вкладка «Вид»

Ячейки разделены линиями сетки. Скрыть линии сетки можно в диалоговом окне настроек программы (меню Файл – Параметры…, категория «Дополнительно», флажок «Показывать сетку» в блоке «Показать параметры для следующего листа»). Здесь же можно изменить цвет линий сетки, а внесенные изменения применить к любому листу книги или ко всей книге целиком. Другой способ управлять видимостью сетки – флажок «Сетка – Вид» в группе Параметры листа вкладки Разметка страницы или флажок «Сетка» в группе Показать вкладки Вид. Строку формул также можно скрыть (флажок «Строка формул» в группе Показать вкладки Вид. Однако делать этого не следует: в следующих работах будет показано, что строка формул является исключительно мощным и полезным инструментом Microsoft Excel.

Одна из ячеек таблицы всегда является активной, она выделяется жирной рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо щелкнуть по ней мышью (курсор мыши в таблицах Excel имеет вид ) или клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке. Для выделения группы из нескольких смежных ячеек можно, зажав левую кнопку мыши, растянуть выделение на всю группу, либо переместить рамку из одной ячейки в другую с зажатой клавишей Shift. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует воспользоваться клавишей Ctrl. Чтобы выделить целый столбец (или строку) таблицы, можно щелкнуть мышью на его заголовке. Для выделения нескольких столбцов или строк можно растянуть выделение на несколько заголовков. Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать мышью на вкладках листов.

Если на листе скомпоновано несколько таблиц, разделенных пустыми строками или столбцами, имеется возможность, выделив одну ячейку, дважды щелкнуть по ее границе с зажатой клавишей Shift – будут выделены все непустые ячейки в направлении данной границы.

Все ячейки листа можно выделить, щелкнув кнопку  на пересечении строки и столбца заголовков, либо при помощи комбинации клавиш Ctrl+A.

Также ряд команд для выделения ячеек расположен в выпадающем меню кнопки « Найти и выделить» в группе Редактирование Главной вкладки ленты инструментов. Эти команды будут более подробно рассмотрены в Лабораторной работе №11.

Если таблица достаточно большая, и ее постоянно необходимо прокручивать, желательно, чтобы строки или столбцы с осмысленными заголовками (например, строка с датами или столбец с фамилиями сотрудников) постоянно оставались на экране, а остальная часть таблицы прокручивалась относительно этих столбцов или строк. Такие строки в Microsoft Excel называются закрепленными. Чтобы закрепить строки или столбцы, следует воспользоваться командами Закрепить верхнюю строку или Закрепить первый столбец из выпадающего меню кнопки « Закрепить области» в группе Окно вкладки Вид. К сожалению, в Microsoft Excel 2010 нельзя закрепить несколько строк или столбцов, произвольную строку (например, вторую) или столбец, а также нельзя закрепить одновременно и столбец, и строку. Чтобы отменить закрепление, служит команда Снять закрепление областей из выпадающего меню этой же кнопки.

Создание, сохранение и открытие документов Microsoft Excel полностью аналогично таковому в Microsoft Word. Форматом файла по умолчанию является. xslx, не совместимый с Microsoft Excel 2003 и более старыми версиями программы. Старый формат. xls также поддерживается (при этом в строке заголовка отображается надпись «Режим ограниченной функциональности»). Как и в Microsoft Word, в основе вновь создаваемых книг Microsoft Excel могут лежать шаблоны (имеют расширение. xltx,. xltm и. xlt).

Управление масштабом отображения таблицы на экране в Microsoft Excel такое же, как и в Microsoft Word: бегунок масштаба в правой части строки состояния, кнопка  рядом с ним, кнопки из группы Масштаб вкладки Вид. В частности, кнопка  открывает окно, в котором можно выбрать численное значение масштаба (аналогично кнопке ), кнопка  принудительно выставляет масштаб 1:1, а кнопка  – подбирает такой масштаб, чтобы выделенные ячейки целиком «вписались» в экран.